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Témoignage client SDIS 58 : améliorer la visibilité et le partage d’informations autour des plans d’action

Les pompiers sont incontestablement une des professions les plus appréciées à travers le monde et particulièrement en France. C’est aussi une profession qui fait face à de vrais enjeux d’évolution et d’amélioration, et c’est dans ce cadre que le SDIS 58 (Service départemental d’incendie et de secours de la Nièvre) a retenu la solution IDhall pour améliorer la transversalité et le partage d’informations autour des plans d’action. Découvrez les témoignages de Charlène Lalot et Baptiste Rappeneau sur la mise en place d’IDhall et les bénéfices obtenus.

À propos du SDIS 58

Le SDIS 58 est un établissement public administratif dont la mission générale est d’assurer au quotidien la défense des personnes, des biens, des animaux et de l’environnement. Cinquante « PATS » (Personnels Administratifs et Techniques Spécialisés) et plus de 1 250 sapeurs-pompiers, dont 1 150 volontaires, y œuvrent au sein des 45 centres de secours du département pour assurer quatre missions essentielles :

  • Des activités de prévention pour éviter l'éclosion d'un sinistre ou en limiter ses effets ;
  • Des activités de prévision permettant d'identifier les risques et les enjeux, de garantir les moyens matériels et humains et se préparer à l'intervention ;
  • Des activités opérationnelles correspondant aux interventions de toutes natures visant à assurer la protection des personnes, des biens, des animaux et de l'environnement ;
  • Des activités d'information et de formation de la population à une culture de sécurité civile.

Avec une telle proportion de sapeurs-pompiers volontaires, des plans d’action sont régulièrement mis en œuvre, tant au niveau national que départemental, pour promouvoir et pérenniser le volontariat qui est le socle indispensable des activités opérationnelles dans les départements ruraux.

Plus largement, d’autres chantiers sont actuellement ouverts pour adapter notre sécurité civile aux enjeux de demain : pour le SDIS 58, on peut citer la migration des systèmes de gestion des alertes et de gestion opérationnelle vers le système NexSIS, la réalisation d’un plateau ou d’un centre technique de formation, un travail sur l’attractivité de l’établissement par des équipements, infrastructures ou technologies plus innovantes. Autant de nouveaux plans d’action à suivre pour les équipes. De plus, le SDIS dispose d’un service évaluation, pilotage et prospective dont la mission est de participer au développement et à la diffusion d’une culture d’autoévaluation et de pilotage. C’est dans ce cadre que s’est traduit la nécessité de formaliser l’organisation du pilotage de l’établissement par un suivi des plans d’action pour actualiser tous les documents structurants, notamment le SDACR (Schéma Départemental d’Analyse et de Couverture des Risques) qui vise à cartographier les risques sur le territoire afin de guider et faciliter les interventions en définissant au mieux la réponse appropriée du SDIS.

Lorsque nous avons mis à jour tous les documents structurants et les plans d’action correspondants, nous avons souhaité faire évoluer notre organisation et nous équiper d’un outil adapté pour mieux coordonner le travail des équipes. C’était indispensable, car la dimension pilotage et la culture de suivi des plans d’action s’étaient bien développées. Il était temps d’améliorer et d’optimiser notre fonctionnement.
Charlène Lalot
Responsable du service Évaluation, pilotage et prospective

La recherche d’une solution simple et parfaitement adaptée aux plans d’action

Auparavant, chaque service suivait au jour le jour ses plans d’action avec ses propres outils tels que des tableaux Excel ou des fiches Word, mais une vision transversale du suivi et le partage de l’information en temps réel manquaient. Un tableau Excel consolidant toutes les données existait pour suivre les objectifs de l’établissement, mais son maintien à jour et sa gestion se sont vite avérés trop complexes : les plans d’action n’étaient pas structurés de la même manière, nécessitant une gymnastique intellectuelle compliquée et il fallait constamment solliciter les services puis copier/coller ou ressaisir des informations, ce qui était source d’erreur et d’inconfort. Une véritable « usine à gaz » comme le rappelle Charlène Lalot.

