Comment un outil de gestion des plans d’action peut booster votre démarche d'amélioration continue ?
Suivre les plans d’action, piloter l’amélioration continue, faire avancer les projets… que de défis à relever ! Partout dans les entreprises, les collaborateurs font les mêmes constats :
- Nous avons trop de projets, et des plans d’action dans tous les sens.
- Nous perdons beaucoup de temps à aller à la pêche aux informations.
- La consolidation des différents plans d’action nous prend énormément de temps.
- C’est compliqué d’embarquer les collaborateurs, car nos outils ne sont pas intuitifs.
- Nous gérons un millefeuille de fichiers Excel.
- Nous nous éloignons parfois des objectifs de l’entreprise dans le flot quotidien.
- Les actions se perdent dans les différents supports et c’est compliqué de savoir qui doit faire quoi…
Tous ces constats impactent directement la performance de l’organisation, et lui font courir des risques. Les actions permettant d’améliorer l’expérience client, de réduire les irritants, d’accélérer la transformation digitale, d’innover, d’être plus efficace ne sont pas mises en œuvre dans les temps, voire pas mises en œuvre du tout… Les équipes chargées d’animer la démarche d’amélioration continue perdent beaucoup de temps sur des tâches sans valeur ajoutée (pêche à l’information, consolidation des données, construction des rapports, planification du projet, etc.).
Si vous lisez ces lignes et que cette situation vous dit vaguement quelque chose, vous vous posez vraisemblablement ces questions :
- Comment éviter que seuls les projets sous les feux des projecteurs avancent ?
- Comment faire pour que les collaborateurs, focalisés sur les tâches quotidiennes, pris par le temps et toutes leurs priorités, s’intéressent aux actions sources de progrès ?
- Comment moderniser les logiciels pour gérer chaque plan d’action efficacement et obtenir davantage de résultats ?
Outiller la démarche d’amélioration continue : comment faire ?
Avant d’aller plus loin, revenons sur les bases : qu’est-ce que l’amélioration continue ? Bien plus qu’une simple démarche, elle est un véritable état d’esprit qui doit être partagé et insufflé dans toute l’organisation si l’on veut réussir sa mise en œuvre et améliorer durablement le niveau de qualité et la performance des processus.
Pour les sceptiques, rappelons simplement que l’amélioration continue et l’innovation sont les seules options permettant à une organisation de ne pas devenir « has been ». Lorsque vous êtes « has been », vos clients partent à la concurrence et vos talents vont voir ailleurs.
Ça ne se produit pas du jour au lendemain, l’effet n’est pas visible tout de suite, mais lorsqu’on en fait le constat, les coûts de rattrapage sont juste colossaux, voire fatals.
L’amélioration continue : définition
On parle souvent de l’approche japonaise « Kaizen » mise en lumière en 1986 ou encore de la « Roue de Deming », le pionnier en la matière, pour évoquer l’amélioration continue.
La démarche d’amélioration continue est, selon la définition de la norme ISO 9000, « une activité récurrente menée pour améliorer les performances ».
Comment faire pour que demain soit meilleur qu’aujourd’hui ? C’est, en synthèse, le questionnement que chaque collaborateur, chaque service, chaque direction, chaque organisation est invité à avoir en permanence. Pour animer cet état d’esprit, cette interrogation, de nombreuses approches méthodologiques ont fait leurs preuves.
Ce faisant, cette démarche vertueuse entraîne mécaniquement une explosion du nombre d’initiatives au sein de l’organisation. Pas forcément très simples à suivre localement, et à appliquer, ces plans d’action qui fleurissent dans toute l’entreprise se compliquent drastiquement quand ils portent sur des activités transverses à plusieurs équipes. Ils nécessitent alors un logiciel et des tableaux de bord parfaitement adaptés.
L’amélioration continue, comme toute discipline, s’organise. Et les plans d’action qui en découlent – comme toute démarche projet – doivent être pilotés.
Déployer l’amélioration continue : les étapes essentielles
Les collaborateurs sont invités à considérer chaque dysfonctionnement, écart, problème ou irritant comme une opportunité de progrès permettant d’améliorer les standards qualité de l’entreprise.
Mais pour que l’amélioration continue devienne un véritable réflexe au sein de l’organisation, la direction générale doit incarner la démarche et s’assurer que chacun dispose de suffisamment de « bande passante » et des ressources nécessaires pour traiter les activités d’amélioration continue.
En fonction du contexte, des axes stratégiques sont définis (expérience client, responsabilité sociétale et environnementale, sécurité, QHSE, transformation digitale…) pour mettre le focus sur les enjeux essentiels et objectifs clés d’amélioration de la performance.
L’entreprise peut ensuite déployer différentes méthodes et outils de résolution de problèmes (PDCA, DMAIC, 8D, 5P, Brainstorming, …) permettant de construire les plans d’action ad hoc.
