Animation de la Performance : Intégrer les Rituels d’Amélioration Continue en accord avec la Courbe d’Ebbinghaus

Entamer une démarche d’amélioration continue est essentiel pour dynamiser l’efficacité opérationnelle au sein d’une organisation. Toutefois, sa pérennisation est encore plus cruciale.

En lien avec la courbe d’Ebbinghaus, qui souligne l’importance de la répétition pour la rétention, le maintien de l’élan initial nécessite des rituels réguliers et une répétition consciente des principes d’amélioration. Sans cette continuité, le risque de désengagement, de stagnation, voire d’oubli des bonnes pratiques, devient préoccupant.

Ainsi, pour véritablement consolider les bénéfices de l’amélioration continue, il est impératif de la transformer en une routine intégrée, ancrée dans la culture organisationnelle. C’est cette constance qui permettra d’assurer une adaptation continue, de capturer les opportunités, et d’évoluer vers une excellence opérationnelle durable.

Dans cet article, découvrez comment la théorie de la courbe d’Ebbinghaus éclaire la voie vers une mise en place judicieuse des rituels pour une gestion de l’amélioration continue réussie et pérenne.

La courbe d’Ebbinghaus ou la courbe de l’oubli : Maximiser la rétention d’informations

La théorie d’Hermann Ebbinghaus

La courbe d’Ebbinghaus est un concept clé en psychologie, nommé d’après le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus, pionnier dans l’étude de la mémoire. Cette courbe, aussi appelée courbe de l’oubli, illustre la diminution de la capacité d’une personne à retenir des informations dans le temps.

Ebbinghaus a mené des expériences au 19ème siècle sur lui-même pour étudier la mémorisation et l’oubli. Les résultats de ses expériences ont été représentés sous forme de graphique, qui est devenu connu sous le nom de courbe d’Ebbinghaus.

Voici ce qu’Hermann Ebbinghaus a mis en évidence :

• Oubli rapide au début : Juste après l’apprentissage, l’information est rapidement oubliée. Ebbinghaus a trouvé qu’une quantité substantielle d’information est perdue dans les 20 minutes suivant l’apprentissage, et plus encore dans les heures qui suivent.
• Taux d’oubli décroissant : Le taux d’oubli diminue avec le temps. Après un certain point, les souvenirs restants tendent à être plus durables.
• Impact de la répétition : Ebbinghaus a également découvert que chaque fois qu’une information est révisée ou répétée, la courbe de l’oubli pour cette information devient moins prononcée. En d’autres termes, la répétition espacée dans le temps améliore la rétention des informations.

Une formule à adopter dans le contexte professionnel

Dans le contexte professionnel, la rapidité de l’oubli selon la Courbe d’Ebbinghaus souligne l’importance cruciale de maintenir une communication efficace et des réunions impactantes pour favoriser l’engagement des collaborateurs.

Qui n’a jamais constaté le rapide oubli des informations partagées au cours d’une réunion ? Afin de maximiser l’efficacité des échanges, il est essentiel que le management intègre des rappels réguliers et des pratiques de répétition dans leurs initiatives de communication d’entreprise.

Dans le même ordre d’idées, la courbe d’Ebbinghaus souligne le rôle vital des rituels réguliers au sein d’une organisation. Ces rituels fournissent des opportunités de répétition, de renforcement des apprentissages, et de prévention de l’oubli. Ils deviennent des moments clés pour consolider les informations importantes, favorisant ainsi une meilleure rétention et application des connaissances au quotidien.

L’importance de la mémorisation dans les processus d’amélioration continue

Le principe d’impact de la répétition se retrouve dans les rituels des démarches d’amélioration continue, d’innovation et de transformation.

Ces rituels jouent un rôle crucial en fournissant un cadre, une structure et une régularité dans l’animation et le pilotage. Ils permettent notamment de :

• Définir un cadre qui réduit les incertitudes et maintient l’ordre ;
• Maintenir le focus sur les objectifs et rappeler les actions à mener ;
• Renforcer la culture de l’innovation et du progrès en matérialisant l’importance accordée à la démarche ;
• Créer un espace de communication et de collaboration ;
• Identifier des opportunités et résoudre des problèmes ;
• Suivre l’efficacité des actions, apprendre des échecs et célébrer les succès.

Le caractère répétitif de ces rituels permet d’ancrer les informations auprès des équipes concernées.

La répétition fixe la notion.

La maxime « La répétition fixe la notion » résume l’idée largement acceptée que la répétition est un mécanisme clé pour renforcer l’apprentissage et la mémorisation.

Les rituels d’amélioration continue, d’innovation et de transformation et la courbe d’Ebbinghaus sont intrinsèquement liés à la manière dont l’information est répétée, retenue et appliquée au sein d’une organisation.

