Plateforme d’idéation collaborative :
bye bye la boite à idées !

16 mars 2018

Entreprise X, Comité exécutif par une météo bien grise… Paul, directeur général, pose la question à l’ensemble des managers présents : « on est en train de perdre des parts de marché : nous avons besoin d’innover, de proposer de nouveaux produits et d’explorer de nouveaux débouchés. Des idées ? ».

Un silence lourd tombe dans la salle de réunion. Les managers se regardent du coin de l’œil, en attendant que le plus courageux - ou le plus téméraire - prennent la parole. Cécile, responsable qualité, s’éclaircit la voix et évoque - timidement - qu’elle a entendu parler d’innovation participative lors du dernier salon auquel elle a participé. Pierre, le DSI, lance sarcastique : « Ah oui, on devrait aller vérifier la boite à idées dans l’entrée ! ». Les rires fusent.

Cela vous dit quelque chose cette boite rectangulaire qui prend la poussière ? Celle qui est présente depuis toujours sur un comptoir à l’entrée ou dans la salle de pause. Non, évidemment car plus personne ne la remarque depuis longtemps.

La boite à idées, cette fausse bonne idée.

La boite à idées digitale : un reliquat inadéquat

A la base, la boite à idées était… une vraie bonne idée. Sous sa forme archaïque, il s’agissait réellement d’une boite dans laquelle les collaborateurs glissaient un petit bout de papier, de façon anonyme ou non, pour partager leurs idées d’amélioration sur le développement ou le fonctionnement de l’entreprise.

Cette boite à idées répondait ainsi aux besoins d’innovation et d’amélioration continue grâce à l’apport des collaborateurs, un véritable vivier de bonnes idées.

Bien sûr, les outils numériques d’aujourd’hui permettent d’aller un peu plus loin. On entend parler de « boite à idées 2.0 », « boite à idées numérique » ou encore « boite à idée digitale ». Mais est-ce que le mode de fonctionnement qui se cache derrière a évolué pour autant ?

Les inconvénients de la boite à idées, même digitale

Il est désormais possible de déposer des idées via son ordinateur, sa tablette ou même son smartphone, sur une plateforme en ligne. Mais le problème est moins sur la collecte des idées (encore faut-il que l’innovation soit une véritable culture d’entreprise), que sur le traitement : à quelle fréquence sont relevées les idées et par qui ? Qui valide les idées ? Sur quels critères ? Les collaborateurs créatifs et volontaires sont-ils tenus informés de la suite ? Est-ce qu’ils sont mobilisés pour la mise en œuvre ?

C’est tout l’enjeu du recueil d’idées des salariés car l’innovation participative, ça se pilote !

Or, la boite à idées n’est pas un outil pour piloter, animer et concrétiser ; elle a trop de défauts qui ne permettent pas à l’esprit collaboratif de s’épanouir :

  • Manque de transparence : sur le cadre du dépôt des idées (fréquence de relève des idées déposées, critères de validation ou de rejet, personnes en charge, etc.).
  • Manque de collaboration : le système est fait pour qu’une personne dépose son idée quand elle le souhaite mais la collaboration autour de l’idée (avis, amélioration) n’est pas possible.
  • Délais aléatoires et parfois longs entre le dépôt, la validation, la concrétisation et la communication.
  • « Hypocrisie » : on met à disposition un outil d’écoute des avis des collaborateurs mais, au final, ils pourraient ne pas se sentir écoutés puisque les feedbacks sur leur participation sont souvent inexistants.
  • Sous-exploitation des idées selon la personne en charge de l’analyse (ont-elles la compétence / la technicité nécessaires sur toutes les idées à étudier afin de distinguer les bonnes opportunités ?).
  • Décalage entre les idées et les besoins immédiats ou les axes stratégiques de la direction générale ; les idées sont déposées en fonction des envies des collaborateurs et pas selon les pistes que l’entreprise souhaite développer.
La seule alternative à cette fameuse boite à idées est la plateforme d’idéation

La plateforme d’idéation est la solution par excellence pour l’innovation collaborative et seule garante d’un traitement systématique des idées en toute transparence, d’un enrichissement et d’une amélioration par la participation possible de tous, et surtout de l’aboutissement des idées jusqu’à leur mise en œuvre concrète.

Plateforme d’idéation collaborative : aller plus loin

Une plateforme d’idéation va en effet plus loin que la boite à idées : elle permet de collecter, traiter et analyser les idées, mais aussi de décider de façon pertinente, piloter les actions à mettre en œuvre, communiquer et valoriser les idées auprès des collaborateurs. Bref, d’accompagner le cycle de vie complet d’une idée, de sa naissance à sa réalisation.

Qu’est-ce qu’une plateforme d’idéation ?

La plateforme d’idéation est, comme son nom l’indique, une plateforme en ligne, disponible en mode Saas (Software as a Service), mise à disposition des collaborateurs de l’entreprise (voire parfois ouverte à l’extérieur aux clients, partenaires, etc.) qui doit permettre de collecter, évaluer et piloter les idées, dans le cadre d’une démarche d’innovation participative, de challenges ou appels à idées.

Elle intègre donc un véritable logiciel de gestion de l’innovation, indispensable pour l’entreprise qui va pouvoir y adosser sa démarche collaborative, sous réserve que la plateforme puisse en gérer les processus essentiels :

  • Collecter les idées : permettre la contribution de chaque utilisateur, qu’il s’agisse de proposer une idée, de voter ou d’apporter son expertise pour améliorer une idée déjà déposée.
  • Traiter et évaluer les idées : envoyer l’idée à la bonne personne pour l’approbation, lui fournir des indicateurs qui l’aident dans sa prise de décision.
  • Piloter la réalisation des idées : suivre l’avancement des projets en temps réel, collaborer sur les actions à mener, contrôler les performances (délais, progression, freins, coûts, etc.).
  • Mesurer les effets de la mise en œuvre des idées pour en tenir compte et communiquer auprès des collaborateurs impliqués.
  • Archiver pour retrouver ultérieurement les idées proposées qui pourraient être intéressantes à développer plus tard.
  • Motiver les collaborateurs grâce à un système de reconnaissance (notes, badges…) et communiquer auprès de tous des initiatives et pratiques remarquables.

La plateforme d’idéation et les secrets de l’entreprise innovante

Attention toutefois car la plateforme d’idéation n’apportera une réponse pratique et technique qu’à une politique d’innovation bien réfléchie et bien organisée dans l’entreprise. Cette plateforme ne peut être efficace sans une gouvernance clairement définie, seule garante de l’adhésion des collaborateurs dont le rôle sera essentiel pour constituer un vivier d’idées.

Le secret pour devenir une entreprise innovante réside donc dans la capacité à se transformer et à embarquer les collaborateurs dans une véritable culture de l’innovation. La créativité doit faire partie intégrante de l’ADN de l’entreprise : il faut la stimuler, gérer les connaissances et anticiper la conduite de changement nécessaire.

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