Challenge innovation : profitez du partage d’idées pour renforcer l’engagement des collaborateurs

Est-il possible de stimuler rapidement l’innovation au sein de l’entreprise tout en améliorant l’engagement des collaborateurs ? C’est en tout cas la promesse affichée par les challenges innovation ou appels à idées.

Si ce mode d’innovation participative est largement plébiscité aujourd’hui, c’est parce que ses résultats en termes de génération d’idées sur des thématiques ciblées sont démontrés. Cependant pour garantir le succès de l’appel à idées et véritablement augmenter l’implication des employés, il est essentiel de le préparer soigneusement et de suivre certaines étapes clés.

Challenge et concours d’innovation participative : le mode d’emploi

Concours innovation, appel à idées, hackathons, startup weekend ou encore innovation boot camp… autant de termes qui évoquent une même démarche dans les entreprises : réunir des personnes d’horizons différents autour d’une thématique bien précise afin de laisser libre cours à l’émulation du groupe et à la créativité, dans un laps de temps donné.

Le challenge innovation est l’application la plus représentative de l’innovation ouverte et collaborative. En favorisant le dialogue et les échanges à travers les entités et différents niveaux de management, il offre une approche ludique d’innover en changeant de regard sur des problématiques concrètes mais constitue également un véritable outil de management.

Un challenge innovation, ça se prépare !

Pour s’assurer de la réussite de l’opération et renforcer l’engagement des collaborateurs, le cadre du challenge et ses objectifs doivent être parfaitement définis. Cela commence par bien cibler les personnes susceptibles de participer au challenge en fonction de la problématique sur une période de temps définie. Les challenges ouverts à tous ont beaucoup de sens, à condition que les thématiques proposées permettent à chacun de participer.

Il est également indispensable d’impliquer la Direction car les challenges peuvent parfois entraîner un vrai changement de culture en permettant aux collaborateurs de s’exprimer et d’être entendus. L’impact sera toujours plus fort et le taux de participation des équipes toujours plus élevé si la Direction est mobilisée et s’implique dans le challenge.

Si tout cela semble évident, il reste néanmoins quelques fausses croyances qu’il faut identifier !

Stop aux idées reçues sur les challenges innovation dans les entreprises

Pour bien comprendre l’intérêt des prochaines étapes, il est utile de mettre en lumière quelques préjugés qui peuvent venir minimiser l’impact de votre challenge :

Idée reçue 1 : « Proposons des thématiques très larges pour avoir beaucoup d’idées »

Le nombre d’idées n’est pas le but final. L’objectif est d’innover, c’est-à-dire transformer les idées en projets (ou mieux en factures !). Autrement dit, le but est de créer de la valeur. Il est donc fondamental de préciser vos attentes sur les domaines stratégiques où vous saurez (et aurez tout intérêt à) investir les ressources pour mettre en œuvre les bonnes idées proposées.

Idée reçue 2 : « C’est une boîte à idées digitale »

La boîte à idées a tout d’une boîte noire, l’enveloppe glissée reste invisible aux autres et son devenir est inconnu voire très incertain. Le challenge innovation est une mise en lumière, un véritable partage d’information.

Idée reçue 3 : « Les bonnes intentions suffisent »

Non ! Face aux obligations et autres urgences de la charge de travail de chacun, le temps laissé aux bonnes intentions est inexistant. Si les intentions suffisaient, chacun innoverait de manière spontanée, en profitant des ressources disponibles et volontaires dans un monde… qui n’existe pas. Un challenge est un projet d’entreprise et il doit être piloté comme tel avec des rôles et des engagements.

Idée reçue 4 : « Quand on a annoncé les lauréats, c’est terminé »

C’est en fait le « vrai » commencement : c’est le moment où il va falloir monopoliser les bonnes ressources et énergies pour transformer ces initiatives en projets et l’implication de la Direction prend d’autant plus de sens à cette étape.

Les 4 étapes pour réussir un challenge innovation

Une fois ces idées reçues remisent à leur place, voici les différentes étapes à suivre pour lancer votre challenge.

1Définir les règles du jeu et le calendrier du challenge

Il est important de définir clairement les règles du jeu : la thématique ou la problématique à résoudre, la durée du challenge, la façon de présenter les idées, la méthode de sélection des meilleures initiatives et la ou les récompense(s) éventuelle(s) à gagner. Un challenge innovation n’est pas forcément synonyme de lieu spécifique et laps de temps réduit qui mettraient les équipes sous pression. Si le « momentum » est important, lorsqu’on allonge la durée du challenge, on laisse plus de temps à la réflexion et à la créativité ; et cela contribue alors à engager plus de monde dans la démarche, en permettant à chacun de trouver un temps pour participer dans des emplois du temps souvent très chargés.

