Pas de transformation digitale sans une bonne gestion de portefeuilles de projets

5 avr. 2018

Le saviez-vous ?

  • 29% des projets réussissent (objectifs, coûts et délais atteints…) ;
  • 52% des projets sont challengés (retards, dépassement de budget, projets incomplets…) ;
  • 19% des projets sont purement et simplement abandonnés !

Source : rapport CHAOS 2015 du Standish Group, au sujet de la gestion de projet en développement logiciel.

Et avec la transformation digitale susceptible de transformer l’entreprise en profondeur, la tendance n’évolue pas forcément dans la bonne direction ! La multiplication et la transversalité des projets sont devenues telles qu’il est de plus en plus difficile de les mener à leur terme dans les meilleures conditions possibles.

Le véritable enjeu de la gestion de projets, et d’autant plus de la gestion de portefeuilles de projets, c’est bien l’atteinte des objectifs dans le respect des délais et des coûts prévus.

Alors avant de lancer les équipes à la course aux nouvelles technologies et multiplier les projets de « transformation numérique » à tous les étages, prenons un peu de recul…

La transformation digitale : nouveau buzzword ?

Qu’est-ce donc que cette « transformation digitale / numérique » qui fait fureur ? Et pourquoi est-elle devenue une priorité stratégique au sein des organisations ?

Tendance de fond vs. effet de mode ?

Il y a quelques années, la tendance était au développement durable. Tout devait être développement durable au sein de l’entreprise : l’acquisition de la moindre fourniture, les modes de production, le tri des déchets, les conditions de travail des salariés, etc… Jusqu’à devenir un terme galvaudé et une stratégie marketing parfois vide de sens, mais qui avait le mérite de suivre la tendance.

Alors, en va-t-il de même au sujet de la transformation digitale ? Est-ce le nouveau buzzword à la mode ? Mode qui passera et laissera place à une nouvelle préoccupation ? Bien sûr que non !

La transformation numérique n’est pas une tendance éphémère mais bien une nécessité. C’est malheureusement sa mise en œuvre et la gestion des projets qui en découlent, parfois chaotiques et souvent « tout feu tout flamme », qui entachent à tort son succès ! Car si les entreprises actuelles ne prennent pas le virage numérique, c’est leur pérennité qui est en danger : il est donc essentiel que les organisations opèrent cette transformation grâce à la mise en œuvre de projets innovants.

Piloter la transformation digitale

La transformation digitale consiste à intégrer les nouvelles technologies numériques dans l’ensemble de ses activités. Et on ne parle pas uniquement de l’utilisation des emails ou même des tablettes, il s’agit désormais de repenser sa façon de faire du business, son mode de fonctionnement au regard d’internet et des nouveaux outils à disposition : mobilité, internet des objets (IoT pour Internet of Things), temps réel, collaboratif, etc. Cette révolution digitale est aussi une révolution culturelle au sein de l’entreprise.

Pas si simple alors de savoir quels axes privilégier et quels projets prioriser

Les directions générales, parfois prises de court, chargent les différents services de trouver et mener les projets de « transformation numérique », sans forcément prévoir la concertation et la mutualisation appropriées qui garantiraient la bonne vue d’ensemble de cette transformation. Le constat aujourd’hui c’est que bon nombre de projets voient le jour (sans pour autant être menés à bien), parfois en doublons, avec une gestion des ressources et des coûts plutôt opportunistes, pour un résultat trop souvent mitigé voire décourageant et frustrant pour les équipes. Alors, comment peut-on y remédier ?

La gestion de portefeuilles de projets au secours de la transformation digitale

Le changement, quel qu’il soit, se pilote. Plutôt que de laisser chaque service mener ses propres projets, c’est bien grâce à un pilotage centralisé des portefeuilles de projets que la transformation digitale pourra voir le jour

Trop d’autonomie ou pas assez ?

Tout d’abord, la transformation digitale attire les convoitises : des consultants et sociétés de services vont vendre un peu tout et à n’importe quelle sauce pour faire entrer un peu de numérique dans votre entreprise. Dans le cas d’une démarche dans laquelle la DSI n’est pas sollicitée laissant beaucoup d’autonomie aux équipes, c’est « open bar » ! Vous risquez de vous retrouver à la fin de l’année avec 3 applications mobiles pour vos clients et autant de logiciels ou fichiers Excel qu’il y a de portefeuilles de projets à gérer ! A l’inverse, dans le cas d’une supervision et d’une validation obligatoire par la DSI, les projets risquent d’être mort-nés : « trop de… », « manque de… », « risque de… ». Aucun projet n’aboutira sauf s’il émane de la DSI elle-même.

