Système de Management des Idées : notre dossier complet pour réussir sa mise en place

Vos salariés ont des idées. Vos clients ont des idées. Vos partenaires ont des idées.

Et s’il était possible de toutes les capter et les exploiter (amélioration des conditions de travail, amélioration de produits, nouveaux produits, nouveaux débouchés, optimisation de process, etc.) facilement et efficacement dans le but d’améliorer votre performance ?

Les nouvelles générations d’outils digitaux avec des fonctionnalités adaptées ont clairement changé la donne. Ces outils permettent désormais de collecter et de traiter les idées en quelques clics. Le traitement se fait de bout en bout, en allant jusqu’à la mise en œuvre des idées, dans une totale transparence.

Voici le secret de la réussite d’un Système de Management des Idées : apporter des résultats concrets pour l’entreprise, au sein d’un dispositif vertueux qui valorise l’engagement des membres de l’organisation.

Quelle définition pour le Système de Management des Idées (SMI) ?

Les systèmes de management des idées (SMI) s’inscrivent dans la démarche d’innovation d’une organisation. Ils peuvent être complémentaires aux démarches d’innovation participative et d’open innovation.

Tandis que l’innovation participative est une approche qui encourage tous les collaborateurs à participer à l’innovation dans l’entreprise, le SMI est un dispositif structuré qui permet d’organiser et de fluidifier le cycle de vie de toutes ces idées. C’est donc un moyen d’impliquer et de valoriser les femmes et les hommes dans une démarche d’innovation collective, permettant de saisir toutes les opportunités qui se présentent, à tous les étages de l’organisation.

On peut donc définir le Système de Management des Idées ainsi : un processus systématique d’incitation, de création, de collecte et d’évaluation des nouvelles idées ainsi que leur mise en œuvre dans l’entreprise à des fins d’amélioration continue, d’innovation et de transformation.

L’entreprise valorise ainsi sa ressource la plus précieuse : son capital humain.

Les enjeux et objectifs des Systèmes de Management des Idées

L’innovation et le progrès sont les seuls leviers pour faire face à la concurrence

Toute opportunité qui n’est pas saisie offre des marges de manœuvre à la concurrence. L’absence d’innovation et de progrès engendre des coûts de rattrapage colossaux pour l’entreprise qui se fait doucement, mais sûrement, distancer par ses concurrents.

Un SMI de qualité, animé et outillé, est une solution formidable pour éviter cet écueil. Il permet de :

• Valoriser l’ensemble des salariés et l’intelligence collective ;
• Instaurer un contrat de confiance et une dynamique collaborative ;
• Mettre en mouvement l’entreprise pour améliorer sa performance globale, se différencier de la concurrence et gagner des parts de marché.

Lancer un projet SMI : les principaux objectifs

La finalité d’un tel projet est d’améliorer la performance globale de l’entreprise.

Les nouvelles initiatives peuvent avoir différents objectifs concrets, dont les plus évidents sont liés à la croissance du Chiffre d’Affaires (CA) :

• La création de nouveaux produits et/ou services ;
• La découverte de nouveaux marchés et/ou débouchés ;
• Une meilleure réponse, car une meilleure compréhension des clients.

Mais certaines toucheront aussi des axes de réduction (de temps, de coût, d’énergie), permettant ainsi l’augmentation du Retour sur Investissement (ROI) :

• La diminution des coûts grâce à l’optimisation des processus existants ;
• La réduction du gaspillage (temps, argent, ressources) ;
• L’amélioration de l’implication des salariés entrainant un gain de productivité.

En s’appuyant sur un processus maîtrisé de création, de collecte, d’évaluation et de mise en œuvre des nouvelles idées, l’entreprise se donne la chance d’innover et de se créer de nouvelles opportunités.

En pratique, le SMI contribue aux objectifs suivants :

• Redynamiser l’innovation participative au service de la performance, ce qui est une des démarches de la compagnie aérienne Air France,
• Améliorer un certain niveau de qualité, de sécurité, et d’environnement, satisfaire des normes ISO ;
• Améliorer l’expérience client comme l’expérience collaborateur ;
• Réduire les coûts ;
• Réduire les délais ;
• Supprimer les irritants, comme dans la démarche d’amélioration continue de l’organisme de crédit Sofinco ;
• Permettre le développement de nouveaux produits et services ;
• Optimiser et simplifier les processus ;
• Digitaliser l’entreprise ou soutenir sa transformation digitale, initiative déployée chez l’acteur majeur de l’énergie et du combustible Orano ;
• Améliorer son image, sa « marque employeur », sa communication interne et externe…

Un SMI performant : les bonnes pratiques et clés de réussite

Les Systèmes de Management des Idées permettent de recueillir, de traiter et d’organiser les suggestions pertinentes des employés. Voici les bonnes pratiques et étapes qui permettent de « profiter » de la créativité de tous les membres d’une organisation.

