Plateforme collaborative : quels avantages pour l’entreprise ?

Le travail en équipe est désormais la norme pour le bon fonctionnement de chaque entreprise. Les projets sont de plus en plus transversaux et le travail collaboratif est désormais un des enjeux majeurs de la gestion de projet. Pourtant, les mêmes écueils perdurent : trop de temps passé en réunions, trop d’échanges de mails, une trop grande charge de travail. Les projets peinent à avancer, les retards sont inévitables et les budgets sont dépassés…

Il est temps d’opérer la transformation digitale de l’entreprise et de doter les collaborateurs d’outils à la hauteur de leur potentiel grâce à une véritable plateforme collaborative d’entreprise.

Plateforme collaborative : qu’est-ce que c’est ?

Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui centralise les ressources et les outils dans le but de faciliter la communication et les interactions humaines autour des projets de l'entreprise. Il s’agit d’accéder à l’information, certes, mais aussi et surtout de favoriser la collaboration dans le suivi des projets directement via la plateforme pour :

• La mise à jour, le suivi et le pilotage des projets,
• Le partage de documents (tableurs, présentations, fichiers textes…),
• L’échange d'informations et la communication sur les initiatives en cours.

Le but d’une plateforme collaborative est de permettre aux équipes de mieux travailler ensemble en simplifiant leurs tâches de suivi des projets pour gagner en efficacité. Il s’agit d’une solution innovante pour les entreprises en quête de productivité, d’économie et de bien-être des salariés.

Il existe différents types de plateformes, en fonction de la nature du projet. Certaines solutions s’adapteront à l’ensemble des projets, d’autres nécessiteront une personnalisation. En tout cas, il conviendra de choisir la solution qui réponde à vos principaux objectifs en matière de collaboration :

• La gestion de portefeuilles de projets,
• L’amélioration continue,
• Le développement de l’innovation.

Pourquoi mettre en place une plateforme collaborative ?

La plateforme collaborative fait avant tout gagner du temps à vos équipes. En effet, on constate de plus en plus la complexification des processus métiers, la multiplication des projets, des objectifs ainsi que la diversité des outils utilisés par les équipes. Si cette fragmentation peut parfois permettre de retrouver de l’agilité, elle est aussi source de perte d’efficacité et surtout de cohérence globale au niveau du pilotage…

L’utilisation d’une plateforme collaborative offre ainsi à chaque utilisateur la possibilité de travailler dans des conditions idéales en centralisant toutes les informations dont il a besoin en un seul endroit et en simplifiant ses tâches quotidiennes : reporting, mises à jour, envoi ou échange d’informations par email, etc.

Elle apporte ainsi 4 avantages principaux :

1Remettre l’énergie des équipes au service de la création de valeur

Si vous avez déjà expérimenté les difficultés rencontrées par l’utilisation de Microsoft Project ou Excel en gestion de projet, vous comprendrez alors l’avantage de proposer aux collaborateurs des outils plus simples et plus accessibles pour remettre leur énergie sur des tâches réellement créatrices de valeur. Trop d’organisations conduisent encore les équipes à perdre du temps pour aller à la pêche aux informations afin de pouvoir mettre à jour le suivi des projets dans des outils archaïques.

2Améliorer la communication autour des projets

La communication liée aux projets concerne aussi bien les informations que les managers souhaitent partager (objectifs, directives, planning, avancement…), que celles dont les collaborateurs ont besoin pour accomplir effectivement leurs tâches au quotidien. La centralisation dans une plateforme collaborative permet d’offrir une information contextualisée au bon moment et une juste quantité d’information comme par exemple des notifications sur x projet(s) qui ne s’affichent qu’à la ou les personnes concernée(s).

3Favoriser la réutilisation des connaissances

C’est un sujet qui n’est pas anodin et pourtant sous-exploité dans les entreprises, souvent par manque de temps. Une plateforme collaborative peut au fur et à mesure devenir une véritable base de connaissances interne. Au lieu de « réinventer la poudre » à chaque nouveau projet, les équipes peuvent capitaliser sur l’expérience et l’expertise des précédentes. Cela constitue un sérieux avantage et à nouveau un gain de temps et d’énergie.

