Innovation collaborative : comment être sûr de choisir le bon logiciel ?

La nécessité de se doter d’une plateforme d’innovation collaborative n’est plus à démontrer tant elles ont rendu obsolètes les antiques boites à idées. Mais comment faire concrètement ? Quelles sont les erreurs à éviter et surtout, comment être sûr de faire le bon choix pour ce type de logiciel ? Quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour faciliter l’adhésion des collaborateurs et remettre l’innovation au cœur de l’entreprise ?

Petit rappel : à quoi sert un logiciel de gestion de l’innovation collaborative ?

Insuffler une culture de l’innovation ne va pas de soi, encore moins lorsqu’il manque les outils pour la diffuser. Il faut du temps et beaucoup d’efforts pour ancrer l’innovation dans l’ADN de l’entreprise. L’innovation s’organise, s’anime et se pilote. C’est précisément l’objectif d’une plateforme d’innovation.

Mais en quoi consiste un tel logiciel ? A l’heure de la digitalisation, il s’agit avant tout d’une plateforme collaborative qui réunit dans un seul outil toutes les fonctionnalités pour permettre aux collaborateurs de mieux travailler ensemble et fluidifier le passage des idées aux projets, pour in fine innover.

Depuis la création de Humanperf Software, nous n’avons jamais vu d’organisation où il n’y avait pas d’idées. C’est un gisement tout simplement inépuisable (et c’est probablement le seul).

Face à ce constat, il y 3 types d’entreprises :

1. Celles qui pensent évoluer dans un environnement figé et pour qui l’innovation et le progrès ne sont pas un sujet. Ces entreprises, si elles existent encore, sont condamnées à moyen terme.
2. Celles qui pensent que les idées sont la chasse gardée du management et/ou d’une direction R&D. Ces entreprises ont un mode de fonctionnement exclusivement « top-down ». Elles sont rigides. Les opportunités du terrain ne sont pas saisies et les collaborateurs de plus en plus désengagés.
3. Celles qui s’organisent pour profiter de ce gisement d’opportunités qu’elles soient « top-down » ou « bottom-up ». Ce sont des entreprises en mouvement avec des collaborateurs engagés à tous les étages. A partir d’une certaine taille d’organisation, un logiciel devient vite indispensable pour gérer toutes ces initiatives d’innovation et de progrès.

Les erreurs à éviter pour faire les bons choix

Quand on aura l’idée, le plus dur sera fait ?

La première erreur consiste à focaliser toute son attention sur la génération d’idées, l’idéation. Les questions comme « Est-ce que nos collaborateurs auront des idées ? Combien ? De quelles natures seront-elles ? Qui va participer ? » nuisent à la réflexion nécessaire sur l’ensemble du processus.

Cette erreur est amplifiée par la croyance que, lorsque vous « tiendrez » une bonne idée, toutes les parties prenantes concernées vont naturellement s’activer et se mettre en quatre pour faire bouger les lignes. Eh bien non ! C’est probablement ce qu’il y a de plus surprenant ! En réalité, une idée, bonne ou mauvaise, c’est du travail en plus, en plus de tout le reste. Par conséquent, les opérationnels se focalisent sur leurs objectifs : « faire bouillir quotidiennement la marmite ». L’innovation ou l’amélioration continue n’étant pas forcément perçue comme une exigence et un objectif, elle n’est pas considérée au quotidien quand il s’agit de réaliser des arbitrages sur les choses à faire.

Des idées, il y en a ! Mais vous ne pouvez pas forcer un collaborateur à soumettre ses idées. Il faut donc créer les conditions pour que les collaborateurs s’engagent dans cette démarche.

Il est donc indispensable de réfléchir au cycle de vie complet des idées et à l’organisation associée sans se limiter à une simple démarche d’idéation.

La solution à tous les problèmes ?