Ne sachant pas s’il y aura vraiment des idées, des entreprises adoptent un dispositif qui permet de collecter les idées… sans se préoccuper de ce qu’elles en feront. Elles partent du principe que les meilleures initiatives seront repérées, que les bonnes intentions suffiront. C’est ce que nous appelons la stratégie de l’échec.

Mettre en place un SMI performant n’est pas très compliqué. Mais il faut que l’ensemble des conditions soient réunies.

Un dispositif forcément au cœur de la stratégie de l’entreprise

Pour fonctionner, l’innovation collaborative doit être incarnée par la direction générale, c’est indispensable.

Un SMI ne peut pas être réduit à une simple boîte à idées installée dans un coin. Dans le meilleur des cas, on ouvre une boîte à idées mais… il n’y a rien à faire, car très peu d’initiatives sont proposées. Dans le pire des cas, les opportunités arrivent et la boîte à idées se transforme en « boîte à claques », car personne ne sait comment les traiter !

Un Système de Management des Idées, c’est d’abord un état d’esprit, cultivé par la direction générale et toute la ligne managériale qui considèrent que chaque salarié est un acteur d’innovation et de progrès au sein de l’entreprise. Il est donc au cœur de la stratégie d’innovation de l’organisation.

Etape 1 : La définition des règles du jeu

Un SMI ne supporte pas les incertitudes, que ce soit du point de vue des collaborateurs ou de la ligne managériale. Il est donc indispensable de définir les règles du jeu du dispositif : à quoi on joue, pourquoi, avec qui, quand et comment ?

Pour mieux comprendre, prenons l’exemple des règles du jeu instaurées dans les pratiques sportives : si vous donnez rendez-vous à vos amis « dimanche matin, pour faire du sport », il ne va rien se passer. En revanche, si vous proposez un foot, tout le monde comprend qu’il y aura un terrain tracé au sol, un ballon, deux équipes, et peut-être même un arbitre.

Pour le SMI, c’est exactement la même chose : si vous demandez à vos employés d’innover, il ne va rien se passer (ou pire : ce sera le chaos). Si vous leur demandez des idées sur des thématiques choisies, et dans un cadre posé, vous pourrez anticiper la nature des propositions, la manière de les analyser, et surtout, les ressources nécessaires pour les évaluer puis pour les transformer en projets concrets.

Etape 2 : La gestion et l’animation

Comme pour le foot du dimanche matin qui nécessite qu’au moins l’un des joueurs l’organise et communique, un SMI nécessite une gouvernance qui incarne le dispositif, définit et porte les ambitions, mobilise les ressources nécessaires.

En fonction de l’ampleur du dispositif et des enjeux, il faudra aussi des personnes chargées d’animer la démarche et d’accompagner les équipes, afin de fluidifier la gestion et le traitement du processus d’idéation.

Etape 3 : La capture, l’évaluation et la sélection des idées

Le dispositif doit permettre aux employés de soumettre le plus facilement possible des propositions documentées et actionnables, en adéquation avec les attentes de l’entreprise.

Les équipes chargées d’évaluer ces propositions doivent pouvoir traiter le plus efficacement possible cette masse d’informations, de façon transparente et objective, et en sachant que certaines d’entre elles nécessiteront d’être approfondies ou expertisées, avant de pouvoir être évaluées. Des idées pourront être mises en attente, écartées (de façon justifiée) ou approuvées, afin d’être transformées en projets d’innovation.

La mise en visibilité des initiatives permettra, en parallèle, de capter des contributions individuelles qui viendront enrichir ces idées, apporter des avis complémentaires, et mettre en lumière les idées les plus populaires (qui ne seront néanmoins pas forcément les plus pertinentes). En bref, mettre en visibilité les initiatives des employés favorisera l’émulation et la construction collective.

Etape 4 : Le lancement et le développement des nouveaux projets

Tout cela n’a de sens que si les idées sont mises en œuvre. Mais il faut bien comprendre la charge de travail additionnelle que cela représente, dans un quotidien d’entreprise où il n’y a que peu de marges de manœuvre.

Cela laisse donc les entreprises face à plusieurs choix :

1. Dégager du temps auprès des équipes. C’est rarement une solution pérenne pour ce type de dispositif.
2. S’appuyer sur des personnes qui sont prêtes à « trouver » du temps. Il s’agit en général de l’auteur de l’idée lui-même. On parle d’intrapreneuriat.
3. Intégrer le processus de sélection des idées au sein des instances de décision déjà existantes, afin que les idées soient mises en perspective avec toutes les opportunités issues d’autres démarches en cours. C’est souvent la meilleure méthode.

