Comment piloter et accélérer l'innovation participative dans l'entreprise ?

8 févr. 2018

La naissance comme la croissance d’une entreprise se nourrissent souvent des idées innovantes des collaborateurs. Ces idées sont la richesse la plus précieuse de l’entreprise et elles peuvent venir de partout ; on parle ainsi d’innovation participative.

A partir des idées collectées, soit de manière récurrente grâce à un Système de Management des Idées, soit de manière plus ponctuelle comme c’est le cas lors des challenges et appels à idées, l’entreprise va se constituer progressivement une base d’opportunités de transformation et de progrès ; ces futures innovations de rupture et ces améliorations représentent un potentiel énorme souvent inexploité.

Pour éviter cela, l’entreprise doit être en mesure de capter, partager et gérer les idées des salariés pour ne pas que les idées naissent et disparaissent, que les problèmes persistent et que ces opportunités ne soient pas saisies.

Voici donc toutes les bonnes pratiques pour réussir sa démarche d’innovation participative.

Innovation participative : de quoi parle-t-on ?

On parle d’innovation participative car historiquement l’entreprise visait à tout prix le taux de participation le plus élevé possible, quitte à privilégier la quantité à la qualité.

Même si le terme « innovation participative » est bien ancré, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit davantage d’un dispositif d’innovation collaborative dans lequel les salariés émettent des idées qui doivent ensuite déclencher un processus de traitement et de collaboration à l’intérieur de l’entreprise. En effet, ces idées ont besoin d’être analysées, enrichies, expertisées et mises en œuvre.

Malheureusement, les organisations sont souvent confrontées à une problématique qui freine voire empêche purement et simplement la réussite d’une démarche d’innovation participative : les incertitudes. Ces dispositifs ne supportent pas les incertitudes :

  • [Les dirigeants] Auront-ils des idées ? Des bonnes idées ?
  • [Les salariés] Qu’est-ce qu’ils attendent de moi ? Comment vais-je être jugé par rapport à mes idées ?
  • [Les managers] Quelles idées vont remonter, dans quelle volumétrie, quelle charge de travail cela va représenter ? Est-ce que cela fait partie de mes objectifs ?
  • [Le responsable Innovation] Vais-je permettre à l’entreprise d’innover, dans quel délai ?

Pas assez d’idées ?

C’est une peur que peuvent avoir les réfractaires au modèle d’innovation participative, qui manquent de confiance dans la capacité d’innovation des équipes. Dans les faits, tout le monde a des idées et les entreprises regorgent de bonnes volontés aux idées foisonnantes et créatives mais elles ne sont pas toujours bien organisées ou bien préparées à inciter l’ensemble des collaborateurs à participer.

Pour obtenir des idées pertinentes à développer, il faut insuffler un certain état d’esprit au sein des équipes, à tous les niveaux de l’organisation. Et surtout rassurer et motiver les collaborateurs qui auront toute confiance dans le système pour oser y prendre part.

Ou à l’inverse : trop d’idées ?

C’est un des écueils principaux lorsqu’on se lance dans une démarche d’innovation participative : ouvrir trop largement les terrains de jeux et être mal préparé à l’afflux d’idées qui vont être ainsi générées. Car une idée implique tout un traitement : il faut pouvoir la collecter, en prendre connaissance, l’étudier et l’analyser pour savoir si elle mérite d’être mise en œuvre. Sans compter les allers et retours entre les différentes parties prenantes : le responsable en charge de l’innovation, le comité de pilotage, la direction, etc… Mal outillé, c’est l’échec assuré !

Outre le fait d’obtenir un matériau pertinent (les bonnes idées), il faut s’assurer que la démarche ne se limite pas à compiler ces idées qui risquent de rester lettre morte. Les idées doivent aboutir. Mais ce n’est pas toujours évident.

Des idées qui n’aboutissent pas ?

Des idées, tout le monde en a : vos collaborateurs, vos concurrents, vos clients, vos fournisseurs… Mais peu savent ou prennent le risque de les réaliser. Toute démarche d’innovation participative vise un seul objectif : la concrétisation des idées en résultats tangibles, qu’il s’agisse de l’amélioration d’un processus ou d’une méthode, d’un gain de temps, d’une réduction des coûts, d’un nouveau produit ou d’un nouveau service.

En cause ? La priorité à l’exploitation au quotidien et l’absence de temps, de ressources et de moyens consacrés à ces dispositifs.

Tant que l’innovation reste une « intention » et non un état d’esprit « participatif » au sein de l’entreprise et que la collaboration n’est pas une seconde nature pour les équipes, les idées ne resteront que des idées. Peut-être excellentes, mais juste des idées.

Savoir écarter les écueils ci-dessus vous garantira la réussite de la démarche d’innovation participative et, surtout, la mise en œuvre d’idées performantes et créatrices de valeur pour l’entreprise.

