Témoignage client DRSM Occitanie : l’appel à idées pour soutenir un projet de transformation

Organisme de l’Assurance Maladie, la DRSM Occitanie (Direction Régionale du Service Médical) mène des actions dont l’objectif est de garantir la juste utilisation des ressources et de renforcer la pertinence des soins. Depuis deux ans, la DRSM Occitanie connait des transformations organisationnelles majeures qui se doivent d’être accompagnées auprès des collaborateurs. Ainsi, pour soutenir cette démarche et renforcer la dynamique collective, la direction a lancé un projet d’entreprise régional autour d’un appel à idées auprès de l’ensemble de ses collaborateurs. Découvrez à travers le témoignage d’Adélaïde Beaude, Responsable de la communication et de la documentation, comment IDhall soutient cette initiative en facilitant la remontée des idées et la collaboration pour construire une feuille de route innovante.

A propos de la DRSM Occitanie

La DRSM Occitanie intervient en lien étroit avec l’ensemble des acteurs de l’Assurance Maladie (CPAM, Carsat…) autour de trois activités principales :

• L’accompagnement des assurés dans leurs parcours de soins et demandes de prestations afin de renforcer la prise en charge coordonnée, anticiper les risques de désinsertion professionnelle et ainsi réduire les inégalités sociales,
• L’accompagnement des professionnels de santé et des établissements de soins à travers des actions de prévention et de sensibilisation,
• La conduite d’actions de contrôle auprès des assurés et des professionnels de santé pour lutter contre les abus, les fraudes et les pratiques abusives.

Un appel à idées local pour concevoir un projet d’entreprise régional

L’Assurance Maladie dispose d’un plan stratégique national « Agir Ensemble 2022 » qui permet d’identifier les choix d’organisation et de fonctionnement, les leviers de transformation et de performance à mobiliser pour soutenir au mieux l’évolution du système de santé français. Ce plan national formalise les orientations communes pour chacune des composantes de l’Assurance Maladie (CPAM, DRSM, Carsat, CGSS, CTI, Ugecam). A chaque organisme de se l’approprier et de le décliner en local pour l’adapter au plus proche des réalités du terrain.

C’est dans ce cadre que la DRSM Occitanie a lancé un projet d’entreprise régional, innovant et participatif. Tout le personnel a été invité à faire remonter des propositions d’actions concrètes en phase avec les axes stratégiques du projet national mais également centrées sur les irritants rencontrés au quotidien par les équipes afin de les transformer en initiatives de progrès. Quatre grands domaines ont été identifiés :

• Accompagner les évolutions des métiers dans une logique de gestion du risque et de relation client ;
• Accroître l’efficience de son fonctionnement au service de ses salariés, de ses partenaires et de ses salariés ;
• Développer le sentiment d’appartenance et de bien-être au travail ;
• Stimuler la démarche d’innovation collective au service de la marque employeur (accueil des nouveaux arrivants, innovation managériale…).

S’appuyer sur la plateforme IDhall pour piloter l’appel à idées

La DRSM Occitanie recherchait un prestataire pour l’accompagner dans l’appel à idées. Les critères de choix : la réactivité, la simplicité d’utilisation pour les collaborateurs et l’accompagnement technique au quotidien. Une attention particulière a été portée aux aspects de sécurité notamment au niveau de la protection des données personnelles.

Avant de lancer l’appel à idées, une trame a été paramétrée afin de guider les collaborateurs dans le dépôt de leurs idées et faciliter l’exploitation. Le formulaire prévoyait ainsi de décrire le contexte (constat ou problème rencontré) et en quoi la proposition d’initiative de changement apporterait une réelle valeur ajoutée.

La dimension collaborative était primordiale pour la DRSM Occitanie. Aussi, une centaine d’idées ont été recueillies en un mois. La dimension collaborative ne s’est pas arrêtée là puisque qu’un comité de sélection des idées a été réalisé avec des collaborateurs volontaires pour sélectionner les idées les plus prometteuses. Sur l’ensemble des idées, 45 d’entre elles ont ainsi été retenues sur les quatre axes pour une mise en œuvre d’ici fin 2022. Point d’orgue de ce projet d’entreprise, une rencontre digitale a été organisée en juin 2021 auprès de l’ensemble du personnel pour fédérer autour de ce projet d’entreprise et sélectionner par un vote collectif les 12 initiatives les plus prioritaires.

L’apport d’IDhall depuis le dépôt d’idées jusqu’à la sélection des meilleures initiatives

Pour Adélaïde Beaude, IDhall a parfaitement répondu aux deux critères essentiels qui font le succès d’un appel à idées collaboratif :

• Permettre de déposer et recenser les idées de manière simple et rapide : chaque utilisateur disposait d’un accès à IDhall qui lui permettait de déposer facilement ses idées selon la trame définie et de pouvoir suivre, au fur et à mesure, toutes les idées déposées sous forme de vignettes. Chacun pouvait également commenter et enrichir les idées déposées par d’autres personnes.
• Identifier les initiatives les plus pertinentes : la matrice d'analyse gains / efforts proposée par IDhall permet d’évaluer les idées au regard de leur faisabilité et des résultats espérés, ce qui facilite grandement la priorisation. L’analyse de cette matrice visuelle était réalisée en réunion collective et permettait facilement d’identifier les idées les plus réalisables et à valeur ajoutée, et à contrario, celles qui étaient plus difficiles à déployer.