Et le cahier « décharge » ?

En théorie, le cahier des charges est un document de communication important, qui explique les objectifs à atteindre, les besoins et attentes, les rôles et les obligations de chacun. Et qui permet au final de valider la livraison du produit ou du service attendu. C’est la théorie.

Dans la pratique, ce sont des documents généralement rébarbatifs, peu lisibles servant trop souvent à chacune des parties à se déresponsabiliser. D’autant plus dans le cadre de la transformation digitale où les projets avancent de manière itérative et pour lesquels les cahiers des charges sont souvent obsolètes en quelques semaines. En effet, les bonnes questions sont rarement posées avant que les projets ne soient commencés, et les freins et risques rarement détectés avant qu’ils n’apparaissent.

L’effet tunnel

« Alors comment se passe le projet ? Ça avance… ». Réponse vague mais malheureusement courante dans les entreprises ; alors que pour réussir, il est important de s’assurer que le projet sera prêt en temps et en heure. Pour cela, avoir une visibilité précise des tâches accomplies et restantes à faire dans le portefeuille de projets est essentiel.

Résultat : soit les projets sont bridés et la transformation digitale peine à voir le jour, soit trop de projets sont lancés sans concertation et l’on arrive inévitablement à un imbroglio total après quelques mois. Pour éviter ces écueils, une seule réponse : gérer les portefeuilles projets !

Réussir sa gestion de portefeuilles de projets

Les projets de transformation digitale ont la plupart du temps des interactions les uns avec les autres : ils partagent un objectif commun, mais aussi des ressources issues de différents services. La gestion de portefeuilles de projets va donc servir à :

  • Améliorer la sélection des projets à lancer (alignés sur les objectifs de l’entreprise),
  • Faciliter la priorisation des projets (ceux au meilleur ROI),
  • Faciliter les arbitrages entre projets (report ou arrêt de certains projets),
  • Optimiser l’utilisation des ressources affectées aux projets,
  • Améliorer le taux de réussite (grâce à la gestion d’ensemble des ressources et du budget).

Gérer les portefeuilles de projets est avant tout une question de gouvernance et de transparence. A partir du tableau de bord de suivi des projets et des indicateurs choisis, on obtient une vue d’ensemble des actions en cours dans l’entreprise, ce qui permet alors de prendre des (bonnes) décisions d’une part, mais aussi de communiquer auprès de toutes les personnes concernées, de près ou de loin. Gérer les portefeuilles de projets c’est aussi diriger l’énergie et les forces vives de l’entreprise vers l’atteinte de l’objectif stratégique commun : la transformation digitale.

Gestion de portefeuilles de projets et transformation digitale : quels objectifs ?

Piloter la gestion de portefeuilles de projets doit permettre d’augmenter la réussite comme le ROI des projets. Mener avec succès la transformation digitale tant souhaitée, c’est pousser l’entreprise au changement, la tirer vers le haut et la faire évoluer. Cependant, aucun changement ne se fera sans la bonne volonté de toutes les parties prenantes de la structure. Il faut réussir à convaincre et enthousiasmer les équipes.

Pour cela, avoir une réflexion globale et se doter des bons outils de pilotage de projets sont 2 facteurs clés de succès !

La direction doit insuffler une « culture projet », accompagner au changement et former les équipes qui, à leur tour, mettront en place des méthodes claires et efficaces pour gérer les projets. Se doter d’une plateforme collaborative pour gérer les projets est également indispensable pour y voir plus clair et faciliter l’avancement des tâches comme du reporting nécessaire. En effet, les outils digitaux actuels offrent de belles perspectives d’efficacité sous réserve qu’ils soient bien choisis ! Et quoi de mieux pour réussir sa transformation digitale que d’utiliser une plateforme innovante privilégiant le travail collaboratif ?

Pour aller plus loin sur la gestion de portefeuilles de projets collaboratifs et mettre votre entreprise en mouvement, n’hésitez pas à télécharger notre guide :