2Sélectionner l’outil qui va porter le challenge

La transformation digitale a fait de la collaboration une nouvelle norme du travail. Le challenge innovation ne déroge pas à cette règle. Il doit prévoir un espace partagé qui donne accès à toutes les informations nécessaires et permettre de centraliser toutes les idées. Il s’agit de la plateforme d’idéation dans laquelle les équipes formaliseront leurs propositions et inciteront les autres à venir enrichir ces idées, en toute transparence. Le secret des challenges innovation réside dans l’opportunité d’un partage entre équipes, directions, entreprises, pays, filiales qui ne pourrait être fait sans l’aide d’un outil. Nous reviendrons plus loin sur les critères à identifier pour choisir cet outil.

3Communiquer et valoriser les gains autant que les enjeux du challenge auprès des participants

Pour motiver les équipes, lancez la communication et la sensibilisation : informez l’ensemble des collaborateurs sur le challenge, organisez des réunions, des présentations, impliquez les managers de proximité et utilisez les canaux de communication interne de l’entreprise (intranet, newsletter, affichage, etc.) pour promouvoir le challenge. Expliquez les objectifs, les règles et les bénéfices potentiels. Sur ce point, les employés seront d’autant plus motivés s’ils savent qu’ils pourront accompagner la concrétisation de leur idée en une initiative réelle de changement. Ils rencontreront de nouvelles personnes, sortiront de leurs habitudes et environnement de travail quotidien pour découvrir de nouvelles facettes de l’entreprise. La communication autour de l’évènement doit intégrer cette dimension participative tout autant que les véritables enjeux et objectifs à atteindre. Cette communication continue, portée par la voix de la Direction, ne s’arrête pas au terme de l’évènement, les participants doivent être tenus informés de l’évolution et de la concrétisation des initiatives de changement.

4Qualifier toutes les pistes puis, suivre les meilleures et communiquer sur l’ensemble

Pour qualifier les propositions et sélectionner les plus prometteuses, mettez en place un comité d’évaluation afin d’analyser les idées soumises en fonction des critères prédéfinis. Même si vous avez identifié vos lauréats et que certaines autres idées ne verront jamais le jour, il y a plusieurs types d’idées à attendre d’un challenge innovation :

• Les pépites, ces idées en or dont la création de valeur sera significative pour l’entreprise, mais qui représentent rarement plus de 1 à 2 % des initiatives soumises. Il y a également les projets fédérateurs qu’il est pertinent de sélectionner dans les lauréats.
• Les quick wins, des idées certes moins disruptives et plus faciles à mettre en place mais dont l’impact reste bien réel pour l’entreprise. Ce sont de petites victoires rapides dont l’addition pourrait bien rapporter des gains tout aussi significatifs.
• Les « autres », sources de petites améliorations au quotidien sans pour autant être propices à une communication de masse. Elles méritent malgré tout d’être suivies dans le système de management des idées et de rentrer dans un processus de suivi et d’évaluation pérenne. Un challenge innovation permet d’ancrer les bases d’une plus grande culture de la créativité au travail et il faut l’entretenir dans la durée.

Utiliser un outil pour organiser les idées de vos équipes

IDhall, une solution pour déployer simplement les étapes de votre appel à idées

Lorsqu’il s’agit de choisir un outil pour organiser les challenges innovation, il peut être difficile de se projeter et de s’assurer de faire le bon choix. Néanmoins, vous pouvez considérer les critères suivants :

• Convivialité : L’outil doit être convivial et facile à utiliser pour les participants et les organisateurs. Il doit offrir une interface intuitive et des fonctionnalités simples pour soumettre des idées, échanger des informations et suivre le progrès du challenge.
• Fonctionnalités de collaboration : L’outil parfait est en mesure de faciliter la collaboration entre les participants en permettant le partage d’idées, les commentaires, les ajouts de documents.
• Gestion du processus : L’outil doit permettre de gérer efficacement le processus de soumission des idées, d’évaluation, de sélection et de suivi des propositions. Il peut inclure des fonctionnalités telles que des workflows personnalisables, des mécanismes d’évaluation et de notation, ainsi que des tableaux de bord pour suivre les progrès et les résultats.
• Sécurité des données : Assurez-vous que l’outil offre des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations sensibles de votre entreprise, des participants et des projets d’innovation.
• Accompagnement : Au-delà de l’outil, l’accompagnement que l’on peut vous apporter est très important également !

