Témoignage client STEF : Centraliser et piloter les plans d’action issus des audits techniques
Leader européen des services de transport et logistique des produits alimentaires, STEF déploie ses activités sur 250 sites répartis dans 8 pays et assure ainsi la gestion de chaînes logistiques complexes pour l’industrie agroalimentaire. Avec une structure organisée en Business Units (BU), le groupe s’appuie sur son réseau d’experts techniques pour veiller à la conformité réglementaire, la maintenance des infrastructures et le pilotage de l’ensemble des projets techniques. Afin de garantir la traçabilité et l’efficacité de ses opérations, STEF réalise de nombreux audits, nécessitant un suivi rigoureux des plans d’action associés.
Dans cet article témoignage, découvrez comment STEF a transformé la gestion de ses plans d’action issus d’audits techniques en passant d’un suivi dispersé par filiale à une approche centralisée avec IDhall. Laurent Vendas, Directeur des Ressources Techniques BU, et Victor Saint Guilhem, Chef de projet MOA et intégrateur de la solution, partagent leur retour d’expérience sur cette évolution qui a optimisé le pilotage et la collaboration des équipes techniques.
Le défi de STEF : identifier deux solutions complémentaires pour gérer audits et plans d’action associés
Chaque filiale réalise régulièrement des contrôles, qu’il s’agisse d’audits de sécurité incendie, d’inspections immobilières, d’évaluations énergétiques ou d’audits d’assurance. Ces audits aboutissent à des plans d’action qui doivent être suivis et mis en œuvre pour assurer la conformité et l’amélioration continue des installations.
Jusqu’alors, ces suivis étaient gérés dans des outils distincts par site, rendant toute consolidation difficile à l’échelle d’une BU ou du groupe. Chaque site suivait ses propres actions, mais il n’existait aucune vision d’ensemble au niveau supérieur. L’absence de centralisation compliquait la collaboration. Chacun devait vérifier son fichier pour suivre ses actions, sans alerte ni mise à jour partagée.
Le reporting était gérable à l’échelle d’un site ou d’une filiale, mais à l’échelle d’une BU, c’était fastidieux. Chaque filiale fonctionnait avec son propre suivi, un processus pratique mais limité : peu collaboratif, non synchronisé, il reposait entièrement sur l’initiative de chacun. Si un acteur clé ne consultait pas l’outil, il pouvait passer à côté d’actions à traiter.
Conscientes de ces limites, les équipes ont d’abord cherché une solution pour la gestion de leurs audits. Après avoir testé plusieurs plateformes, leur choix s’est porté sur Auditool, parfaitement adapté à cette mission. Restait alors à répondre à un autre enjeu essentiel : trouver une solution complémentaire pour piloter les plans d’action générés par ces audits.
IDhall en appui d’Auditool pour structurer et centraliser les plans d’action issus des audits
Auditool s’étant imposé comme la solution idéale pour la gestion des audits techniques, il restait à compléter ce dispositif avec un outil dédié au suivi des plans d’action.
Parmi les outils déjà en place, Jira a été envisagé, mais rapidement écarté. Principalement conçu pour la gestion de projets IT, il ne correspondait pas aux besoins métiers des équipes techniques de l’organisation. Il était donc essentiel de trouver une solution plus spécifique, capable de centraliser les actions et de s’intégrer efficacement avec Auditool.
Face à ce constat, une recherche approfondie a été menée pour identifier une solution plus adaptée. IDhall s’est rapidement imposé comme le choix évident. Déjà utilisé avec succès par une filiale, l’outil a été sélectionné et déployé début 2024 pour répondre aux besoins identifiés.
L’un des atouts majeurs de la solution a été sa capacité à s’intégrer facilement avec Auditool grâce à son API. Une interface a été développée pour permettre aux deux solutions de fonctionner ensemble de manière fluide. Désormais, chaque audit réalisé dans Auditool génère automatiquement un événement générateur dans IDhall, qui regroupe l’ensemble des actions correctives à mettre en œuvre.
Il y a une interface développée entre Auditool et IDhall, garantissant qu’à chaque audit, un événement générateur est automatiquement créé dans IDhall, avec les initiatives associées. Par exemple, si un audit identifie cinq recommandations, cinq initiatives sont automatiquement créées et suivies dans IDhall.
Cette connexion garantit une traçabilité complète des audits jusqu’à la mise en œuvre des plans d’action. Plus besoin de suivre manuellement chaque recommandation issue des audits : tout est automatisé, structuré et suivi en temps réel, assurant ainsi une meilleure réactivité et une plus grande fiabilité dans le pilotage des actions.
En structurant et centralisant les suivis, IDhall a également apporté de la visibilité sur la qualité des données. Lors de sa mise en place, l’outil a révélé des incohérences dans les informations issues des audits : doublons, actions obsolètes ou encore statuts non mis à jour. L’outil a ainsi permis de fiabiliser les informations et d’améliorer la transparence.
En migrant les données vers IDhall, on a constaté que les actions issues des audits pouvaient avoir des appellations différentes selon les sites, ce qui affectait la qualité des données. La centralisation a permis d’harmoniser ces informations et d’assurer un suivi plus fiable.
Un outil simple à prendre en main, vite adopté par les équipes techniques de STEF
Pour assurer une transition fluide, le déploiement d’IDhall a été organisé en plusieurs étapes. Un projet pilote a été lancé sur quatre sites : deux en France, un en Espagne et un en Italie. L’objectif était de valider l’outil dans différents contextes avant de l’étendre à l’ensemble du groupe.
Dès le départ, nous avons conçu ce projet avec une vision européenne. Historiquement, les outils étaient souvent pilotés depuis la France, mais cette fois, il était essentiel de déployer une solution qui fonctionne pour toutes les BU, quel que soit le pays.
Une fois le pilote validé, le déploiement s’est fait progressivement, accompagné d’une formation simple et par vagues. En quelques sessions, les équipes ont appris à naviguer dans l’outil, à utiliser les raccourcis et à gérer leurs plans d’action.
Grâce à cette approche, IDhall a été rapidement adopté. Aujourd’hui, l’outil est devenu un élément central du suivi opérationnel, offrant une visibilité sans précédent et une gestion plus fluide des initiatives techniques.
Fort de ce succès, la plateforme suscite un intérêt grandissant au sein du groupe, bien au-delà des équipes techniques. Son efficacité dans le suivi des plans d’action a révélé un potentiel d’usage plus large, ouvrant la voie à son déploiement auprès d’autres fonctions stratégiques, comme les équipes RH et qualité, qui pourraient elles aussi bénéficier d’une gestion centralisée et collaborative de leurs initiatives. À terme, l’objectif est de permettre aux différentes équipes de centraliser l’ensemble des plans d’action dans une seule et même plateforme, garantissant ainsi une meilleure coordination et une visibilité transversale sur les initiatives du groupe.
IDhall est intuitif. Très vite, nos équipes ont su l’utiliser au quotidien sans difficulté. Le retour des responsables techniques a été extrêmement positif, et la présentation en CODIR BU a fini de convaincre même les plus exigeants. L’enthousiasme immédiat face à l’outil et la volonté de l’étendre à une plus large échelle ont confirmé qu’on avait fait le bon choix.
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