En 2020, le SDIS 58 a donc recherché les outils de gestion des plans d’action sur le marché qui permettraient de faire évoluer les pratiques en informatisant les processus et le référentiel des actions pour offrir une visibilité transversale à toutes les équipes. C’est ainsi qu’ils ont découvert notre solution IDhall.

IDhall nous a tout de suite paru très simple d’utilisation et très dynamique. On voyait la dimension concrète de l’outil qui nous a également permis de reprendre toutes nos données sans perte. On partageait avec Humanperf cette vision adaptative et cette volonté d’aller à l’essentiel pour ne pas complexifier le suivi de nos différents plans d’action.
Charlène Lalot
Responsable du service Évaluation, pilotage et prospective

Après une mise en concurrence avec d’autres outils et plusieurs démonstrations, l’équipe du SDIS 58 a pu tester IDhall et valider le choix de la solution en étant parfaitement rassurée. Les tests avaient notamment démontré qu’il serait possible de récupérer toutes les données existantes sans difficulté. Chaque plan avait sa particularité, il était donc important de préserver leurs spécificités, mais aussi de les intégrer au sein d’un référentiel centralisé, unique et partagé afin de garantir la cohérence des données par la suite. Les équipes du SDIS 58 ont ainsi pu apprécier les nombreuses fonctionnalités standard pour gérer les plans d’action, mais aussi le côté très paramétrable d’IDhall.

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L’apport d’IDhall pour améliorer la transversalité des actions et simplifier le partage d’informations

Pour le groupe de travail du SDIS 58 chargé du choix de la solution, la possibilité de créer un environnement de test d’IDhall a beaucoup aidé à se projeter dans la mise en œuvre du projet. Les équipes ont ainsi pu préparer le travail de reprise de données provenant du tableau Excel consolidé qui permettait de suivre les objectifs et les plans d’action de l’établissement. IDhall facilite grandement les imports de données et il aura suffi de traduire quelques termes et de structurer certaines données pour retrouver tout ce qui avait été construit au fil du temps.

La démarche d’utiliser un outil centralisé étant nouvelle, le SDIS 58 a privilégié une mise en œuvre progressive autour de 25 utilisateurs qui représentaient les responsables de services et les personnes les plus impliquées dans la mise en œuvre des plans d’action. Une présentation a été organisée auprès du comité de direction pour présenter les premiers cas d’usage et les fonctionnalités de suivi de portefeuilles de projets et de reporting, puis une première session de formation par petits groupes de trois ou quatre personnes a été organisée pour faciliter les premières utilisations de la plateforme et accompagner la conduite du changement.

IDhall a fait évoluer les échanges entre les services et les différentes parties prenantes des initiatives. Le fait de rendre des comptes des actions et de leur avancement existait, mais n’était pas vraiment bien organisé. IDhall offre une vraie gestion des portefeuilles de projets et pas seulement un suivi des actions, ce qui améliore le pilotage.
Baptiste Rappeneau
Adjoint au Chef de service Citoyenneté et promotion du volontariat

Aujourd’hui, l’utilisation d’IDhall au SDIS 58 a été étendue et toutes les informations sur les plans d’action sont centralisées dans la plateforme. Cela offre une meilleure transversalité des projets entre les différents services, chacun a la visibilité de tous les plans d’action à un instant T et cela permet aux équipes de mieux travailler ensemble.

La gouvernance a été formalisée et l’implémentation d’IDhall a grandement facilité les choses en faisant en sorte que tout le monde ait le même langage et accède aux mêmes fonctions de pilotage. L’outil est utilisé désormais pour la revue des objectifs du SDIS qui réunit tous les cadres de l’établissement. Le SDIS 58 est ainsi passé d’un suivi individuel des actions à un pilotage transversal et partagé, ce qui a aussi contribué à responsabiliser chaque agent sur ses objectifs qui voit ses actions s’inscrire dans une démarche globale d’amélioration.

Le point clé à retenir est vraiment la dimension collaborative d’IDhall. La solution a simplifié le partage de l’information et amélioré la transversalité du suivi des plans d’action. On voit tout de suite s’il y a quelque chose qui bloque et les projets vont jusqu’au bout.
Baptiste Rappeneau
Adjoint au Chef de service Citoyenneté et promotion du volontariat

Comment réussir ses plans d’action ?

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