Gestion de projet :
est-on condamné à utiliser Microsoft Project et Excel ?

20 févr. 2018

1984… Outre le célèbre roman de George Orwell et sa vision alternative, c’est aussi l’année du lancement de Microsoft Project, l’outil de gestion de projet utilisé par « plus de 20 millions de chefs de projets » selon Wikipedia. Microsoft Excel suivra de près, puisque c’est en 1985 que sort sous Apple Macintosh la première version de ce tableur multifacettes.

Deux outils performants qui se sont très vite généralisés dans les entreprises pour prendre en charge de nombreuses tâches. Deux outils pour lesquels peu d’alternatives ont réellement fonctionné sauf peut-être jusqu’à récemment ? Car si vous souhaitez embarquer les collaborateurs métiers dans une démarche de gestion de projet collaborative, il est temps de tirer un trait sur les habitudes du passé. La collaboration, c’est un tout autre monde…

Prenez des notes : voici les (bons) arguments pour aider à convaincre en interne qu’il est temps de proposer une alternative à MS Project ou Excel en matière de gestion de projet collaborative ou d’innovation participative.

Microsoft Project : pourquoi faut-il trouver une alternative ?

Microsoft Project est le standard pour gérer des projets de toutes tailles. La possibilité de chainer les dépendances fonctionne bien et facilite la planification des tâches et des ressources. Adapté également pour le suivi des jalons à un haut niveau, tout en affectant des ressources à certaines tâches spécifiques. Convient bien à un modèle de développement « Waterfall ». — John Orate, senior manager and IT professional at Schneider Electric*

*Propos extraits de l’enquête menée par G2 Crowd, en 2015, étude menée auprès de 600 professionnels pour mieux connaitre leur utilisation de logiciel de gestion de projet et leur satisfaction quant à ces outils.

Oui mais voilà : si MS Project est adapté aux modèles de gestion de projets « en cascade » comme « Waterfall », très utilisé en développement logiciel et qui se base sur un cycle linéaire et séquentiel, l’outil révèle très vite ses limites dès que l’on a besoin de flexibilité dans la gestion de projet.

MS Project : un logiciel pour quels types de projets ?

MS Project est né avant tout d’un besoin interne chez Microsoft d’organiser leurs propres projets. L’outil était tellement puissant pour planifier les projets, leur attribuer des ressources et définir un coût pour chacune d’entre elles, qu’il a très vite été commercialisé auprès des entreprises… On peut dire sans trop de risques que MS Project est utilisé aujourd’hui par près de 90% des chefs de projets et des responsables de planification. Et s’il fait des merveilles dans certaines situations, on constate néanmoins qu’il ne fait pas l’unanimité en toutes circonstances…

En effet, MS Project est parfaitement adapté pour des projets de très grande envergure, longs et complexes, comme les projets d’ouvrage (construction d’un pont, d’une usine…), l’organisation d’un évènement de grande ampleur, le développement d’un logiciel, l’ingénierie industrielle, etc. Dans ce cadre, les équipes sont rassemblées pour mener un projet dont les tâches sont très fortement dépendantes les unes des autres et où le niveau de contrôle est total. On en revient à notre modèle « Waterfall ».

Il s’agit bien là d’une vraie limite de l’outil MS Project pour des projets un peu différents et notamment ceux qui sont soit plus petits soit avant tout transverses et collaboratifs. Des projets auxquels les collaborateurs ne sont pas toujours exclusivement affectés et qui rencontrent inévitablement du chevauchement, des étapes itératives, des ajustements et donc qui nécessitent beaucoup de communication. Ces projets-là vont demander un peu moins de rigidité, un peu plus d’agilité et beaucoup de collaboration !

Anticiper les limites de MS Project permet de faire les bons choix

Pour cela, il faut savoir distinguer ces projets extraordinaires à suivre dans MS Project de ceux plus collaboratifs. Les critères à prendre en compte sont :

  • La taille de l’équipe,
  • La localisation des membres de l’équipe (un même bureau ou répartis dans plusieurs services/sites),
  • Le niveau de dépendance entre les membres de l’équipe : besoin de collaboration versus équipe autonome,
  • Le niveau de dépendance entre les tâches,
  • Le niveau de souplesse / contrôle souhaité.

En effet, pour des projets à fort besoin de collaboration, dont les équipes sont éparpillées dans plusieurs services ou sur plusieurs sites et dont le niveau de dépendance des tâches est raisonnable : une alternative à MS Project est indispensable.

N’oublions pas que MS Project est avant tout un outil de planification. Et limiter la gestion de projet à la planification est un peu réducteur. Quid des aléas du projet, les incidents et leur résolution, le suivi des différentes ressources quand elles ne sont pas à 100% dédiées à un projet, la capitalisation sur les solutions trouvées, la communication auprès de toutes les parties prenantes du projet, en amont et en aval ? L’enjeu n’est pas de gérer la planification des tâches du projet mais bien son cycle de vie complet.