La deuxième erreur consiste à penser qu’un système de management des idées va résoudre tous les problèmes (créativité des collaborateurs, engagement des managers, déploiement des bonnes pratiques, disponibilité des ressources…). L’outil n’est qu’un facilitateur. En aucun cas, il ne va générer les idées, les évaluer et les mettre en œuvre. Un responsable opérationnel qui n’a pas de temps à consacrer aux idées qui le concernent n’en aura pas davantage avec un outil. Un comité de Direction qui accorde peu d’importance aux idées des collaborateurs n’en accordera pas plus avec un logiciel.

L’outil peut être un prérequis indispensable en fonction de la volumétrie (nombre d’idées, nombre d’utilisateurs, nombre d’instances de décision…) et il matérialise la volonté de l’entreprise. Il constitue donc un levier important pour obtenir la confiance des collaborateurs. Mais il ne peut pas se substituer à l’engagement du top management et à la mobilisation des managers.

Logiciel & innovation : il faut d’abord se poser les bonnes questions

Avant de s’engager dans le choix d’un logiciel, il faut en effet se poser les bonnes questions pour que la solution retenue soit en phase avec la démarche d’innovation collaborative définie dans l’organisation. Sans pour autant tomber dans l’écueil d’un cahier des charges trop long ou trop complexe qui, par nature, ne serait pas innovant, il est néanmoins indispensable de formaliser les « règles du jeu » du projet en tenant compte de différents aspects.

Opération « One shot » ou dispositif permanent

Il existe 2 formats :

• Challenge Innovation sur une durée limitée dont le principe est de recueillir un maximum d’idées dans un laps de temps court et de sélectionner via divers mécanismes un nombre restreint d’idées. Elles seront ensuite étudiées de façon plus approfondie puis éventuellement mises en œuvre. Il s’agit davantage d’un concours où les idées sont en concurrence avec des moyens limités qui seront engagés uniquement sur quelques idées.
• Innovation Participative & Collaborative où l’organisation met en place un dispositif permanent permettant de gérer toutes les idées de bout en bout, partant du principe que l’entreprise doit être en capacité de saisir toutes les opportunités.

Quelle organisation pour assurer le traitement des idées ?

Une idée n’a de valeur pour l’entreprise et son auteur que si elle est mise en œuvre. Collecter des idées pour le simple plaisir de se sentir créatif n’a juste aucun intérêt.

La mise en œuvre des idées permettra à l’entreprise de progresser, à l’auteur d’être valorisé et créera un système vertueux synonyme d’écoute, de confiance, et d’alignement entre les déclarations d’intention et la réalité du terrain.

Dans un souci de simplicité, il est souvent tentant de limiter le traitement des idées à un seul et unique mode opératoire. Mais cela s’avère une erreur sur des dispositifs qui touchent un large spectre. On retrouvera notamment le N+1 de l’auteur ou un référent local pour les idées d’amélioration continue pouvant être appliquées localement, un client interne (ou sponsor) pour les appels à idées sur un sujet précis, ou un comité de pilotage pour les idées transverses…

Anticiper la volumétrie d’idées

Il faut bien comprendre qu’avec ce genre de dispositif, les « ennuis » commencent lorsque les idées arrivent !

Nous considérons en général qu’il n’est plus possible, sans outil adapté, de piloter correctement ces dispositifs au-delà d’un encours de 50 idées. Le travail de collecte, de traitement (rejet justifié, demande d’approfondissement, demande d’expertise, mise en attente, mise en œuvre) et de suivi de plus 50 idées de façon transparente devient vite intenable. Ce constat est amplifié pour des entreprises multisites.

Il est tout à fait raisonnable de considérer un taux de participation (part des collaborateurs ayant déclaré au moins une idée), au bout de 12 mois, compris entre 10 et 30% pour un dispositif orienté « amélioration continue » et entre 5 et 10% pour un dispositif plus ambitieux en termes d’innovation. Ces taux peuvent cependant évoluer à la hausse en fonction de l’animation, de l’engagement et de l’adhésion des parties prenantes, de l’exemplarité du management et du sens donné au dispositif.

Quelle est l’intensité voulue en termes d’innovation ?

