Gestion de projet : est-on condamné à utiliser Microsoft Project ou Excel ?

“Big brother is watching you!” La phrase culte d’un livre culte : 1984, célèbre roman d’anticipation de George Orwell (publié en 1949)… 1984, c’est aussi l’année du lancement de Microsoft Project, l’outil de gestion de projet utilisé par « plus de 20 millions de chefs de projets » selon Wikipedia. Microsoft Excel suivra de près. En 1985, la première version du tableur multifacettes sort sous Apple Macintosh. Deux solutions à l’utilité incontestable.

Solutions de gestion de projet : MS Project et Excel en première ligne

Les 20 années qui suivent figent le monde du projet dans un schéma descendant, voire rigide, incarné par des projets top down. MS Project s’impose comme LA solution à utiliser pour gérer les projets. Mais quels projets ?

Des projets complexes, pilotés par un chef de projet en mode « command and control ». Des projets qui sont alors la chasse gardée de chefs de projet solidement formés aux outils et aux méthodes. D’autres éditeurs calquent leur solution sur le même type d’approche. Les logiciels de gestion de projet deviennent la chasse gardée des responsables informatiques.

À partir des années 2000, les entreprises prennent conscience que, pour survivre, elles doivent s’adapter ou se transformer plus rapidement et à tous les niveaux de leur organisation. Il faut lancer, et réussir, encore plus de projets. Mais ils sont de taille très variable.

Les « métiers » commencent à initier des projets qui ne sont plus l’apanage des chefs de projet. Pour autant, la gestion de projet n’a pas vocation à devenir leur expertise. Leur métier, c’est, avant tout, d’être responsables des ressources humaines, de la finance, du marketing, de la communication, des opérations, de la qualité… MS Project ne peut répondre à leurs besoins de simplicité, de flexibilité et de partage.

Ils se tournent naturellement vers la seule solution à disposition : Microsoft Excel

À l’échelle d’une seule entreprise, des centaines voire des milliers de « projets » portés par les différentes directions se retrouvent dans un millefeuille ingérable de fichiers Excel. Les métiers atteignent très rapidement et sans surprise les limites d’Excel : absence de collaboration, suivi et consolidation laborieuse et coûteuse, peu de rigueur dans les données, dérapage des projets.

Les 10 années qui suivent vont être le témoin d’un dialogue de sourds entre les métiers et la Direction des Systèmes d’information. Les managers se tournent vers la DSI en réclamant des solutions de gestion de projet simples, adaptées à leur réalité. Mais pour la DSI, il n’y a pas 36 solutions pour gérer un projet. C’est ce qu’elle fait depuis des dizaines d’années, et elle sait faire ! Les opérationnels doivent « rentrer dans le rang » s’ils souhaitent piloter sérieusement un projet. Donc… utiliser l’outil de gestion de projet existant.

Sauf qu’avec la multiplication des programmes de transformation, d’innovation, les démarches d’excellence opérationnelle, les plans stratégiques, et les initiatives qui fleurissent dans les entreprises en mouvement, le nombre de projets - et parfois d’outils - explose.

Les organisations cherchent désormais, et c’est bien légitime, des alternatives sérieuses aux « monstres » que sont, d’un côté, les outils de gestion de projet classiques comme MS Project et de l’autre, le millefeuille Excel.

Microsoft Project : pourquoi faut-il trouver une alternative ?

Mais voilà : si MS Project est adapté à la méthodologie de gestion de projet Waterfall (en cascade), qui se base sur un cycle linéaire et séquentiel, l’outil révèle très vite ses limites dès que l’on a besoin de flexibilité ou de simplicité dans la gestion de projet.

Quelle est l’utilité de MS Project ?

MS Project est né d’un besoin interne chez Microsoft d’organiser ses propres projets informatiques. L’outil s’est révélé tellement puissant pour planifier les projets et leur attribuer des ressources (sans oublier de définir un coût pour chacune d’elles) qu’il a vite été commercialisé en externe.

On peut affirmer sans risque que MS Project est connu de la majorité des chefs de projets et des responsables de planification, et qu’il fait des merveilles dans certaines situations. MS Project est bien adapté aux projets de très grande envergure, longs et complexes, comme les projets d’ouvrage (construction d’un pont, d’une usine), le développement d’un logiciel, l’ingénierie industrielle, etc. Des projets pour lesquels les équipes sont rassemblées pour mener des tâches fortement dépendantes les unes des autres, et où le niveau de contrôle est total.

On constate néanmoins qu’il ne fait pas l’unanimité en toutes circonstances. Ce qui fait la force de MS Project constitue aussi ses faiblesses, pour les autres projets : rigidité, complexité, nécessité d’être formé à l’outil et à la méthode… pour ne citer que les principaux écueils.

Les limites de Microsoft Project : exemples de projets

Il faut distinguer les projets extraordinaires à suivre dans MS Project de ceux… moins extraordinaires. Des projets qui peuvent être stratégiques, mais qui sont rarement critiques. Des projets par ailleurs souvent pilotés par des collaborateurs moins centrés sur les outils et les méthodes, comme :

• Un projet marketing,
• Un plan d’action transverse,
• Un projet d’excellence opérationnelle,
• Une initiative de croissance,
• Un chantier de transformation,
• Une initiative stratégique.

