Comment instaurer une vraie gestion de projets collaborative dans l’entreprise ?

11 janv. 2018

Le défi de l’entreprise d’aujourd’hui réside dans la collaboration des parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes. La diversité des profils dans une entreprise en fait sa richesse, encore faut-il que ces profils arrivent à mieux travailler ensemble.

Combien de projets sont lancés, de plan d’actions sont élaborés mais peinent à avancer et à donner les résultats escomptés ? La faute à une gestion de projets difficile pour ne pas dire laborieuse, faite de perte de temps et de perte de données : fichiers dispersés, manque de communication, duplication du travail, manque d’une vue globale sur l’ensemble des projets, etc.

Or, les grands projets de transformation de l’entreprise impliquent définitivement un mode collaboratif et de ce fait, une véritable gestion de portefeuilles de projets appelée aussi PPM pour Project Portfolio Management.

Voici les clés de la réussite pour intégrer pleinement la collaboration au sein de l’entreprise, grâce notamment aux plateformes collaboratives de gestion de projets.

Gestion de projets : pourquoi choisir une alternative à MS Project ?

Les entreprises innovantes capables de flexibilité sont celles qui développent les projets communs en internes, incitant les collaborateurs à toujours plus d’engagement.

Problème : la mise en œuvre pèche souvent à cause d’outils mal adaptés. Et pourtant, le temps passé par les collaborateurs autour de ces projets communs a presque doublé ces dernières années.

Un petit aperçu des problèmes couramment rencontrés :

  • Les versions de documents non à jour,
  • Les fichiers Excel dispersés sur les ordinateurs plutôt que les serveurs,
  • La complexité des outils nécessitant parfois des « experts »,
  • La multiplicité des outils qui entraine la mauvaise utilisation ou le délaissement de certains,
  • Le manque de transparence à cause du manque de communication, voire d’un problème d’accès à l’information,
  • Etc.

Les outils les plus souvent déployés, tels que MS Project ou encore les simples mais redoutables fichiers Excel, ont leur utilité. Mais ces outils ne sont pas toujours les meilleurs pour gérer et suivre un portefeuille de projets en mode collaboratif.

En effet, un énième outil ne suffirait pas à lui seul répondre aux besoins… Sauf s’il s’agit d’une plateforme de planification de projets en ligne, ouverte à tous et accessible partout (et sur tous supports).

Vers une gestion collaborative des projets

La gestion de projets implique de la collaboration

La gestion de projets est clairement du domaine de l’opérationnel. L’objectif est de bien mener le ou les projets en cours, entendez « amener les projets jusqu’à l’atteinte de l’objectif, dans le cadre défini en amont (budget, temps, ressources) ». A chaque projet est désigné un responsable ou un comité de pilotage, des tâches à faire, des exécutants et des ressources.

Le pilotage d’un projet et son suivi concerne donc plusieurs parties prenantes. Travailler conjointement autour d’un projet implique de la communication entre tous les participants, de l’échange de savoir et la mise à jour d’informations. Si possible en temps réel. Qui fait ou a fait quoi, où, quand et comment ? La collaboration coule de source puisque le projet est un travail d’équipe.

Pour autant, le suivi de projet peut se faire « à l’ancienne », par un responsable désigné, sur un simple tableur Excel. Ce n’est pas idéal, mais largement faisable. Et c’est probablement la méthode la plus répandue.

En revanche, dès qu’il s‘agit de gérer un portefeuille de projets, la situation est tout autre.

Pour vous aider à mettre l’entreprise en mouvement et réussir vos projets collaboratifs, nous avons synthétisé les retours d’expériences positifs de nos clients dans notre dernier Ebook, n’hésitez pas à le télécharger :

PPM ou l’art de jongler entre les projets

Le PPM, à savoir le pilotage de portefeuilles de projets, est quant à lui une discipline qui relève du décisionnel. Il s’agit de priorisation et d’arbitrage. Cela nécessite une vue d’ensemble de tous les projets, afin de connaître les ressources utilisées, le bon déroulement et surtout la performance des projets menés.

C’est un véritable outil de prise de décision qui va nécessiter une mise à jour en temps réel des informations, ainsi qu’un tableau de bord de tous les indicateurs. Quoi de mieux pour le suivre qu’une application qui centralise les informations remontées directement par les collaborateurs et partagé à l’instant T ? L’esprit collaboratif est quasiment essentiel pour mener à bien ce pilotage.

Encore une fois, au-delà d’une plateforme de PPM, c’est la culture d’entreprise qui sera gage de réussite. Mais une étape préliminaire sera nécessaire pour en arriver là : « casser les silos » pour libérer l’entreprise et insuffler un vent de flexibilité et d’innovation.

