

Le travail en équipe est désormais la norme pour le bon fonctionnement de chaque entreprise. Les projets sont de plus en plus transversaux et le travail collaboratif est désormais un des enjeux majeurs de la gestion de projet. Pourtant, les mêmes écueils perdurent : trop de temps passé en réunions, trop d’échanges de mails, une trop grande charge de travail. Les projets peinent à avancer, les retards sont inévitables et les budgets sont dépassés…
Il est temps d’opérer la transformation digitale de l’entreprise et de doter les collaborateurs d’outils à la hauteur de leur potentiel grâce à une véritable plateforme collaborative d’entreprise.
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui centralise les ressources et les outils dans le but de faciliter la communication et les interactions humaines autour des projets de l'entreprise. Il s’agit d’accéder à l’information, certes, mais aussi et surtout de favoriser la collaboration dans le suivi des projets directement via la plateforme pour :
Le but d’une plateforme collaborative est de permettre aux équipes de mieux travailler ensemble en simplifiant leurs tâches de suivi des projets pour gagner en efficacité. Il s’agit d’une solution innovante pour les entreprises en quête de productivité, d’économie et de bien-être des salariés.
Il existe différents types de plateformes, en fonction de la nature du projet. Certaines solutions s’adapteront à l’ensemble des projets, d’autres nécessiteront une personnalisation. En tout cas, il conviendra de choisir la solution qui réponde à vos principaux objectifs en matière de collaboration :
La plateforme collaborative fait avant tout gagner du temps à vos équipes. En effet, on constate de plus en plus la complexification des processus métiers, la multiplication des projets, des objectifs ainsi que la diversité des outils utilisés par les équipes. Si cette fragmentation peut parfois permettre de retrouver de l’agilité, elle est aussi source de perte d’efficacité et surtout de cohérence globale au niveau du pilotage…
L’utilisation d’une plateforme collaborative offre ainsi à chaque utilisateur la possibilité de travailler dans des conditions idéales en centralisant toutes les informations dont il a besoin en un seul endroit et en simplifiant ses tâches quotidiennes : reporting, mises à jour, envoi ou échange d’informations par email, etc.
Elle apporte ainsi 4 avantages principaux :
Si vous avez déjà expérimenté les difficultés rencontrées par l’utilisation de Microsoft Project ou Excel en gestion de projet, vous comprendrez alors l’avantage de proposer aux collaborateurs des outils plus simples et plus accessibles pour remettre leur énergie sur des tâches réellement créatrices de valeur. Trop d’organisations conduisent encore les équipes à perdre du temps pour aller à la pêche aux informations afin de pouvoir mettre à jour le suivi des projets dans des outils archaïques.
La communication liée aux projets concerne aussi bien les informations que les managers souhaitent partager (objectifs, directives, planning, avancement…), que celles dont les collaborateurs ont besoin pour accomplir effectivement leurs tâches au quotidien. La centralisation dans une plateforme collaborative permet d’offrir une information contextualisée au bon moment et une juste quantité d’information comme par exemple des notifications sur x projet(s) qui ne s’affichent qu’à la ou les personnes concernée(s).
C’est un sujet qui n’est pas anodin et pourtant sous-exploité dans les entreprises, souvent par manque de temps. Une plateforme collaborative peut au fur et à mesure devenir une véritable base de connaissances interne. Au lieu de « réinventer la poudre » à chaque nouveau projet, les équipes peuvent capitaliser sur l’expérience et l’expertise des précédentes. Cela constitue un sérieux avantage et à nouveau un gain de temps et d’énergie.
Pour les entreprises désireuses de favoriser l’innovation participative, la plateforme collaborative n’est pas seulement un plus, c’est un impératif ! Outre de poser les règles du jeu de l’innovation (les sujets sur lesquels proposer des idées, les méthodes d’analyse et d’arbitrage des idées collectées…), elle permet aux équipes d’enrichir les idées des autres, de suivre leur évolution en initiatives de changement jusqu’à les voir se transformer en projets concrets.
Décloisonner votre organisation et intégrer pleinement la dimension humaine dans vos portefeuilles de projets permet de donner un nouvel élan à vos équipes ! Téléchargez notre ebook sur la gestion de projet collaborative pour savoir comment faire :
Il est utile de rappeler que la première fonction d’une plateforme collaborative est de remplacer tous les outils hétérogènes utilisés afin de faciliter le travail et non pas d’en rajouter. Cette caractéristique est fondamentale et doit rester en ligne de mire au moment de réfléchir au choix d’une solution. Cela permettra de bien définir les fonctionnalités utiles, mais aussi de choisir un outil ergonomique et adapté à ses utilisateurs finaux, gage d’appropriation de la plateforme et de la réussite de son déploiement.
Pour choisir la solution la plus adaptée, les étapes suivantes vous aideront à aligner objectifs et périmètres identifiés pour faire des choix éclairés :
Une fois ces points identifiés, vous serez plus armés pour faire le tri entre les différentes plateformes qui existent et surtout vous assurer des fonctionnalités nécessaires à vos besoins.
Il existe de nombreuses solutions, certaines généralistes et d’autres spécialisées, qui possèdent de fait leurs fonctionnalités propres et adaptées aux objectifs recherchés.
Voici donc les fonctionnalités clés d’une plateforme collaborative, lesquelles peuvent s’adapter à l’ensemble des besoins :