La gestion d’idées d’amélioration continue applicable localement ne va pas nécessiter les mêmes règles du jeu que des propositions de chantiers transverses, des projets de transformation ou des propositions de nouveaux produits/services. Il est donc nécessaire d’anticiper les différents terrains de jeux sur lesquels l’entreprise souhaite se positionner. En effet, ces différents terrains de jeux pourront nécessiter une approche fonctionnelle différente.

Y aura-t-il un programme de reconnaissance ?

En fonction du secteur d’activité et de la culture d’entreprise, un programme de reconnaissance peut s’avérer nécessaire pour valoriser les contributeurs. Il faut cependant être vigilant et éviter une reconnaissance systématique et automatique qui pourrait être considérée comme un « acquis ».

Quelles ambitions pour demain ?

La tentation de faire simple pour démarrer sans effort et sans risque est une approche pragmatique mais il ne faut pas oublier la cible visée par l’entreprise à 24 – 36 mois pour ne pas faire de choix qui serait compromettant pour la suite.

Pour éviter les déploiements risqués et gourmands en conduite du changement, la tendance actuelle est de privilégier l’approche des petits pas : on avance au fil de l’eau et on ajuste. C’est probablement un choix raisonnable au démarrage mais le dispositif risque de s’essouffler à moyen terme.

En effet, ces dispositifs bénéficient en général d’une forte impulsion dans la phase de lancement, avec notamment l’implication du Top management, et il s’avère plus difficile ultérieurement de retrouver la même énergie qui permettrait de passer un cap.

Plutôt que de vendre un démarrage timide à grands renforts de communication et de déclarations, nous recommandons de promouvoir dès le début une trajectoire ambitieuse à 24 – 36 mois. Cela permet de démarrer simplement et de suivre une feuille de route validée avec le Top management en répartissant l’effort de communication et de mobilisation sur toute cette période.

La solution retenue pourra suivre cette logique :

• Pilote sur une Direction ou un site et constitution d’une vitrine rapidement ;
• Déploiement séquentiel sur plusieurs autres Directions / sites ;
• Généralisation à toute l’entreprise ;
• Montée en puissance fonctionnelle pour accompagner la maturité de l’entreprise.

Quel budget ?

Il existe aujourd’hui des logiciels à tous les prix et le prix reflète en théorie la couverture fonctionnelle, l’expertise, la maturité de la solution… Choisir le moins cher n’est donc pas forcément une bonne idée car un grain de sable pourrait suffire à gripper la machine.

Il faut davantage réfléchir en termes de ROI. En projetant des hypothèses de nombre d’idées basses et hautes dans votre organisation, vous allez pouvoir dégager le coût d’animation du dispositif sans outil et vous pourrez ainsi mieux « apprécier » la valeur ajoutée du logiciel en fonction de ce qu’il sait réellement faire et non de son prix.

Et techniquement parlant ?

Dans la majorité des cas, les logiciels sont aujourd’hui utilisés en mode « SaaS » (Software as a Service). Cela signifie que l’entreprise paie un abonnement et que la solution est hébergée à l’extérieur de l’entreprise et est accessible par Internet. Il faudra alors s’assurer que les choix techniques de l’éditeur sont conformes aux exigences de sécurité de l’entreprise : hébergement en Europe pour les entreprises européennes, certification ISO 27001 de l’hébergeur, authentification unique (SSO) disponible, chiffrement des échanges de données, conformité RGPD…

Certaines entreprises ne tolèrent pas dans leur politique SI les logiciels dans le « Cloud » (hébergés à l’extérieur de l’entreprise) et, par conséquent, la solution devra être installée localement sur l’infrastructure du client.

Pour éviter que les données soient cloisonnées à l’application retenue, il est très vivement recommandé de retenir une solution qui dispose d’une API (Application Programming Interface). Cette API permettra de « connecter » l’application à un autre logiciel ou service afin d'échanger des données et des fonctionnalités.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel d’innovation collaborative

Une fois les bonnes questions posées, il reste encore à comparer les éléments tangibles des différents logiciels consultés.

