Système de Management des Idées :
notre dossier complet pour réussir sa mise en place

13 déc. 2017

Vos salariés ont des idées. Vos clients ont des idées. Vos partenaires ont des idées.

Et s’il était possible de capter et d’exploiter toutes ces idées (d’amélioration des conditions de travail, de nouveaux produits, de découvertes de nouveaux débouchés, d’optimisation des process, etc.) facilement et efficacement ?

Les nouvelles générations d’outils numériques aux fonctionnalités puissantes ont clairement changé la donne. Elles permettent désormais de collecter et traiter ces idées en quelques clics, d’une façon qu’aucune boite à idées n’a jamais permis : en allant jusqu’à la mise en œuvre de cette idée.

Voici le secret de la réussite d’un Système de Management des Idées : la transformation de l’idée en résultats concrets pour l’entreprise.

Quels sont les fondamentaux du Système de Management des Idées et de l’innovation participative ?

Dans la théorie, l’innovation participative est une démarche d’innovation structurée qui vise à développer des synergies créatrices entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. Dans la pratique, elle rapproche les hommes et femmes en dépit des barrières organisationnelles, hiérarchiques ou géographiques et permet à tout un chacun dans l’entreprise de faire entendre sa voix.

Parce que l’Union fait la Force des idées

Basée sur le principe que l’union fait la force et favorisée par des nouvelles technologies toujours plus performantes, l’innovation collaborative crée du lien au sein de l’entreprise, mais aussi entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.

Elle permet de développer des projets communs et ainsi créer de la valeur ajoutée dans l’entreprise, que ces projets concernent de nouveaux produits, de nouveaux services, de nouveaux marchés, une nouvelle expérience client ou l’amélioration de l’existant.

L’innovation collaborative peut être interne, tournée vers l’entreprise à travers ses différents services, zones d’implantation ou pôles d’activité.

L’innovation collaborative peut aussi être externe, en s’ouvrant directement aux clients, aux fournisseurs et parfois même aux concurrents dans le cadre de cluster d’innovation par exemple.

Quelle qu’en soit la forme, l’innovation participative sert surtout à se réinventer et à toujours aller de l’avant, grâce à l’intelligence collective et surtout à une bonne méthodologie !

Stimuler et organiser la créativité

En effet, mettre en place un Système de Management des Idées n’est pas une nouvelle pratique, comme en témoignent la présence de boites à idées disséminées un peu partout ou les questionnaires de satisfaction envoyés aux clients qui incitent ces derniers à proposer des idées.

Ce qui fait aujourd’hui la différence d’une bonne politique d’innovation dans l’entreprise tient en deux mots : créativité et rigueur.

Il serait facile de penser que ces deux notions sont antithétiques, alors qu’elles sont bien au contraire complémentaires !

La créativité doit être encouragée, valorisée pour obtenir le plus d’idées possibles, mais elle doit aussi être centralisée et organisée afin de déboucher sur des vrais projets opérationnels.

Le but du Responsable Innovation est en ce sens de « rationnaliser » l’enthousiasme et encourager la créativité des collaborateurs afin de faire émerger les « bonnes » idées et ce, jusqu’à la leur concrétisation.

Quelles définition pour le Système de Management des Idées

Quelle définition pour le Système de Managements des Idées (SMI) ?

Le Système de Management des Idées est avant tout du « management », à savoir l’animation de ressources humaines à des fins d’amélioration.

Mais ce management ne serait rien sans un système performant. Il est essentiel que le processus soit réfléchi, systématisé et déployé efficacement. Alors cette gestion de l’innovation collective créera de l’émulation, transformant chaque collaborateur en un chercheur d’idée, et surtout, elle créera cette valeur ajoutée recherchée, en permettant in fine la mise en place de nouvelles initiatives grâce à la détection des idées pertinentes.

On peut donc définir le Système de Management des Idées ainsi : « un processus systématique d’incitation, de création, de collecte et d’évaluation des nouvelles idées ainsi que leur mise en œuvre dans l’entreprise ».

