Le lexique #cplusclair : la méthode des 5P pour éradiquer les problèmes

La méthode des 5 P, ou « 5 Why » en anglais, est un outil extrêmement efficace pour détecter et définir rapidement les causes profondes des dysfonctionnements. C’est un véritable « outil-couteau-suisse » à dégainer systématiquement en matière de résolution de problèmes. Pourquoi et comment l’utiliser efficacement ? Découvrez notre mode d’emploi.

Qu’est-ce que la méthode des 5 P ?

C’est le fondateur des industries Toyota, Mr Sakichi Toyoda, qui est à l’origine de cette technique. C’est ensuite Mr. Taiichi OHNO, ingénieur industriel japonais considéré comme le père du système de production de Toyota, qui a décrit cette méthode de questionnement itératif afin d’identifier les causes fondamentales d’un phénomène observé comme par exemple la baisse des ventes, un risque de sécurité, une non-qualité d’un produit, etc.

Il s’agit ni plus ni moins que de se poser 5 fois la question « Pourquoi ? » en remontant toujours un peu plus loin dans les causes du problème. Il semblerait que cette répétition permettrait de remonter aux racines, mais ce nombre de 5 n’est pas absolu. Il peut en effet être adapté au cas par cas, avec plus ou moins d’itérations en fonction de la complexité et/ou de la nature du problème.

La méthode des 5 P peut aussi bien être utilisée dans un contexte d’amélioration continue que de pilotage de portefeuilles de projets voire même pour soutenir le développement de l’innovation puisqu’il aide à trouver des solutions à tout type de problème soulevé.

A quoi sert la méthode des 5 P ?

A partir d’un effet constaté, on essaie de remonter à la « vraie » cause du problème. Un peu comme la médecine chinoise qui considère le corps comme un tout plutôt que de traiter un symptôme, la méthode des 5 P cherche les véritables sources pour les éradiquer définitivement et durablement. En ce sens, c’est un véritable outil de pilotage de l’amélioration continue qui permet d’identifier les axes stratégiques d’amélioration pour prendre les bonnes décisions.

Bien entendu, cette solution a ses limites en cas de problèmes trop complexes et multifactoriels mais elle peut déjà aider à en résoudre énormément à tous les niveaux de l’entreprise.

Comment utiliser la méthode des 5 P ?

La méthode est simple : se poser la question du pourquoi lorsqu’une anomalie est détectée. Mais elle va plus loin en posant et affinant le « Pourquoi » 5 fois de suite. Il n’est d’ailleurs pas inintéressant de croiser cet outil avec la méthode QQOQCP afin de bien couvrir l’ensemble des causes possibles : les personnes concernées ou en charge, le lieu, l’objet du dysfonctionnement, etc.

La méthode excelle d’ailleurs lorsqu’elle est utilisée de manière participative, en travaillant avec les personnes directement concernées, en se déplaçant sur les lieux du problème pour mieux le percevoir. Mais mieux qu’un long discours, des exemples concrets d’application de la méthode des 5P seront plus parlants…

Les 5 P : un exemple de nature commerciale

Prenons le cas d’une société commerciale en B2B qui fait face à une baisse significative du volume de produits vendus chez ses clients réguliers :

Pourquoi une telle baisse ?

Les clients fidèles avaient l’habitude de renouveler leur commande au passage du commercial. Or les commerciaux passent moins les voir.

Pourquoi les commerciaux voient moins les clients réguliers ?

Les objectifs commerciaux définis cette année incitent les commerciaux à vendre une nouvelle gamme de produit destinée à un nouveau marché.

Pourquoi cet objectif ?

Il fallait motiver les commerciaux à faire davantage de prospection.

Pourquoi les commerciaux ne faisaient pas assez de prospection ?

Ils avaient des objectifs de vente liés aux gammes actuelles des produits plus faciles à vendre chez les clients réguliers.

Pourquoi ne peuvent-ils pas à la fois fidéliser et prospecter ?

Parce qu’il n’y a pas assez de commerciaux sur le terrain par rapport au nombre de clients et prospects à visiter.

L’enchaînement des 5 Pourquoi permet à la fois d’analyser la situation tout en identifiant des pistes de solution pour les « vrais » problèmes : embaucher de nouveaux commerciaux, revoir la répartition géographique des secteurs commerciaux, adapter les objectifs commerciaux, etc.

Les 5 P : un exemple qualité dans le domaine industriel

Prenons cette fois le cas d’un accident du travail ayant eu lieu dans un atelier. Un opérateur a glissé et s’est cassé le coude :

Pourquoi a-t-il glissé ?

A cause d’une tâche d’huile présente sur le sol.

Pourquoi y avait-il une tâche d’huile ?

La machine fuit depuis 1 semaine.

Pourquoi la machine fuit-elle ?

A cause d’un défaut de maintenance : la machine aurait dû être réparée.

Pourquoi la machine n’a pas été réparée tout de suite ?

Parce que le technicien de maintenance est en congé.

Pourquoi personne n’a remplacé le technicien de maintenance ?

Il s’agit de la seule personne formée sur la réparation de ce type de machine.

Quel est le problème ? La machine doit être réparée pour éviter qu’un autre incident ait lieu mais pour cela, il faut organiser le suivi correct de l’entretien, s’assurer qu’il y ait des pièces détachées en stock et, bien sûr, s’assurer qu’il y ait toujours une personne sur site capable d’intervenir. Il s’agit désormais de mettre en place une action de prévention en formant d’autres personnes à la maintenance de ce type de machine.

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