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Innovation participative : les 4 facteurs clés de succès

Ces 4 points essentiels sont les réponses aux principaux écueils rencontrés :

  • Une direction impliquée saura insuffler l’énergie et la motivation… en donnant les moyens adéquats aux collaborateurs.
  • Les idées doivent servir des objectifs concrets : il faut des « clients internes » !
  • Une démarche organisée en processus assure une collecte et un traitement systématique et équitable des idées proposées… Cela évite de passer à côté des pépites !
  • Un outil dédié à l’innovation participative est indispensable pour accompagner la démarche.

Une gouvernance engagée

Il est indispensable que la direction générale reste garante des objectifs du dispositif et en définisse le ou les terrains de jeux : innovation participative pour gérer les irritants, innovation participative pour améliorer la qualité de vie au travail, innovation participative pour craquer le marché avec des nouveaux produits/services, innovation participative au service de l’intrapreneuriat, etc.

Il sera ensuite nécessaire de définir des règles du jeu spécifiques pour chacun de ces terrains de jeux. La direction générale délèguera ensuite les moyens et les méthodes au responsable innovation et le traitement des idées aux opérationnels responsables d’obtenir des résultats sur les objectifs identifiés.

Un dispositif d’innovation participative pour qui et pourquoi ?

Ce dispositif ne peut pas se décréter et surtout il ne peut pas être porté par une seule personne même s’il s’agit du responsable du dispositif d’innovation participative.

C’est d’ailleurs sur ce point que réside l’enjeu principal pour pérenniser la démarche… Le responsable du dispositif est garant de la méthode et des moyens. En revanche, il ne peut pas être responsable des idées qui doivent être gérées directement par les opérationnels qui en seront bénéficiaires : les « clients internes » au sein de l’entreprise. Sans client interne, les idées ont très peu de chance d’aboutir concrètement.

Le responsable innovation devra donc identifier dans l’entreprise les personnes qui sont « demandeuses d’idées » et qui souhaitent profiter du capital humain et de l’intelligence collective pour répondre à leurs besoins d’amélioration, de transformation et/ou d’innovation. Ces bénéficiaires devront exprimer très clairement la nature des idées qu’ils attendent et les moyens dont ils disposent pour les mettre en œuvre. Ces clients internes peuvent être tous les managers dans une logique d’amélioration continue, le patron de la supply chain pour optimiser les flux, le responsable produit pour améliorer un produit ou un service, le DRH pour améliorer la qualité de vie au travail, etc.

Un responsable innovation sans client interne est un peu comme un chef d’orchestre sans musicien : il aura beaucoup de mal à mettre en musique l’innovation au sein de l’entreprise, dans tous les cas de manière pérenne.

Organiser l’innovation participative en processus

Pour que les idées aboutissent à des résultats à la fois concrets et significatifs, en adéquation avec la stratégie et les ressources de l’entreprise, il faut que cette dernière adopte une méthode systématisée et organisée en processus pour piloter son innovation participative.

Comment y parvenir ? A l’aide d’un outil collaboratif efficace et accessible à tous : la plateforme d’innovation collaborative. Mais aussi grâce à l’application de quelques bonnes pratiques.

Il convient en effet d’intégrer une démarche structurée et transparente qui va permettre de :

  • Générer, capturer, partager et organiser les idées sur les différents terrains de jeux choisis pour constituer une base d’opportunités et valoriser le capital humain de l’entreprise.
  • Définir les instances (clients internes) volontaires et capables d’engager les moyens nécessaires pour mettre en œuvre les idées.
  • Mettre en musique le dispositif et notamment de suivre chaque idée jusqu’à son aboutissement.

La plateforme collaborative : l’outil indispensable de l’innovation participative ?

L’innovation participative doit permettre de libérer la parole des collaborateurs si l’on veut réussir. Il est donc essentiel de leur permettre de déposer leurs idées simplement et facilement. Lorsque l’on est une entreprise multi sites et multilingues, cela demande une « petite organisation ».

La bonne pratique est de mettre en place un système d’innovation participative qui sera centré sur l’utilisateur final avec une simplicité de dépôt des idées, de n’importe où, n’importe quand et avec n’importe quel appareil. Aucune complexité ne doit exister pour déposer une idée, sous peine de pouvoir passer à côté d’une future « pépite » qui aurait été capable de transformer l’entreprise.

Comme nous l’avons vu, le meilleur outil pour piloter sa démarche d’innovation participative est une plateforme collaborative. Pourquoi ? Parce qu’elle va justement appuyer l’organisation en processus et en simplifier chacune des étapes.

Mais au-delà de ça, elle va assurer et décupler le potentiel de la démarche :

  • Dépôt d’idée à tout moment par tout le monde,
  • Votes, commentaires et enrichissement par l’ensemble des parties prenantes,
  • Reconnaissances des contributeurs,
  • Rapidité de collecte et de traitement des idées,
  • Outil d’aide à la décision intégré,
  • Suivi de la mise en œuvre de bout en bout…

Cet outil, s’il est bien choisi, va appuyer la démarche d’innovation participative en permettant à chacun (direction, responsables de l’innovation, managers et collaborateurs) de dépenser son temps et énergie à bon escient : tirer l’entreprise vers le haut.