Ces nouvelles idées peuvent toucher à divers pans de l’activité, dont les plus évidents sont liés à la croissance du CA :

  • La création de nouveaux produits / services / fonctionnalités
  • La découverte de nouveaux marchés et/ ou débouchés
  • Une meilleure réponse car une meilleure compréhension des clients

Mais certaines idées toucheront aussi des axes de réduction (de temps / de coût / d’énergie), permettant ainsi l’augmentation du ROI :

  • La diminution des coûts grâce à l’optimisation des processus existants
  • La réduction du gaspillage (temps, argent, ressources)
  • L’amélioration de l’implication des salariés entrainant un gain de productivité

Bref, en s’appuyant sur un processus maitrisé de création, collecte, évaluation et mise en œuvre des nouvelles idées, l’entreprise se donne la chance d’innover et de se créer de nouvelles opportunités.

Système de Management des Idées : quelles sont les clés de la réussite ?

Le Responsable Innovation est au carrefour des différents enjeux de l’entreprise : stratégiques, techniques, commerciaux et managériaux. Interface entre les décideurs et les équipes opérationnelles, il doit accompagner la stratégie d’innovation en instillant une culture de l’innovation dans tous ses rouages.

Au niveau des opérationnels, il va écouter et faire émerger les idées. Au niveau des décideurs, il va proposer et défendre les idées des salariés, tout en étant en adéquation avec les enjeux stratégiques.

Mais comment réussir et avec quels outils ?

Un SMI performant en 5 étapes

Le Système de Management des Idées consiste donc, dans les grandes lignes, à créer, recueillir, évaluer et mettre en œuvre les nouvelles idées.

Mais pour le mettre en place, il faut aller plus finement dans l’écriture du projet. C’est ici que l’action du Responsable Innovation prend tout son sens : il va devoir insuffler cette capacité et cet enthousiasme à l’innovation au sein de la structure, aussi bien au niveau des dirigeants que des équipes opérationnelles.

Système de Management des Idées : 5 étapes pour réussir

Voici les 5 étapes clés pour réussir la mise en place du Système de Management des Idées au sein de son entreprise.

1Le lancement du SMI en mode projet

Au démarrage, comme tout projet, il convient de réfléchir au « pourquoi du comment » : quels objectifs doivent être atteints (le pourquoi), qui pilote l’action, qui participe (salariés ? clients ?), dans quel laps de temps, à combien (budget) et de quelle façon (l’outil et le process).

2La collecte des idées

Une fois le SMI validé et déployé, la matière première va être recueillie. Cette étape requiert de la communication en interne, de la pédagogie pour donner envie et ôter les freins, voire de la formation aux outils. Toutes les idées seront bonnes à proposer, il faut en convaincre les collaborateurs !

3L’évaluation et la sélection des idées

Cette étape est cruciale pour la suite : détecter, parmi toutes les idées proposées, celles qui seront pertinentes, réalisables et en phase avec les directives. Ce traitement peut se faire de plusieurs façons : évaluation par les collaborateurs en mode collectif, par l’équipe pilote, par la direction ou encore par un collège d’expert choisi en interne ou en externe.

4La mise en œuvre des idées : lancement des nouveaux projets

Il s’agit de l’objectif de la mise en place du SMI : le lancement de nouvelles initiatives émergentes des idées des collaborateurs. Il est impératif que les idées prennent vie et il est essentiel d’en suivre l’aboutissement. Il s’agit de la phase concrète, celle qui fait toute la différence.

5Pilotage, suivi et bilan

Comme tout projet, cette gestion de l’innovation requiert un management organisé : vérifier l’atteinte des objectifs, suivre et mesurer la performance des indicateurs définis au préalable (nombre d’idées, nombre de projets aboutis), apprendre des erreurs / difficultés et améliorer le process. Le SMI implique de fait une démarche d’amélioration continue.

Ces 5 étapes sont le garant d’une bonne mise en place et d’une bonne gestion du Système de Management des Idées. Chaque étape ici est essentielle pour assurer le choix et la mise en œuvre des idées ainsi collectées.