Les fonctionnalités génériques

Il s’agit principalement des fonctionnalités liées à l’expérience utilisateur. Il ne faut pas négliger leur importance puisqu’elles conditionnent de plus en plus l’adhésion des collaborateurs au logiciel :

• Interface simple, ergonomique et « User-Friendly » ;
• Accessible en mobilité (téléphone, tablette) ;
• Sécurisé, autant pour l’accès utilisateurs que la confidentialité des données ;
• Flexible, pour s’adapter parfaitement aux besoins de l’organisation.

Les fonctionnalités dédiées à l’innovation

Ce sont les fonctionnalités liées à la gestion de l’innovation dans l’entreprise (de la génération des idées jusqu’à leur mise en œuvre en passant par leur évaluation). Le logiciel devrait ainsi permettre :

• La soumission des idées simplement ainsi que leur enrichissement par d’autres collaborateurs (votes, commentaires, discussions) ;
• La gestion complète du cycle de vie des idées avec des options activables en fonction des besoins : demande d’approfondissement, demande d’expertise, mise en attente, analyse d’opportunités, analyse économique, transfert de décision…
• Le suivi de la mise en œuvre adapté à des idées simples (Just Do It) ou des idées complexes pouvant nécessiter une approche méthodologique adaptée ;
• La personnalisation des processus de traitement pour configurer les différentes étapes, les rôles de chacun, les critères d’évaluation, etc. en fonction des différents terrains de jeux ;
• L’accès à des outils d’analyse, des rapports et tableaux de bord qui faciliteront l’animation et le pilotage du dispositif par entité (site, service, équipe), par thématique, par période…

Au-delà de la technologie : l’importance d’un accompagnement de qualité

Enfin, le succès du déploiement d’un logiciel d’innovation tient autant à la qualité et la maturité de la solution retenue qu’à l’accompagnement fourni par l’éditeur du logiciel dans la durée. Attention aux effets de mode…

Une personnalisation de l’outil selon vos besoins dans le temps

En fonction des terrains de jeu (appel à idées/challenge, innovation participative, amélioration continue, intrapreneuriat…), de la maturité de l’organisation, de sa taille (nombre de sites et de collaborateurs), l’outil retenu doit pouvoir s’adapter au fil de l’eau aux exigences de l’entreprise.

Cette adaptation doit être simple et les administrateurs de la plateforme doivent être autonomes (avec le soutien de l’éditeur si besoin). Les développements spécifiques sont donc peu recommandés car la solution ne sera pas évolutive sauf à remettre la main au portefeuille et à être patient.

L’éditeur devra également démontrer sa capacité à faire évoluer la solution en fonction des retours d’expérience des utilisateurs et des macro-tendances autour de l’innovation et du secteur des logiciels.

Un support de qualité sur la durée

L’innovation participative et collaborative doit s’inscrire dans la durée pour avoir un véritable impact. L’ancrage d’un tel dispositif prend donc du temps et se fait par étape. L’éditeur doit avoir la capacité d’offrir un accompagnement à la carte pour :

• Faciliter la personnalisation de la plateforme en fonction des évolutions dans le temps ;
• Former/sensibiliser les équipes, les membres du réseau, le management intermédiaire qui sont impactés par les changements au sein de l’organisation (turn-over, changement de poste…).

IDhall, une solution complète et un accompagnement inégalable

Depuis 2004, Humanperf Software édite la solution IDhall. Plus de 200 clients et un demi million d’utilisateurs dans le monde l’utilisent pour accélérer l’innovation et le progrès au sein de leur organisation.

Forts des nombreux projets menés aux côtés de nos clients, nous avons acquis une multitude de retours d'expérience dans tous secteurs d’activité, et mettons ce savoir à profit pour vous accompagner. Cette expertise accumulée nous permet de faire évoluer l’outil et surtout de partager avec nos clients les meilleures pratiques autour des sujets de l’innovation et du progrès.

Cet article initialement publié le 6 juillet 2018 a été mis à jour le 2 juin 2023.