Pourquoi le pilotage des plans d'action est-il la clé pour transformer l’entreprise ?

Le métier de pilote de ligne est un métier exigeant. Il requiert d’être rigoureux, de posséder une bonne dose de sang-froid et de détenir les bonnes informations, en temps réel et continuellement mises à jour.

Afin de prendre les bonnes décisions (gestion du carburant, de la trajectoire…), le pilote a besoin au moment de préparer son vol, d’informations sur son environnement : conditions de vol, destination, itinéraire à respecter et météo. Et pendant le vol, il doit avoir accès au contrôle de différents paramètres (bonne altitude, jauge du carburant, voyants au vert, etc…) afin d’activer au besoin les bons leviers d’actions pour rectifier la trajectoire, prendre des décisions dans l’urgence lorsque cela est nécessaire ou simplement vérifier que tout se passe comme prévu par rapport au plan de vol… mais sans pour autant subir toute la complexité du cockpit d’un avion !

De nombreux exemples de plans d’action fonctionnent de la même manière : observer la situation présente, corriger au besoin en activant les bons leviers et vérifier que tout corresponde au plan de vol, ou plutôt au plan d’action de départ.

Et ce bon pilotage des plans d’action va conditionner le succès de la démarche d’amélioration continue et de transformation de l’organisation, voici pourquoi.

Pilotage de plans d’action et conduite du changement

Le changement permanent accompagne la vie de l’entreprise face à l’instabilité et à l’évolution de son environnement. Conduire le changement, c’est anticiper, définir et mettre en place cette démarche de transformation le plus sereinement et le plus efficacement possible.

Or, à l’instar du pilotage d’un avion, la conduite du changement peut rencontrer des aléas. Et sans une bonne préparation et une procédure rigoureuse, il peut devenir compliqué d’atteindre sa destination. Dans ces conditions, quels sont les facteurs d’échecs ? Et les secrets de la réussite ?

Ce qu’implique la conduite du changement

Avant de parler de ce qui fonctionne ou non en la matière, il est important de rappeler que toute transformation de l’entreprise exige de vraiment prendre en compte la dimension de conduite de changement pour réussir. Sinon le risque d’échec est trop important.

En effet, qui dit changement dit « rupture » : rupture avec un mode de pensée ou des modes de fonctionnement devenus parfois obsolètes qu’il faut faire évoluer. Pas toujours simple à gérer pour autant... Il faut néanmoins intégrer cette démarche de manière proactive comme une nécessité mais aussi comme une opportunité.

De quoi parle-t-on vraiment lorsqu’on évoque la conduite du changement ?

Cela peut porter sur différents paramètres et donner lieu à autant de plans d’action que de changements à mener :

• Les pratiques (la manière de faire les choses),
• Les conditions de travail (l’environnement),
• Les outils,
• L’organisation (les zones de pouvoir, les délimitations fonctionnelles),
• Le métier (les savoir-faire de l’entreprise),
• La stratégie de l’entreprise (les objectifs à atteindre),
• La culture (le système de valeur).

Mais peu importe la nature du changement car, ce qui est essentiel, c’est que le changement n’existe que dans la dynamique des individus qui le mettent en œuvre.

Les facteurs d’échecs

Si l’on évoque la conduite du changement c’est bien parce que les statistiques sur l’échec des projets et des plans d’action sont parfois alarmantes et cela peut poser de réels problèmes opérationnels voire impacter la pérennité des organisations. Plus de la moitié des projets dépassent les budgets, accusent des retards ou n’atteignent tout simplement pas les résultats escomptés.

Quelles sont les raisons à un tel constat ? Il existe quelques facteurs d’échec récurrents qui nuisent fortement à la bonne mise en œuvre des plans d’action, et surtout, à l’atteinte des objectifs :

• Une faible implication de la direction : si la direction ne s’implique pas, elle ne donnera pas les moyens nécessaires et n’insufflera pas davantage la dynamique de changement indispensable.
• La non-adhésion des principaux acteurs : par manque d’informations, de communication ou de formations, la non-adhésion ralentit inévitablement le bon déroulement des plans d’action.
• Le manque de compréhension sur ce qui est attendu des parties prenantes.
• Une mauvaise gestion des problèmes / risques / urgences.
• L’absence ou la non-pertinence d’outils de pilotage des plans d’action.

La tête va trop vite, les jambes ne suivent pas : on assiste trop souvent à une mauvaise mise en œuvre ou à une mauvaise formalisation des livrables, due à la problématique majeure qu’est le manque de communication ou de compréhension.