Les outils de pilotage de l’innovation

La capacité à générer et exploiter les idées est la pierre angulaire d’un management de l’innovation réussi. Il faut donc, comme nous l’avons vu, un processus réfléchi et pertinent en amont et, au service de ce processus, un outil performant de management des idées déployé au sein de l’entreprise.

Et cet outil, pour être vraiment efficace, doit centraliser toutes les phases du SMI, être accessible à tout un chacun et permettre l’analyse et l’organisation des idées.

Le successeur de la fameuse boite à idées est donc un système clé en main, qui va centraliser la création, la collecte, l’évaluation et le traitement des idées.

Le plus souvent en mode SaaS, ces plateformes d’innovation participative sont accessibles partout et tout le temps via Internet, sur tous supports (ordinateur, tablette, smartphone) et offrent une palette de fonctionnalités, une personnalisation aux couleurs de l’entreprise et la définition des droits d’accès selon les profils de contributeurs. Cela peut être vos clients, vos salariés ou tout autre stakeholder qui vont ainsi construire avec vous votre processus de management de l’innovation et booster votre capacité à innover.

Pour vous aider à diffuser la culture de l’innovation à tous les étages, nous avons synthétisé les retours d’expériences positifs de nos clients dans notre dernier Ebook afin de créer un mode d’emploi accessible à tous. N’hésitez pas à le télécharger :

Quelles fonctionnalités clés pour un bon SMI ?

Ainsi, un Système de Management des Idées performant sera doté des fonctionnalités suivantes :

  • Le recueil des idées

    Il faudra que chaque idée puisse être déposée facilement et sans contrainte, en moins de 3 clics. En effet, s’il est fastidieux de déposer une idée, moins d’idées seront proposées. Il serait idéal que la direction ou l’équipe pilote définissent les catégories dans lesquelles seront organisées les idées.

  • L’enrichissement des idées

    Un outil de SMI doit permettre d’enrichir les idées des autres. Il y a les créatifs, qui ont des nouvelles idées et il y a les experts, qui peuvent à partir d’une idée, l’améliorer et la faire évoluer. Il est donc important de valoriser tout le monde dans l’entreprise. Cette fonctionnalité fait partie des prémices à la mise en œuvre du projet, en le peaufinant grâce aux regards d’autres collaborateurs (en fonction de leur métier, de leur culture, etc.).

  • Evaluation

    C’est le nerf de la guerre : si votre stratégie d’innovation est bien menée, vous pourriez avoir à traiter des centaines voire des milliers d’idées ! Et cela prend du temps de prendre connaissance, de trier et d’analyser ces idées. Le plus efficace ? Un outil de scoring directement intégré au Système de Management des Idées. Les collaborateurs, en notant eux-mêmes les idées, permettent d’avoir un aperçu des idées qui sortent du lot.

  • La gestion de projet des idées

    Si vous voulez garder l’adhésion des collaborateurs, et donc l’enthousiasme à produire des idées, il va falloir communiquer sur la mise en place des idées sélectionnées et l’avancée des projets, renvoyant ainsi le message que la démarche fonctionne, et que le process va jusqu’au bout.

  • La recherche des idées

    La puissance des outils numériques tient aussi à leur capacité de stockage, de capitalisation de l’information et donc, de recherche ! La capacité de recherche est une des fonctionnalités clé du Système de Management des Idées : il est impératif de retrouver une idée en 2 clics, par son auteur, ses mots clés, son titre ou sa date de soumission. Retrouver des idées, c’est permettre de se pencher sur une bonne idée au bon moment. Peut-être qu’une idée d’il y a deux ans va enfin pouvoir être concrétisée grâce par exemple à une évolution réglementaire ou technologique ! Encore faut il pouvoir la retrouver !

Au-delà de ces fonctionnalités purement techniques, il ne faut pas perdre de vue que le Système de Management des Idées doit être au service de la démarche Innovation et surtout, de l’Humain. Toute la réussite d’une Innovation Participative fructueuse se base sur les hommes, dont la parole a été libérée et la créativité valorisée, grâce à un outil performant et agile.