L’étude d’opportunité au secours de vos projets
Dans les entreprises en mouvement, les idées, les projets, les plans d’action fusent dans tous les sens. Toutes ces initiatives s’abattent sur les opérationnels de manière parfois… brutale. On accole à une action un responsable, une date et le tour est joué. Puis on formalise l’ensemble dans un fichier Excel…
Les retards s’accumulent, le fichier Excel passe au rouge, les équipes se désengagent et les bonnes intentions du départ s’essoufflent.
L’entreprise se recentre sur les projets stratégiques « Top-down » et tous les dispositifs « Bottom-up », participatifs et collaboratifs, qui sont le véritable moteur des organisations, coulent.
Ces situations peuvent être évitées avec l’étude d’opportunité.
Étude d’opportunité : définition
L’étude d’opportunité est aussi appelée analyse d’opportunité, note d’opportunité ou business case. Ces 4 termes renvoient tous à une même définition : il s’agit d’une manière objective d’évaluer l’intérêt d’une initiative ou d’un projet.
L’entreprise doit-elle ouvrir une nouvelle filiale ? Doit-elle s’ouvrir à de nouveaux marchés ou de nouveaux secteurs géographiques ? Doit-elle adopter de nouvelles technologies pour améliorer sa productivité ?
Les stratégies d’une entreprise peuvent être multiples et il est important d’en évaluer les différentes options afin d’assurer la croissance de l’organisation au regard de sa situation.
Le business case nécessite de définir des critères d’analyse qui visent à apprécier les gains potentiels d’un projet au regard des efforts qui vont être nécessaires pour le mettre en œuvre. La cotation des initiatives avec une seule et même grille d’analyse permet de les comparer facilement les unes aux autres, pour ensuite les prioriser.
En pratique, la note est établie en amont du lancement d’un projet avec toutes les données nécessaires à son analyse, et elle sera suivie de près tout au long du cycle de vie du projet si celui-ci a été validé et priorisé.
En clair, l’étude d’opportunité évite à l’entreprise de voir les idées et les projets par le petit bout de la lorgnette.
Étude d’opportunité vs étude de faisabilité : quelle différence ?
L’étude d’opportunité n’est pas qu’une étude de faisabilité. C’est la combinaison d’une étude de faisabilité (l’initiative est-elle réalisable ?) avec une évaluation des résultats attendus. Elle permet ainsi d’obtenir un ratio gains / efforts et de positionner les initiatives à la fois en fonction de leur potentiel de gains et de la capacité de l’entreprise à les mettre en œuvre.
Pourquoi faire une étude d’opportunité pour un projet
En l’absence d’une analyse des opportunités, les plans d’action sont lancés au fil de l’eau sans réellement avoir pu en apprécier collectivement les enjeux, les risques et les implications. La priorité est déterminée par les hasards du calendrier, la conviction des uns ou des autres ou… des paroles incantatoires.
Le manque de nuances entre les projets prive l’organisation de capacités essentielles :
- Celle de décider de ne pas lancer certains projets ;
- Celle de saisir rapidement les opportunités (les « quick wins ») ;
- Celle de correctement se préparer pour l’exécution des projets complexes.
L’étude d’opportunité est donc une démarche indispensable pour analyser une situation et prendre les meilleures décisions quant aux options des projets futurs. Elle assure le succès du plan d’évolution de l’organisation, en permettant de sélectionner les initiatives les plus pertinentes et les plus adaptées aux besoins et aux objectifs de l’entreprise.
Les avantages et les risques évités
Le business case permet d’identifier les avantages à mettre en œuvre une initiative, mais aussi les risques à ne pas la mettre en œuvre. Il donne également une bonne vision de la durabilité de la solution (de son utilité à long terme), et de son impact sur l’engagement des collaborateurs (amélioration de l’environnement et des conditions de travail).