Les facteurs de succès

Fort de ce constat, il est facile de déduire quels sont les secrets de la réussite du pilotage des plans d’action :

• Faire adhérer l’équipe dirigeante ainsi que les collaborateurs,
• Avoir une vision claire et partagée des objectifs à atteindre,
• Mobiliser les acteurs du changement (« conduire au lieu de subir »),
• Communiquer, communiquer et communiquer,
• Apprécier les résultats et les faire connaître,
• Mesurer et valoriser le succès,
• Et continuer d’animer, de former, de faire évoluer…

Pour permettre le succès de cette conduite du changement, il faut donc que l’entreprise se structure autour de cette démarche, et que les collaborateurs en charge des projets deviennent de véritables « pilotes de ligne » des plans d’action. Mais attention, il y a plan d’action et plan d’action.

Pilotage opérationnel et stratégique des plans d’action

On n'engage une transformation réelle de l'organisation que si l'on s'inscrit dans la durée en pilotant ses plans d'action avec méthodologie et implication des équipes, comme nous l’avons vu précédemment. Or le pilotage de plans d’action ne sera pas le même suivant la nature du projet, le niveau de pilotage et les outils employés.

Les 2 niveaux de pilotage des plans d’action

Premièrement, en fonction de la nature du plan d’action, le pilotage sera plus ou moins… intensif. En effet, un projet stratégique nécessitera une attention plus rapprochée, une fréquence de contrôle plus forte par rapport à un projet opérationnel.

En fonction du « pilote », il existe donc deux niveaux de pilotage :

• Le pilotage d’un plan d’action opérationnel mené par un chef de projet sur le terrain, qui va opérer un suivi régulier sur l’avancement, les réalisations, les difficultés rencontrées et les choix possibles et prendre les décisions nécessaires à sa bonne mise en œuvre.
• Le pilotage des plans d’action d’un point de vue décisionnel, mené par le Top Management de façon externe aux projets en cours. A ce niveau, ce n’est pas la bonne mise en œuvre d’un projet qui est piloté, mais plutôt le suivi des performances des actions et plus globalement la contribution à la performance globale de l’entreprise.

A différents niveaux de pilotage, des tableaux de bord adaptés.

Dans le cas du pilotage opérationnel, il est important d’avoir une vue de tous les projets par chef de projet afin de pouvoir les organiser, suivre leur avancement, les mettre à jour, résoudre les difficultés et allouer les ressources nécessaires.

Au niveau décisionnel, il est vital d’avoir une vue consolidée de l’ensemble des projets en cours, des ressources allouées, des dépenses et coûts engagés afin de vérifier que les actions entreprises servent bien les objectifs stratégiques de l’organisation. Le tableau de bord permettra de prioriser les actions et de savoir lesquelles conserver, booster, corriger ou annuler.

Ces éléments peuvent être réunis au sein d’un logiciel de gestion des plans d’action. Ce dernier allège la charge de travail, facilite certaines tâches (reporting, mises à jour, création d’indicateurs) et offre avant tout une vue consolidée de toutes les actions menées (ce qu’aucune macro Excel ne permet facilement) afin de simplifier la prise de décision rapide grâce aux indicateurs clés de performance.

L’exemple du pilotage des plans d’action chez SEW USOCOME

Avec des dizaines de projets d’amélioration continue ou interservices, l’entreprise industrielle SEW USOCOME a fait le choix de la solution IDhall pour gérer ses nombreux plans d’action et supprimer les fichiers Excel afin de faciliter le pilotage et les affectations de tâches aux équipes. Pour en savoir plus, consultez le témoignage de SEW USOCOME.

Les outils indispensables pour le pilotage des plans d’action

Comme nous l’avions déjà évoqué, un outil adapté aux plans d’action est indispensable pour faciliter la communication et le pilotage à proprement parler. Et c’est dans ses fonctionnalités que réside le succès de l’adhésion et de la bonne utilisation des équipes.

Quelles sont les fonctionnalités qui font vraiment gagner en temps et en efficacité ? Voici la liste des principaux atouts d’une solution efficace de pilotage de plans d’action.

Au niveau opérationnel :

• Un outil simple et convivial, pour faciliter l’adhésion des utilisateurs,
• Un suivi intégral du cycle de vie des plans d’action, de l’idée initiale jusqu’à sa mise en œuvre,
• Un suivi en temps réel,
• Un état d’avancement clair et partagé.

Au niveau décisionnel :

• Des outils d’analyse pragmatiques,
• Une vue consolidée de l’ensemble des plans d’action en cours,
• Une aide à la priorisation et à la décision,
• Une analyse des coûts et des gains.

Et globalement, la solution doit être :

• Collaborative : l’outil doit favoriser l’évolution vers une organisation de travail plus collaborative ;
• Mobile : car les usages actuels ne se limitent plus à un poste informatique de travail ;
• Flexible : qui s’adapte aux contraintes de l’entreprise ;
• Et bien sûr sécurisée.

L’entreprise réussira sa transformation grâce à un pilotage des plans d’action fin et rigoureux, à deux niveaux, pour choisir les bonnes actions à mener et mener à bien ces actions. Si vous souhaitez connaître les bonnes pratiques pour réussir vos plans d’action, n’hésitez à pas à télécharger notre ebook :