Gestion de projet ou gestion de portefeuilles de projets :
quelles différences ?

2 déc. 2019

Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre organisation et que vous travailliez sous une pluie constante de météorites ou pas, vous avez sans doute autant entendu parler de gestion de projet que de gestion des portefeuilles de projets ou « PPM » (Project Portfolio Management) sans que la distinction soit forcément très claire. D’ailleurs, l’imaginaire collectif nous pousserait parfois à croire qu’il s’agit de la même chose… Pas tout à fait en réalité. Si l’un a pour objectif de mener à bien un unique projet, l’autre permet de fédérer toutes les énergies autour d’une démarche rationnalisée afin de mener l’ensemble des projets à bien et donc de réussir une transformation plus globale.

Gestion de projet vs gestion de portefeuilles de projets

Pour qu’une entreprise réussisse et se développe, une bonne stratégie est certes essentielle, mais il faut surtout la faire converger avec l’opérationnel du quotidien. C’est seulement à cette condition que tout devient possible. Pour cela, la gestion de projet et la gestion des portefeuilles de projets sont les deux faces d’une même pièce. Découvrons-les en détails.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

En entreprise, beaucoup semblent familiarisés avec la notion de gestion de projet tant elle fait désormais partie de leur quotidien. Mais pour bien comprendre son lien avec la dimension plus large du « PPM », commençons par en donner une définition claire.

La gestion de projet consiste à organiser une série de tâches conformément à une méthodologie définie dans le but d’accomplir un objectif spécifique, et ce, dans un temps imparti. Elle est ainsi menée par un directeur de projet ou chef de projet, qui en gère souvent plusieurs en parallèle et dont les principales missions sont les suivantes :

  • Poser clairement les objectifs et délais du projet,
  • Assigner les tâches et les responsabilités aux équipes,
  • Planifier, monitorer et mettre à jour les jalons et principales échéances (« deadlines »),
  • Vérifier régulièrement les avancées du projet, au regard du planning, des ressources, du budget, des contraintes et des risques,
  • Animer les équipes et coordonner les énergies pour mener le projet à son terme avec succès.

Véritable chef d’orchestre, le chef de projet doit de ce fait posséder à la fois des compétences techniques, managériales et sociales mais son champ d’action, voire de vision, reste souvent cantonné aux facteurs qui ont une incidence directe sur le bon déroulement du ou des projet(s) qu’il gère. Le reste est écarté. La gestion de projet correspond donc à un périmètre restreint et bien précis.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets ?

La gestion de portefeuilles de projets consiste quant à elle à organiser et mener à bien tous les projets d’une organisation afin de réaliser les objectifs stratégiques définis au plus haut niveau de l’entreprise. C’est l’échelle la plus élevée du pilotage des projets dont la portée est tout autre.

La création d’un « PMO » (Project Management Office), c’est-à-dire littéralement un bureau de gestion des projets, devient alors nécessaire. Il s’agit d’une entité permanente au sein de l’organisation qui se focalise sur le pilotage des ressources, la communication à tous les niveaux et la coordination entre tous les projets. Une de ses missions les plus courantes consiste bien entendu à arbitrer les problèmes de planification et la résolution de conflits de disponibilité des ressources.

La gestion des portefeuilles de projets permet donc de mieux hiérarchiser les projets, de les planifier et de leur affecter les ressources nécessaires (équipes, temps, moyens) de manière globale.

Si la gestion de projet se concentre sur la méthodologie et l’exécution opérationnelle au quotidien, celle des portefeuilles relève quant à elle d’une dimension de pilotage plus globale et tenant compte de la situation de l’entreprise dans son ensemble pour prendre les bonnes décisions et éviter aux collaborateurs des surcharges excessives de travail. Elle s’assure ainsi de mettre les énergies en mouvement et de les faire avancer dans la même direction et vers un même objectif… à condition bien sûr que le PMO dispose des bons outils collaboratifs.

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Piloter vos portefeuilles de projets : l’art et la manière

Le parallèle avec le « Program Management »

Certaines entreprises mettent aussi en place une « gestion de programmes », l’intermédiaire s’il en est entre la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets. Un programme est en effet un groupe de projets connexes qui s’inscrivent ensemble dans le même objectif stratégique pour l’entreprise. Le « Program Management » est ainsi axé sur le succès du programme dans son ensemble, par opposition aux succès individuels de chaque projet.

