Avez-vous vraiment besoin d’un nouvel outil pour piloter vos démarches de progrès ? Ou Excel peut-il suffire ?

Qui n’a pas déjà entendu : « Encore un outil ? Il y en a déjà trop ! La solution ne répondra pas à 100% de nos besoins, commençons par nous débrouiller avec Excel. »

En somme, outiller la démarche reviendrait à… mettre la charrue avant les bœufs.

Les démarches de progrès en entreprise : un « enfer » pavé de bonnes intentions

Même si les démarches d’innovation, d’amélioration continue et de transformation sont perçues comme essentielles et qu’elles touchent un très grand nombre de collaborateurs, beaucoup d’organisations comptent encore sur les bonnes intentions de chacun pour avancer.

Sauf que les équipes, déjà bien occupées, traitent en priorité et en mode réactif leurs activités du quotidien.

Pour les collaborateurs chargés de rendre compte de l’avancée des démarches aux différents sponsors, la mission est délicate.

Les différentes initiatives atterrissent dans des fichiers Excel, manipulés en tous sens par une multitude d’acteurs. Des fichiers sans référentiel partagé, sans vision globale de l’avancement, et qui rendent difficiles la revue régulière et l’animation des dispositifs. La création des rapports nécessite un effort colossal de consolidation et de pêche à l’information au risque qu’ils soient obsolètes… dès la fin de l’exercice.

Les meilleures intentions laissent la place aux justifications. La démotivation guette, avec plusieurs explications possibles.

Le risque d’enlisement des démarches d’innovation, d’amélioration continue et de transformation

Parce qu’on a le souhait d’en faire « le plus possible », tous les sujets sont lancés en parallèle. Résultat ? Le risque d’inertie, théorisée par John Little : plus le nombre de projets en cours est important, plus les délais sont importants.

Autre difficulté, le centre de gravité de l’entreprise est souvent trop loin des équipes. Les idées du terrain ont du mal à remonter aux décideurs. Les décisions qui descendent manquent de sens, donnant le sentiment aux collaborateurs qu’elles leur tombent dessus comme une pluie de météorites. On se prive du mécanisme de bon sens qui veut que « si l’on m’implique dans la décision, je m’implique dans l’exécution ».

Enfin, beaucoup d’entreprises sont victimes de l’effet Einstellung, la tendance à choisir une solution moins efficace, mais connue, alors que des solutions plus appropriées existent.

Si la crainte que la solution ne réponde pas « à tous nos besoins particuliers » est légitime, force est de constater que les outils (même quand ils ne couvrent pas 100% des besoins exprimés) embarquent de nombreuses bonnes pratiques dont l’entreprise va pouvoir s’inspirer.

Piloter les initiatives avec un logiciel dédié (et offrir mieux qu’un mille-feuille de fichiers aux projets de transformation)

Prenons un dispositif d’innovation, d’amélioration continue et/ou de transformation avec de nombreuses parties prenantes dispersées géographiquement, et beaucoup d’initiatives à suivre. S’ajoutent une gouvernance à qui vous devez naturellement rendre des comptes, et une équipe chargée des rituels d’animation.

Si l’on vous propose d’utiliser un outil trop classique de gestion de portefeuilles de projets, vous pouvez vous préparer à vivre un grand moment de solitude. L’adhésion des équipes sera extrêmement compliquée.

Si l’on vous propose d’utiliser Teams et Planner, préparez-vous à bien maitriser les raccourcis clavier pour… les émoticônes ! Et quand vous aurez fini toutes vos conversations, il vous faudra encore consolider tout cela dans un fichier Excel.

Enfin, si l’on vous propose un développement spécifique, rapprochez-vous de la direction générale pour décaler la transformation de 2 ou 3 ans.

Pour réussir l’innovation, l’amélioration continue et la transformation, ne mettons pas la charrue (le logiciel) avant les bœufs (les idées). Mettons la charrue sans attendre, juste derrière. Pour que les idées avancent, poussent et se transforment en progrès tangibles.

Bonne récolte !

Chez Humanperf, nous le constatons au quotidien, notre logiciel IDhall facilite la vie des collaborateurs et permet de réaliser un véritable saut qualitatif.

• Vous fluidifiez votre dispositif et améliorez significativement le délai des livrables.
• Vous êtes en collaboration avec l’ensemble des équipes.
• Vous économisez des jours de consolidation pour les rapports et la communication interne (une économie qui, à elle seule, est souvent suffisante pour amortir le coût de l’abonnement).