Casser les silos dans l’entreprise

Quitter une culture d’entreprise en silos en adoptant des méthodes collaboratives est source d’innovation et surtout de gains de performances, c’est un fait.

La complexité et la multiplicité des projets, ainsi que les coûts induits, rendent contre-performants ces anciennes méthodes de management. Pour être compétitif sur les marchés ultra-concurrentiels d’aujourd’hui, il est vital de mettre fin au travail cloisonné et de faire la part belle au partage, à la transversalité et à la collaboration entre services, et entre individus.

D’autant que le travail d’équipe est perçu par les salariés comme très important même s’il reste encore bien souvent peu développé aujourd’hui.

Les avantages sont nombreux : collaboration entre services, réduction de la duplication de travail, partage de savoir, abandon du phénomène de réunionite, meilleur management des collaborateurs, amélioration de leur bien-être au travail. In fine, c’est bien la productivité et la performance de l’entreprise qui est visée.

C’est précisément pour ces raisons que la Direction doit prendre le lead pour établir une nouvelle politique d’entreprise et choisir avec soin les outils de cette transformation. Voici comment.

Quels sont les secrets pour créer une plateforme de gestion de projets collaborative ?

Les secrets d’une plateforme collaborative adoptée et performante

Quel est l’outil le plus performant et le plus puissant pour accompagner cette transformation ?

Cet outil devra :

  • Regrouper toutes les fonctionnalités et documents nécessaires à la mise en route, au suivi et au pilotage de projets, en une seule interface ;
  • Etre accessible par toutes les parties prenantes qui pourront mettre à jour elles-mêmes les informations liées aux projets et l’avancement des tâches à effectuer ;
  • Afficher sur un seul écran tous les projets en cours et à jour, et pouvoir piloter et arbitrer un portefeuille de projets ;
  • Etre installé sur tous les supports (ordinateurs, tablettes, smartphones) de la société et ainsi être accessible partout et par tous ;
  • Etre suffisamment simple et intuitif pour que tous les collaborateurs l’utilisent et soient informés en temps réel des projets qui les concernent ou dont ils ont la responsabilité.

Aujourd’hui, la seule réponse possible est la plateforme collaborative de gestion de projets.

La plateforme collaborative, ou plutôt son usage, va offrir la possibilité de travailler plus intelligemment et plus efficacement sur les différents projets. A terme, la réussite du déploiement d’un tel outil accompagnera une amélioration générale des méthodes de travail et de l’augmentation de la productivité des équipes.

Encore faut-il choisir la bonne solution de gestion de projets collaborative qui répondra concrètement aux besoins et qui obtiendra l’adhésion de tous les collaborateurs.

Pour vous aider, voici 7 conseils clés pour choisir une plateforme collaborative performante

L’objectif est simple : réussir l’adoption de la solution collaborative par l’ensemble des collaborateurs.

Chez Humanperf, nous avons réfléchi puis expérimenté les caractéristiques essentielles d’un outil performant mais surtout utilisé par les salariés. Notre plateforme collaborative IDhall SC, qui permet de gérer les idées, les projets et les plans d’actions en un seul outil, s’est enrichie des retours clients et de « ce qui fonctionne » vraiment sur le terrain.

Voici donc les critères essentiels d’une solution performante.

Elle doit être :

  • Simple, à la portée de tous et rapide à prendre en main ;
  • Ergonomique et intuitive ;
  • Accessible partout, tout le temps et sur tous supports ;
  • Partagée : pas de perte d’information ni de perte de temps ;
  • Utile pour permettre à chacun de savoir ce que l’on attend de lui, sur quel projet, quelle tâche, etc… (et en un clin d’œil) ;
  • Exhaustive : car même si l’interface est simple, l’outil doit permettre de rentrer dans un niveau de détail important quand cela est nécessaire ;
  • Globale pour donner une vision de l’ensemble des portefeuilles de projets, permettant la priorisation et le réajustement en fonction des indicateurs clés.

Paradoxalement, le meilleur outil qui soit est aussi celui qui se fait oublier, tellement il est pratique, intuitif et complet.

Si tous ces critères sont réunis, la plateforme collaborative aura toutes les chances d’être plébiscitée en interne. La plateforme collaborative de planification projet valorisera l’esprit d’équipe, la performance des collaborateurs et une gestion réussie des projets.

Et sera ainsi réussie l’instauration d’une véritable gestion collaborative des projets dans l’entreprise.