Le bureau de gestion de projet est ainsi consulté régulièrement et les responsables de programme s’assurent que les projets sont bien exécutés par ordre de priorité et d’importance. Ils coordonnent leurs actions afin d’identifier les risques, les problèmes et les dépendances, et trouvent les solutions permettant d’atteindre l'objectif souhaité et de maintenir le programme sur les rails.

En revanche, quels que soient le découpage et l’assemblage des projets au sein des programmes, la priorité est de réunir des équipes de différents horizons disposant des compétences adéquates pour œuvrer ensemble à la réussite des projets. L’enjeu reste donc le même que pour la gestion des portefeuilles de projets : l’arbitrage entre les différents sous-projets selon la disponibilité des équipes et la vision d’ensemble de l’avancement.

Piloter autrement qu’avec Microsoft Project

Malheureusement, lorsque l’on souhaite outiller la démarche, la première réponse que l’on entend est souvent MS Project, l’outil par excellence en gestion de projet. Or, comme nous l’avions évoqué dans notre article Gestion de projet : est-on condamné à utiliser Microsoft Project ou y a-t’il des alternatives ?, cet outil est parfaitement adapté à la planification d’un projet long et complexe mais atteint très vite ses limites quand il s’agit de projets transverses et collaboratifs, et encore plus lorsque l’on désire piloter globalement un portefeuille de projets : dans ce cas, il est loin d’apporter la flexibilité nécessaire. Pour piloter avec succès un ensemble de projets, on ne peut se contenter aujourd’hui d’une simple visualisation de planning et d’un diagramme de Gantt, seule une vue d’ensemble des ressources et projets en cours avec leur degré d’importance dans les programmes de l’entreprise permet de procéder aux arbitrages les plus fins.

Gestion de portefeuilles de projets : ce qui a changé ces dix dernières années

Aujourd’hui, les entreprises n’ont plus à piloter un programme stratégique mais, en parallèle, une multitude de programmes de transformation, d’innovation et d’excellence opérationnelle au service de leur compétitivité. Chaque direction pilote aujourd’hui son propre portefeuille : projets stratégiques, transformation digitale, excellence opérationnelle, innovation, expérience client, Robotic Process Automation, etc.

Pour garder le cap et assurer la cohérence entre les différents portefeuilles de projets, il est désormais impératif de sortir des silos et d’inscrire tous ces programmes dans une seule et même plateforme collaborative afin :

  • D’avoir une vision globale, structurée et organisée de l’ensemble des projets,
  • De garantir la transparence des sujets et d’offrir une visibilité en un clic sur l’avancement des projets,
  • De prioriser les projets non pas au sein d’un programme mais sur l’ensemble des programmes,
  • D’engager et responsabiliser l’ensemble des acteurs pour que ces programmes soient l’affaire de tous et non pas de quelques chefs de projet et responsables de portefeuille,
  • De dédoublonner les projets.

Trop complexes, les outils ne permettent pas l’adhésion du plus grand nombre. Trop simples, ils n’offrent pas le niveau de structuration et de pilotage requis. Spécialisés, ils enferment le responsable de portefeuille dans sa tour d’ivoire. Et le recours à des feuilles de calcul dans vos tableurs (MS Excel, Smartsheet) vous impose de consacrer plus de temps à la pêche aux informations qu’à l’avancement des projets.

En gestion de portefeuilles de projets, point de salut sans une plateforme PPM collaborative adaptée :

  • Une application qui permet de garder l’essentiel des logiciels de gestion de projet, tout en écartant leur complexité ;
  • Un outil simple et accessible à tous pour que chacun puisse mettre à jour, en toute autonomie, l’avancement de ses tâches ;
  • Une solution qui regroupe l’ensemble des projets en cours, centralisant ainsi toutes les ressources, condition sine qua non pour arbitrer et prioriser.

Bref, un outil de pilotage efficace et sans fioriture, qui permet de prendre simplement les bonnes décisions.

Mais avant de vous pencher sur le choix du logiciel, il est essentiel de commencer par diffuser ces bonnes pratiques et, pour cela, vous pouvez vous appuyer sur notre avis d’expert :