Car pour mener à bien des projets ambitieux, il est essentiel de mobiliser l'ensemble des parties prenantes, en particulier les collaborateurs. Les idées, les projets et les plans d’action s’inscrivent dans des démarches collectives, et au sein d’organisations souvent complexes. Améliorer, transformer, innover n’est pas une mince affaire : il faut mobiliser « les troupes » ! Le mode exclusivement « Top-down » présente rapidement des limites à la bonne exécution d’un projet : réalités du terrain ignorées, désengagement des équipes…
L’étude d’opportunité permet de prendre conscience, collectivement, de l’intérêt d’une initiative par rapport à une autre, dans une approche exhaustive. On sort des guerres de clocher. On évite que celui qui crie le plus fort impose sa volonté toute subjective. On contourne aussi le syndrome - bien connu dans les entreprises - du « Pas inventé(e) ici ».
Déterminer un Business Case
L’évaluation des résultats attendus permet de mesurer les gains potentiels d’une initiative au regard de différents critères. On retrouve généralement entre 3 et 10 critères. Ils peuvent parfois être spécifiques à un portefeuille d’initiatives donné.
L’évaluation de faisabilité permet de mesurer la capacité de l’organisation à mettre en œuvre l’initiative pour obtenir les résultats attendus. Les critères sont le plus souvent communs à toute l’organisation.
L’évaluation des différents critères combinée à la description de l’initiative constitue ainsi une note ou une fiche d’opportunité.
On obtient ainsi 4 types de « Business Cases » :
- Effort important / Gain faible : Initiative complexe et risquée pour finalement peu de gains espérés (il n’y a rien à gagner et tout à perdre, mieux vaut passer son tour).
- Effort faible / Gain faible : Initiative simple à mettre en œuvre, mais avec peu de gains en sortie (on ira quand on aura le temps).
- Effort important / Gain élevé : Initiative complexe et risquée avec des gains potentiels élevés (on y va avec précaution et méthode, pour mitiger les risques).
- Effort faible / Gain élevé : Initiative simple à mettre en œuvre, avec des gains potentiels élevés (on fonce ! Les anglophones appellent ces initiatives les « low-hanging fruits » ou fruits mûrs).
Les critères à prendre en compte dans une étude d’opportunité
Comme évoqué plus haut, l’étude d’opportunité ne se réduit pas à une simple étude de faisabilité, car elle vise à évaluer le potentiel de création de valeur pour l’entreprise. Cependant, réaliser une étude de faisabilité en amont permet d’identifier les contraintes et les défis potentiels liés au projet, ce qui aide à affiner l’étude d’opportunité.
Voici des exemples de critères à prendre en compte dans votre analyse de faisabilité :
- La maîtrise des enjeux techniques, technologiques et organisationnels : il est essentiel de prendre en compte les contraintes techniques et les ressources disponibles, la connaissance des technologies impliquées dans le projet ainsi que la capacité à les utiliser de manière efficace pour atteindre les objectifs fixés.
- L’investissement ou le coût lié à l’initiative : il permet de s’assurer que l’entreprise dispose de ressources financières nécessaires pour mener à bien le projet.
- La durée de mise en œuvre du projet : plus un projet est long, plus il est compliqué de maintenir les équipes impliquées, engagées et disponibles.
- L’implication transverse au sein de l’entreprise : la mise en œuvre d’un projet peut nécessiter la collaboration de plusieurs parties prenantes telles que les équipes techniques, les équipes commerciales, les équipes support… Plus le nombre de services impliqués est important, et plus on fait face à des dépendances à d’autres entités.
Une fois votre étude de faisabilité réalisée, il vous reste à la mettre en corrélation avec les résultats attendus.
Les critères d’évaluation d’un projet peuvent varier en fonction de son objectif, de sa faisabilité, de l’industrie concernée, du marché, et des parties prenantes impliquées. Cependant, nous pouvons lister plusieurs critères de résultats que l’on retrouve dans la plupart des entreprises :
- Alignement avec la stratégie de l’entreprise,
- Valeur ajoutée pour les clients,
- Valeur ajoutée pour les collaborateurs,
- Impact économique,
- Impact QHSE (qualité, hygiène, sécurité, environnement) ou RSE (responsabilité sociétale),
- Impact sur l’image de marque de l’entreprise et sa notoriété,
- Caractère inédit, opportunité de différentiation sur un marché.