Pour ces projets, les équipes sont plus autonomes, et la dépendance entre les livrables est moins élevée. Le micro-management induit par Microsoft Project n’est pas utile. Pour ces équipes souvent éparpillées dans plusieurs services et sur plusieurs sites, les enjeux de gestion de projet sont plutôt :

• La transparence sur l’état d’avancement des principaux livrables,
• La collaboration effective et efficace entre les collaborateurs impliqués,
• La souplesse et, autant que possible, la convivialité !

MS Project, c’est d’abord et avant tout un outil de planification. Et limiter la gestion de projet à la planification, c’est évidemment réducteur. Quid de la gestion des demandes, de la priorisation des projets, de la capacité à gérer avec une égale efficacité des actions simples, des chantiers ou des projets, et surtout, du besoin primordial d’obtenir des rapports d’avancement sans effort ?

C’est en priorité pour les projets à fort besoin de collaboration que choisir une solution alternative à MS Project s’impose. Pour aller plus loin et mettre votre entreprise en mouvement, n’hésitez pas à télécharger notre guide :

L’alternative vers Microsoft Excel n’est pas plus indiquée

Microsoft Excel est la première alternative à Microsoft Project. La plus commune, en tout cas. Et pourtant, les créateurs d’Excel n’ont jamais imaginé qu’on se servirait un jour de leur tableur pour gérer des projets. Parce qu’Excel n’est tout simplement pas un outil de gestion de projet. Et encore moins un outil d’animation, de collaboration, et de pilotage.

Excel et le suivi de projets

Microsoft Excel est un tableur accessible à tous et déployé quasi systématiquement sur les postes de travail en entreprise. Outil bien connu, très puissant, il permet notamment de :

• Synthétiser des données dans des tableaux croisés dynamiques,
• Représenter graphiquement des données,
• Formuler, bien sûr, des opérations de calculs,
• Et accessoirement, programmer des traitements sur les données à l’aide des macros.

Le point commun de toutes ces fonctionnalités ? Le traitement et l’analyse de données. Excel reste avant tout un tableur qui permet de manipuler des chiffres.

Bien sûr, on peut se servir d’Excel comme d’une base de données pour archiver, par exemple, toutes les actions menées dans le cadre d’un plan d’amélioration continue. Mais attention aux mirages. Un tableur Excel, c’est un peu comme une photographie prise à un instant T. Or, la gestion de projet, ce sont avant tout des collaborateurs en mouvement… qu’il ne faut pas figer.

Appliqué à la gestion de projet, Excel contraint à résumer des données dans des cellules, rendant l’information peu lisible. Et l’exercice de consolidation (sans parler d’analyse) du millefeuille de projets est encore plus acrobatique.

Excel n’est pas un MS Project plus collaboratif

Des données figées - parce que c’est l’ADN de l’outil - voilà le premier frein. Et dès qu’il s’agit de projets collaboratifs, Excel ne peut plus du tout servir d’alternative à MS Project.

Ce n’est pas simple de travailler à plusieurs, en mode projet (donc en même temps) sur le même fichier Excel. L’absence de contrôle sur des données entrées à plusieurs mains fait peser un doute constant de fiabilité. Et ces données, parce qu’elles ne sont pas forcément mises à jour par les différentes parties prenantes au projet, sont vite dépassées.

Une confiance excessive dans les tableurs peut être nuisible à la bonne gestion collective des projets. La loi de Maslow (également connue sous les termes loi de l’instrument, loi du marteau ou Marteau d’or) est un biais de jugement qui consiste à privilégier les outils qu’on maîtrise et qu’on a sous la main, même s’ils ne sont pas adaptés à la situation. Microsoft Excel appliqué à la gestion des plans d’action est une formidable illustration de la loi de l’instrument.

Pour des chefs de projets qui pilotent plusieurs projets, avec des données réparties dans plusieurs fichiers, Excel, c’est vite l’imbroglio. Entre perte de temps, d’énergie et erreurs de données, la lassitude gagne l’ensemble des équipes, peu motivées par tout ce travail « non productif » de mise à jour de fichiers. Des mises à jour pourtant indispensables en termes de pilotage pour voir avancer les projets et réguler l’ensemble des initiatives lancées.

Vers quelles autres solutions de gestion de projet se tourner ?

L’alternative à MS Project ou Excel doit avant tout être collaborative et participative

Pour solutionner le problème, il faut généralement commencer par clarifier le vocabulaire. 90% des « projets » gérés par les métiers ne sont pas des projets complexes et critiques. De plus en plus d’organisations parlent d’ailleurs plutôt d’initiatives.

Une initiative peut désigner, selon le contexte, une action simple, un chantier, un plan d’action, un projet. Face à cette somme d’initiatives, les Microsoft Project et autres outils équivalents du marché ne peuvent répondre aux attentes. Les métiers demandent une solution unique qui permet de gérer à la fois des plans d’action, des chantiers et des projets « simples ». Ils espèrent aussi une solution ergonomique et intuitive… qui parle leur langue.

Or, l’engagement et la responsabilisation des collaborateurs sont des leviers de performance essentiels en matière de gestion de projet. C’est pour eux que nous avons développé la solution IDhall, pour piloter des dizaines, centaines ou milliers d’initiatives au sein d’organisations de toutes tailles. Une solution qui parle aux métiers, qui s’adapte en fonction de la maturité des équipes en gestion de projet, qui s’adapte à leurs besoins en termes d’animation et de pilotage. Une solution que nos clients choisissent bien souvent en complément de leur outil de gestion de projet existant.

Cet article publié initialement le 20 février 2018 a été mis à jour le 24 octobre 2022.