Etape 5 : La rentabilité : convaincre de l’intérêt d’un Système de Management des Idées

Pour pérenniser le dispositif, il faut être capable de démontrer sa valeur ajoutée. Comme tout investissement, un SMI doit être rentable !

Les arguments ne manquent pas, car la rentabilité d’un SMI peut être mesurée de différentes manières :

1. L’impact financier des idées (lorsqu’il peut être calculé).
2. L’engagement des collaborateurs et la valorisation de son capital humain. Un « collabor’acteur » est indéniablement plus performant et productif qu’un collaborateur désengagé. Un SMI permet de démultiplier ces « collabor’acteurs ».
3. L’impact des idées sur d’autres indicateurs tels que le NPS (Net Promoter Score) utilisé pour la satisfaction des clients, la réduction des accidents du travail, la réduction des réclamations, la suppression d’irritants ou de gaspillages…

Il faudra également valoriser les auteurs des initiatives impliqués dans le dispositif en sachant que la plus grande reconnaissance, c’est de voir son idée prise en compte et mise en œuvre. Tout simplement parce que cela démontre qu’on a été écouté.

Etape 6 : Un outil performant pour piloter le Système de Management des Idées

La capacité à générer et à exploiter les initiatives sont les deux clefs de voute d’une gestion de l’innovation réussie. Il faut donc que l’entreprise s’organise pour piloter et « profiter » de la créativité de ses salariés, et de toute l’intelligence collective qui ressort des collaborations entre équipes et services.

Sauf à ce que tous les collaborateurs soient dans un seul et même bureau, un logiciel performant de management des idées est indispensable pour gérer le dispositif.

Le plus souvent en mode SaaS, ces plateformes d’innovation collaborative sont accessibles partout et tout le temps via Internet, sur tous supports (ordinateur, tablette, smartphone). Elles offrent une palette de fonctionnalités pour booster la capacité de votre entreprise à innover.

Quelles fonctionnalités clés pour un logiciel SMI ?

Une multitude de solutions permettent de lancer des démarches d’innovation. C’est la raison pour laquelle il est difficile de prendre sa décision en étant sûr d’avoir choisi le bon outil. Voici quelques pistes.

En pratique, pour assurer un Système de Management des Idées performant, le logiciel adopté doit être doté des fonctionnalités suivantes :

Le recueil des idées

Il faut qu’une idée puisse être déclarée facilement, en moins de 3 clics. La solution doit véritablement téléguider le déclarant sur les informations attendues, afin de limiter les incertitudes : les informations collectées doivent être suffisantes pour permettre à l’idée d’être évaluée.

L’enrichissement des idées

Un outil de SMI doit favoriser l’intelligence collective. Les employés d’une organisation doivent pouvoir consulter, enrichir et donner leur avis sur les idées existantes. Les experts doivent pouvoir partager leur expertise sur les idées qui les concernent directement.

L’évaluation des idées

Évaluer une idée de façon objective n’est pas toujours simple. Prioriser les idées l’est encore moins. Un outil d’analyse d’opportunité directement intégré au Système de Management des Idées permet d’objectiver l’analyse grâce à des critères prédéfinis, et propres à l’entreprise.

La mise en œuvre des initiatives

La mise en œuvre des initiatives, c’est le nerf de la guerre. Considérer qu’elles pourront être pilotées dans plusieurs outils co-existants revient à signer la fin du dispositif, car il sera quasiment impossible de répondre à l’exigence bien légitime de transparence dans le traitement et dans la valorisation des idées.

La gestion, l’animation et le pilotage de vos projets

Des rapports et des tableaux de bord doivent permettre d’avoir, en un clic :

• Le nombre d’idées déclarées, en cours de traitement, mises en œuvre ;
• La répartition des idées par thématique, service, équipe, processus ;
• Les employés à l’origine des idées, les experts, les contributeurs ;
• Les idées en retard, en souffrance ;
• L’impact économique des idées ;
• Les idées classées selon leurs résultats et/ou leur faisabilité…

Notre logiciel IDhall est aujourd’hui déployé auprès de plus d’un demi million de collaborateurs dans le monde. Nous sommes fiers d’accompagner et de faire émerger la créativité des salariés dans ces organisations. Nous sommes fiers de les faire profiter de ce levier extraordinaire que représente le Système de Management des idées.

Cet article publié initialement le 13 décembre 2017 a été mis à jour le 4 avril 2023.