Au-delà de la liste des critères, essentielle, l’enjeu réside aussi dans la définition des unités de mesure de ces différents critères, afin de les coter objectivement.
Le modèle à suivre pour assurer le succès de vos projets
Lorsqu’on cherche à construire un business case, il est crucial de procéder par étapes. Nous allons examiner les deux étapes clés du modèle à suivre pour assurer le succès de la mise en place des initiatives en entreprise : l’implication des collaborateurs et la gestion efficace des notes d’opportunité.
Impliquer les collaborateurs en amont de la mise en œuvre
Face aux projets qui stagnent et aux équipes en surchauffe, les entreprises sont tentées de voir un problème d’exécution et de gestion des ressources. Il s’agit souvent plutôt d’un problème d’analyse et de priorisation.
Quand la tentation du micro-management dans l’exécution des projets métiers pointe son nez, c’est le moment de diffuser massivement dans l’organisation la culture de l’étude d’opportunité !
Il est urgent d’apprendre à savoir perdre du temps dans le processus de décision pour en gagner dix fois plus dans le processus d’exécution. Et pour avancer dans cette direction, il est essentiel d’avoir en tête une évidence : « si l’on m’implique dans la décision, je m’implique dans l’exécution » (évidence particulièrement bien expliquée par Olivier Zara en matière d’excellence décisionnelle).
L’implication des collaborateurs concernés dans l’étude d’opportunités permet de comprendre le point de vue de chacun selon une liste objective et exhaustive de critères. Cela permet de créer un dialogue constructif entre les différentes parties prenantes et de prévenir toute incompréhension des enjeux, ce qui constituerait un frein potentiellement fatal au moment de passer à la mise en œuvre.
Assurer la gestion des notes d’opportunité avec un comité d’engagement
Prioriser puis allouer les ressources, ne surtout pas lancer toutes les actions en parallèle, c’est la mission d’une instance qu’on retrouve dans beaucoup d’entreprises en mouvement : le comité d’engagement.
Le comité d’engagement, ça permet de siffler la fin de l’open bar
En traitant mieux les sujets en cours (plutôt que d’en multiplier le nombre), on a plus de chance de les faire aboutir. Lancer trop d’initiatives engorge les plannings pour, finalement, augmenter significativement les délais d’exécution de la plupart des initiatives. C’est la théorie des files d’attente (ou loi de Little) à découvrir ou redécouvrir ici.
Forts des notes ou études d’opportunité, ces comités d’engagement se concentrent sur les « fruits mûrs » : il faut les traiter en priorité. Et quand il s’agit d’initiatives prometteuses, mais nécessitant un effort très conséquent, les comités d’engagement s’attachent tout particulièrement à impliquer l’ensemble de ceux qui devront monter au front.
De quoi passer du rouge au vert dans les tableaux de bord, et surtout, développer l’engagement des équipes dans les démarches de transformation, d’innovation ou d’amélioration continue.
Comment réaliser une note d’opportunité ?
Il y a plusieurs façons de réaliser une note d’opportunité. Cependant, si vous souhaitez confronter efficacement les initiatives entre elles sans qu’elles ne s’abattent sur vos équipes comme une pluie de météorites, il semble indispensable d’utiliser un logiciel de gestion de projets adapté.
Vous n’êtes pas condamné à utiliser Microsoft Project ou Excel. Une solution collaborative telle que IDhall vous offre une vue unique sur l’ensemble des opportunités qui s’offrent à vous, et vous aide à prioriser et à décider quelles initiatives mettre en œuvre.
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Cet article publié initialement le 23 mars 2022 a été mis à jour le 19 avril 2023.