1. Répétition et Rétention : La courbe d’Ebbinghaus montre que la répétition est essentielle pour la rétention de l’information. Les rituels réguliers (comme les réunions de suivi, les revues de processus, etc.) sont cruciaux pour s’assurer que les actions à mener, les leçons apprises et les meilleures pratiques ne sont pas oubliées, mais plutôt intégrées et renforcées régulièrement.
2. Renforcement des Apprentissages : Les rituels aident à renforcer ce qui a été appris des échecs et des succès. Permettre aux équipes de réfléchir régulièrement sur ce qui a fonctionné ou non renforce ainsi les apprentissages et les améliorations.
3. Prévention de l’Oubli : Selon la courbe d’Ebbinghaus, l’instant où l’oubli est le plus significatif se situe peu de temps après l’apprentissage. Les rituels aident à combattre ce phénomène en rappelant et en révisant régulièrement les connaissances et les compétences.
4. Feedback, Adaptation et Amélioration Continue : Les rituels fournissent des opportunités régulières pour discuter des progrès, des défis et des solutions et avoir des feedbacks. Ils permettent aux équipes de s’ajuster rapidement et de s’améliorer.

Les déclarations d’intention, toujours utiles pour définir les orientations stratégiques, sont inefficaces pour animer des démarches d’amélioration continue, d’innovation et de transformation. Sans un suivi régulier, les chances de succès vont très vite disparaître :

• Le pic d’intérêt va rapidement s’estomper ;
• La nécessité de s’adapter en continu et d’être réactif aux changements sera quasiment impossible ;
• L’approche souvent simpliste ne tenant pas compte de la complexité de l’organisation et la déconnexion avec les pratiques quotidiennes va contribuer au désengagement des équipes ;
• L’absence d’échanges et de feedback régulier va empêcher de saisir les opportunités et de réaliser les ajustements nécessaires.

Les rituels constituent donc un pilier essentiel pour l’animation et le pilotage d’une démarche d’amélioration continue, d’innovation et de transformation.

Animation de la performance opérationnelle : Mise en place en pratique

Les bonnes pratiques pour animer la performance de vos équipes

Retrouvez ci-dessous des exemples de rituels pour animer la performance de vos équipes.

Quels rituels pour faire avancer les plans d’action ?

Que ce soit pour réhausser les normes de l’entreprise, éliminer les irritants, supprimer les gaspillages ou améliorer la productivité (…), l’élaboration de plans d’action reste indispensable pour guider et stimuler les efforts d’amélioration continue. Pour que les incertitudes inhérentes aux plans d’action n’affectent pas leur bon fonctionnement, il est essentiel de communiquer lors de rituels réguliers.

Dans le contexte des entreprises industrielles, les animations à intervalle court (AIC), rituels issus du Lean, peuvent jouer un rôle crucial dans la gestion efficace des rituels d’amélioration continue. Les AIC sont des réunions fréquentes et courtes qui se concentrent sur l’analyse rapide des performances opérationnelles.

Par exemple, dans une usine de fabrication, des AIC régulières peuvent être organisées pour examiner les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la production, à la qualité et à la sécurité. Ces rencontres permettent aux équipes d’identifier rapidement les problèmes potentiels, d’analyser les causes sous-jacentes et de mettre en place des actions correctives immédiates.

Les managers jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de ces AIC, en veillant à ce qu’ils soient focalisés sur les objectifs spécifiques de l’entreprise et en assurant une réactivité rapide aux changements. Cette approche dynamique favorise une amélioration continue plus rapide et plus efficace au sein des processus opérationnels de l’entreprise industrielle.

Les clés pour réussir l’animation de la performance

• Encourager l’innovation : Créez un environnement qui favorise la créativité et l’innovation. Encouragez les membres de l’équipe à proposer des idées nouvelles et à explorer des approches novatrices.
• Fluidifier la communication et la collaboration : Donnez aux équipes les moyens de se coordonner, ce qui renforcera non seulement l’efficacité des rituels, mais également la fluidité des échanges nécessaires à la maximisation des performances organisationnelles. C’est d’ailleurs ce qu’a souhaité mettre en œuvre le SDIS 58 (Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Nièvre) en adoptant la solution IDhall, comme en atteste leur témoignage.
• Faire preuve de reconnaissance envers les collaborateurs : Valorisez et récompensez les réalisations individuelles et collectives. Cela renforce la motivation et le sentiment d’accomplissement.

Se doter d’un outil d’animation et de pilotage

Pour animer et piloter les rituels d’amélioration continue, il est préférable de ne pas compter sur des millefeuilles de fichiers Excel dispersés, mais plutôt d’opter pour une solution digitale et collaborative prête à l’emploi. Le management doit être visuel et dynamique, favorisant ainsi une gestion efficace des rituels.

Les outils de gestion du travail comme IDhall contribuent à maximiser l’efficacité en standardisant les processus, en simplifiant les flux de travail et en assurant une synchronisation optimale au sein de votre équipe. Grâce à IDhall, la centralisation des initiatives d’amélioration émanant du terrain et le suivi cohérent des projets d’amélioration continue et de transformation sont possibles.

Si vous souhaitez aller plus loin pour structurer votre démarche, consultez notre mini-guide Le triptyque « GOA » : s’organiser pour performer.