4Libérer les idées et favoriser le développement de l’innovation

Pour les entreprises désireuses de favoriser l’innovation participative, la plateforme collaborative n’est pas seulement un plus, c’est un impératif ! Outre de poser les règles du jeu de l’innovation (les sujets sur lesquels proposer des idées, les méthodes d’analyse et d’arbitrage des idées collectées…), elle permet aux équipes d’enrichir les idées des autres, de suivre leur évolution en initiatives de changement jusqu’à les voir se transformer en projets concrets.

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Comment choisir sa plateforme collaborative ?

Il est utile de rappeler que la première fonction d’une plateforme collaborative est de remplacer tous les outils hétérogènes utilisés afin de faciliter le travail et non pas d’en rajouter. Cette caractéristique est fondamentale et doit rester en ligne de mire au moment de réfléchir au choix d’une solution. Cela permettra de bien définir les fonctionnalités utiles, mais aussi de choisir un outil ergonomique et adapté à ses utilisateurs finaux, gage d’appropriation de la plateforme et de la réussite de son déploiement.

Pour choisir la solution la plus adaptée, les étapes suivantes vous aideront à aligner objectifs et périmètres identifiés pour faire des choix éclairés :

• Définir les objectifs à atteindre grâce à la plateforme : cette première phase va aider à préciser les besoins de l’entreprise pour formaliser les résultats attendus et les indicateurs qui serviront à les mesurer.
• Préciser quel sera le périmètre de la plateforme dans l’entreprise : servira-t-elle à la gestion de projet ? à mettre en place une base de connaissance ? à favoriser l’innovation collaborative ? Ceci afin de rester concentré sur les objectifs…
• Anticiper la conduite du changement en se centrant sur les avantages et gains de temps apportés aux utilisateurs afin de s’assurer de leur adhésion et de leur implication future.
• Identifier les « sponsors » du projet qui vont animer la démarche : il faut que des personnes montrent l’exemple, servent de référents et développent l’envie et la motivation nécessaires à la réussite.
• Enfin, vérifier que l’utilisation de la plateforme corresponde bien à la culture de l’entreprise. Même si les plateformes collaboratives sont à la mode, il faut bien veiller à ce que la culture de l’entreprise soit en phase avec davantage d’ouverture et d’agilité.

Une fois ces points identifiés, vous serez plus armés pour faire le tri entre les différentes plateformes qui existent et surtout vous assurer des fonctionnalités nécessaires à vos besoins.

Quelles fonctionnalités privilégier pour sa plateforme collaborative ?

Il existe de nombreuses solutions, certaines généralistes et d’autres spécialisées, qui possèdent de fait leurs fonctionnalités propres et adaptées aux objectifs recherchés.

Voici donc les fonctionnalités clés d’une plateforme collaborative, lesquelles peuvent s’adapter à l’ensemble des besoins :

• L’accessibilité : la plateforme doit être accessible de n’importe quel poste ou support (mobilité et multi-plateforme), à n’importe quel moment et par n’importe quel membre. Il s’agit de permettre à vos collaborateurs d’avoir tous leurs documents et outils de travail dès qu’ils en ont besoin.
• Intuitive, simple et conviviale : si vous souhaitez que les collaborateurs adhèrent à la solution et se l’approprient, au-delà du temps et de l’efficacité qu’ils pourront gagner, il faut leur proposer une plateforme ergonomique facile à utiliser, qui ne demande que peu de formation.
• La recherche de contenu : pour faire en sorte que trouver un document, une information, un projet ou une archive soit le plus simple et le plus rapide possible.
• Le suivi intégral des projets : quel que soit l’usage qui en sera fait, préférez une plateforme qui vous permette de suivre les projets de A à Z, de l’idée initiale à sa réalisation.
• La vue d’ensemble : choisissez une plateforme qui vous aide à prendre de la hauteur et qui proposent des outils d’aide à la décision, des KPI précis et pertinents, une vue consolidée d’ensemble.