Dès que les projets demandent souplesse, collaboration et convivialité, l’alternative à MS Project est indispensable. Malheureusement, les entreprises sont très vite tentées de se reporter sur un autre outil, déjà déployé et connu de tous : Microsoft Excel. Mais attention aux mirages !

L’alternative vers Microsoft Excel n’est pas plus indiquée…

Effectivement, tout le monde utilise déjà Microsoft Excel et c’est bien souvent la première alternative spontanée à Microsoft Project. Et pourtant, qui aurait pensé se servir d’un tableur pour gérer un projet ? Parce qu’Excel n’est pas à proprement parler un outil de gestion de projet… et s’avère même moins collaboratif que MS Project.

Excel reste avant tout un tableur qui permet de manipuler des chiffres

Microsoft Excel est un tableur accessible à tous et déployé quasi systématiquement sur les postes de travail en entreprise ; outil très puissant, il permet notamment de :

  • Formuler des opérations de calculs,
  • Représenter graphiquement des données,
  • Synthétiser des données dans des tableaux croisés dynamiques,
  • Et accessoirement programmer des traitements sur les données à l’aide des macros.

Le point commun de tout cela : le traitement et l’analyse de données.

Bien sûr, on peut faire des choses beaucoup plus simples comme s’en servir comme base de données pour archiver par exemple toutes les actions menées dans le cadre d’un plan d’actions. Mais le tableur Excel, c’est un peu comme une photographie prise à un instant T. Or la gestion de projet, ce sont avant tout des collaborateurs en mouvement… qu’il ne faut pas figer.

Excel n’est pas la bonne alternative à MS Project pour le collaboratif !

Deux freins majeurs font que Microsoft Excel ne peut pas être une alternative à MS Project :

  • Son ADN : comme on l’a vu, le tableur fige les données : les dates de réunion, les ressources utilisées, les deadlines, les intervenants, les problèmes à résoudre, les révisions du projet à la lumière d’une nouvelle opportunité sont traitées comme des valeurs de cellules et pas comme des informations collaboratives ayant des implications sur de vraies personnes.
  • La mobilité et l’accessibilité : même si Microsoft Excel est accessible sur mobile et tablette depuis 2014, ce n’est pas un outil très « mobile friendly » par essence. Et il faudra toujours avoir accès à un ordinateur sur lequel le logiciel est installé pour pouvoir l’utiliser efficacement.

Dès qu’il s’agit de projets requérant du collaboratif, Excel n’est donc pas plus adapté que MS Project. On imagine vite l’imbroglio pour les chefs de projets qui pilotent plusieurs projets dont les données sont réparties dans un ou plusieurs fichiers, pas forcément mis à jour par chacun des acteurs du projet qui y participent, etc.

Entre perte de temps, d’énergie et erreurs de données, la lassitude gagne vite les équipes, naturellement peu motivées par tout ce travail de mise à jour de fichiers « non productif » mais pourtant nécessaire. Dans les faits, les projets prennent bien souvent du retard … voire n’aboutissent pas toujours !

L’alternative à MS Project doit avant tout être collaborative

Tout est dit. La problématique majeure du pilotage de projets se situe moins sur la phase de planification que sur l’animation et la bonne communication : en amont, pour convaincre, et durant tout leur cycle de vie, pour emmener le projet jusqu’à l’atteinte des objectifs.

Comment forge-t-on l’efficacité d’un outil de gestion de projet ? François Debois, spécialiste et formateur certifié en PMP (Project Management Professional) répond qu’il existe 3 facteurs clés :

1 La qualité intrinsèque de l’outil

Via les fonctionnalités offertes : planification, monitoring, reporting, vue d’ensemble, maitrise du temps passé / des coûts, partage d’information, ergonomie et convivialité, mobilité…

2 La pertinence de l’outil par rapport aux besoins du projet, de l’entreprise

L’outil le plus puissant du monde n’est pas le plus adapté à tous les projets ! Il est essentiel de choisir l’outil adapté à son entreprise, à ses équipes, aux types de projets.

3 L’appropriation par l’équipe projet

Un outil complètement intégré par les membres des équipes projet est une des clés de la réussite. Un outil riche en fonctionnalités et pertinent par rapport au projet, mais utilisé par une seule personne ne donnera clairement pas les résultats escomptés.

Aujourd’hui, les projets souffrent moins de problèmes de planification que de communication. L’alternative à Microsoft Project doit donc permettre d’avoir une vision d’ensemble et intégrer pleinement la dimension collaborative.

D’ailleurs, pour aller plus loin sur la gestion de portefeuilles de projets collaboratifs et mettre votre entreprise en mouvement, n’hésitez pas à télécharger notre guide :