Le logiciel IDhall, avec son interface conviviale et intuitive, facilite la soumission des idées et permet le suivi des initiatives et des projets en cours, tout en assurant l’intégrité de vos données utilisateurs. Depuis 2004, le logiciel est utilisé par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, ce qui nous permet d’accompagner nos clients et de leur fournir des conseils avisés en matière d’innovation et de progrès.

Challenges d’innovation participative : des exemples pour vous inspirer

Voici quelques exemples concrets de challenges innovation réussis afin de vous donner quelques pistes avant de vous lancer.

L’appel à idées de la DRSM Occitanie pour soutenir son projet de transformation

Organisme de l’Assurance Maladie, la DRSM Occitanie (Direction Régionale du Service Médical) est engagée dans un projet majeur de transformation. Pour renforcer cette dynamique localement et générer davantage d’initiatives de progrès, la DRSM Occitanie a organisé un appel à idées auprès de ses collaborateurs. Pour en savoir plus, consultez le témoignage d’Adélaïde Beaude sur l’utilisation d’IDhall pour recueillir de nouvelles idées et construire une feuille de route innovante.

Le challenge Initiatives Handicap de la SNCF

A l’occasion de la semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées en 2019, la SNCF a lancé le Challenge Initiatives Handicap auprès des salariés du groupe. Il visait à proposer des idées dans le but d’améliorer le quotidien des salariés en situation de handicap d’une part, mais aussi de changer les regards des collaborateurs d’autre part. 7 lauréats se sont vu remettre un trophée qui venait récompenser l’esprit d’initiative et de solidarité des collaborateurs et des équipes qui ont mis en place ces actions :

Le challenge innovation selon Air France

Autre exemple, le Hackathon Priorité Client est un défi lancé par Air France qui visait à créer une application mobile dédiée à améliorer l’expérience du voyageur en cas d’irrégularité. La démarche d’innovation étant au cœur de la culture d’Air France, la compagnie a veillé à bien faire les choses en mettant en place :

• Des personas pour s’immerger dans le défi avec des irrégularités concrètes,
• Un brief clair et l’accès à un pool de data complet mais seulement 48h pour convaincre,
• Un prix motivant avec un aller-retour long-courrier à choisir parmi 10 destinations dans le monde entier !

Le challenge développement durable de Huisman

Afin de favoriser le développement durable au sein de l’entreprise, Huisman a créé le Proteus Challenge, un concours d’idées basé sur le développement durable ouvert à tous les employés en 2022.

Proteus est un dieu de la mythologie grecque associé à la transformation. Les participants ont été invités à proposer de nouvelles idées et solutions dans différents domaines à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise afin de réduire l’impact négatif sur l’environnement. Un gagnant a été sélectionné dans chacun des quatre domaines proposés. Parmi eux, l’idée gagnante de Timon est un accélérateur d’innovation. « Un label d’empreinte carbone permettra de mesurer l’impact sur l’environnement lors du développement et de la fabrication de nos produits et de promouvoir les moyens de le réduire. Cette idée a déjà contribué à l’élaboration de l’évaluation de l’impact durable que nous avons récemment annoncée. »

Qu’attendez-vous pour organiser votre challenge ?

Au-delà des bénéfices à recueillir et écouter les bonnes idées des salariés, les challenges innovation permettent également de redynamiser l’engagement des collaborateurs dont on valorise la participation au développement de l’entreprise.

Les challenges innovation créent de l’ouverture en interne et contribuent à casser les silos en réunissant différentes populations de collaborateurs autour d’un objectif commun de génération d’idées. Ils permettent ainsi d’identifier les talents (interne et/ou externe) et contribuent à diffuser la culture de l’innovation et du travail collaboratif. En effet, les challenges innovation favorisent aussi les situations où les collaborateurs peuvent travailler ensemble. Si chaque personne n’a pas forcément d’idées à proposer spontanément, elle a peut-être la capacité à collaborer en apportant des points de vue complémentaires pour perfectionner les premières initiatives.

Le challenge améliore donc naturellement l’engagement des collaborateurs et il est important de soutenir cette dynamique au terme de l’évènement pour qu’elle ne retombe pas. Pour cela, la clé est de tenir informés les participants régulièrement de la mise en œuvre concrète des initiatives et d’entreprendre une démarche plus régulière d’innovation participative continue.

Vous êtes tenté par l’organisation d’un challenge Innovation ? Découvrez comment l’inscrire au sein d’une véritable culture de l’innovation dans votre organisation :

Cet article initialement publié le 18 juin 2019 a été mis à jour le 17 mai 2023.