Chaque plan d’action fera ensuite l’objet d’un suivi d’avancement de manière centralisée afin d’offrir une vision consolidée de toutes les activités et projets d’amélioration continue par secteur, thématique, évènement, direction, service, région, etc.
Pour vous aider à réussir votre démarche d’amélioration continue, nous avons synthétisé dans un ebook les bonnes pratiques de conception et pilotage de plans d’action issues des retours d’expériences concrets de nos clients, n’hésitez pas à le télécharger :
Pourquoi un outil de gestion des plans d’action est-il indispensable ?
Si vous êtes capable de répondre à toutes les questions suivantes, facilement et rapidement, alors vous pouvez passer directement à la conclusion de cet article. Sinon, vous êtes concerné par ce qui va suivre.
- Quelles sont les actions qui concernent directement mon équipe, mon service, ma direction, mon site, mon processus, mon domaine ?
- Qui fait quoi ? Avons-nous encore de la disponibilité pour un nouveau projet ?
- Quelles sont les échéances à venir ? À quelle étape sommes-nous ? Les délais sont-ils respectés ?
- Quelles actions avons-nous menées ? Pour servir quel objectif ? Pour quels résultats ?
- Quelles sont les opportunités de progrès « en stock » ?
- Bref, est-ce que l’amélioration continue est correctement déployée au sein de mon organisation ?
Si l’on peut localement gérer les plans d’action de manière artisanale, cela peut vite se transformer en une « pluie de météorites » à l’échelle de l’organisation. Souvent formalisées dans un millefeuille de fichiers Excel, les actions s’empilent… On observe même des équipes se créer un énième tableau Excel pour synthétiser toutes les actions qu’elles ont à mener et qui sont éparpillées au sein d’autres classeurs Excel. Face à l’incapacité de maitriser ce qui est à faire, chacun se sent vite submergé.
La démarche alors censée supprimer les dysfonctionnements de l’organisation, dysfonctionne. Et quel est le coût de ce dysfonctionnement dans les différents services ? Le manque à gagner réel au regard de l’inefficacité du dispositif et des opportunités non saisies ?
Les équipes engloutissent une quantité d’heures faramineuse sans valeur ajoutée dans la gestion de fichiers Excel et de planification Gantt.
Les collaborateurs passent parfois plus de temps dans des systèmes inadaptés que sur la réalisation effective des actions. À l’ère de la transformation digitale, on peut s’interroger sur le sens d’un tel gâchis. Lorsque la volumétrie des actions à mener devient trop importante, un outil de gestion des plans d’action est une condition indispensable pour réussir.
L’outil de gestion des plans d’action chez SEW USOCOME
Labélisée « Vitrine Industrie du Futur », l’usine SEW USOCOME de Brumath en Alsace compte parmi les plus innovantes et automatisées d’Europe. Engagée dans une stratégie de digitalisation qui lui a permis d’obtenir la certification ISO 45001 en 2019, l’entreprise s’est appuyée sur l’outil IDhall pour avoir une vision claire de tous les plans d’actions engagés sur le site et soutenir le travail des équipes en charge de l’amélioration continue. Pour en savoir plus, consultez le témoignage de SEW USOCOME.
Ce que l’outil de gestion des plans d’action peut faire pour vous
Un outil de gestion des plans d’action, que les collaborateurs vont pouvoir pleinement s’approprier, est un puissant accélérateur des démarches d’amélioration continue. Il est aussi gage d’une réussite sur le long terme. Voici une liste non exhaustive de tous les avantages à utiliser une solution logicielle comme IDhall.
- Centraliser les actions à mener et bénéficier d’une approche transversale.
- Favoriser l’appropriation de la démarche et la mise en œuvre des actions à mener grâce à un outil simple et accessible sur des supports déjà familiers (smartphone, ordinateur, tablette).
- Gagner du temps en communication, management, et s’assurer que les échanges d’informations autour des actions à mener sont efficients et complets (pas d’informations perdues ou invisibles).
- Valoriser les collaborateurs et le travail accompli, gagner à la fois en cohésion d’équipe et en performance.
- Avoir une vue d’ensemble sur les portefeuilles de projets grâce aux tableaux de bord et rapports intégrés. Mieux prioriser et donc mieux piloter.
- Faciliter l’animation par les différentes instances et offrir des rendez-vous de suivi fréquents, essentiels pour tenir au long cours.
Encore faut-il préciser que les outils de suivi et de pilotage des plans d’action ne se suffisent pas à eux-mêmes : ils sont au service d’une démarche de fond qui doit être structurée, organisée et animée. Une démarche qu’un outil performant vient grandement fluidifier, faciliter et surtout, soutenir sur la durée !
Cet article publié initialement le 24 janvier 2018 a été mis à jour le 30 novembre 2022.