Lexique #cplusclair : le cycle PDCA (Plan Do Check Act) ou la Roue de Deming

Rechercher le progrès de manière continue est plus que souhaitable dans l’entreprise d’aujourd’hui, c’est même devenu vital. Tous les collaborateurs devraient pouvoir réaliser leur travail le plus efficacement possible et avec le meilleur niveau de qualité.

La méthode PDCA pour Plan Do Check Act, appelée également « roue de Deming », est la réponse par excellence à ce besoin. Fer de lance de l’amélioration continue depuis de nombreuses années, ce célèbre concept né dans les années 30 est un des fondements de l’amélioration de la performance grâce à sa simplicité, son universalité et sa flexibilité.

Le cycle PDCA ou Roue de Deming : définition

C’est le physicien et professeur Walter Andrew Shewhart qui, dans les années 1930, a introduit l’idée de cycles d’amélioration en réponse à des problèmes de contrôle qualité dans les processus de production. Il a alors suggéré une boucle d’amélioration basée sur 3 étapes :

1. la spécification des exigences,
2. la production des éléments conformes à ces exigences,
3. l’inspection des produits finis afin de s’assurer qu’ils respectent les spécifications.

Le statisticien William Edwards Deming a ensuite adopté et transformé les idées de Shewhart en une méthode plus structurée et en leur fournissant une dimension graphique. Dans les années 1950, il a introduit le cycle PDCA au Japon, formant des ingénieurs et managers japonais à la gestion de la qualité et à l’amélioration continue, notamment au sein du Nippon Keidanren. Les entreprises japonaises, principalement dans le secteur automobile, ont rapidement adopté cette méthode pour affiner leurs processus, posant ainsi les bases du Lean Manufacturing.

Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) est encore aujourd’hui un repère mnémotechnique pour structurer la démarche de progrès en suivant un processus en étapes. Il simplifie la mise en œuvre des étapes nécessaires pour améliorer la performance et la qualité d’une organisation.

Voici ses différentes étapes :

1P pour Plan : préparer, planifier

Pour toute amélioration de processus ou planification de projet, la première étape est de définir précisément la tâche à accomplir. Comme dans tout processus de planification, cela implique plusieurs éléments essentiels : les objectifs, les étapes du processus, les parties prenantes, les contraintes, les livrables et les résultats attendus. Cette étape permet de faire le point sur la situation actuelle et d’identifier le véritable problème, ce qui est essentiel pour formaliser un plan d’action approprié et fixer les indicateurs nécessaires au suivi et à l’évaluation des actions menées.

2D pour Do : réaliser, mettre en œuvre

Il s’agit ici de mettre en œuvre le plan d’action en veillant à bien informer toutes les parties prenantes du déroulé pour exécuter les opérations.

3C pour Check : contrôler, vérifier

Lors de cette phase, on commence à mesurer les résultats à l’aide des indicateurs clés. C’est souvent à cette étape que l’on révèle des points d’amélioration, et l’amélioration continue permet justement de corriger ces détails avant qu’ils ne deviennent critiques. En conséquent, si l’objectif n’est pas atteint, il est essentiel de prendre les contre-mesures nécessaires et de rechercher les causes racines qui pourraient avoir été mal identifiées.

4A pour Act : agir, (ré)ajuster

C’est la phase du bilan : l’objectif a-t-il été atteint, ou faut-il lancer un nouveau cycle ? Si les résultats sont conformes aux attentes, il est alors pertinent de standardiser les bonnes pratiques pour l’avenir. Rappelez-vous que le PDCA est un cycle : vous pouvez toujours revenir à la phase de planification pour continuer à améliorer le processus.

Comment le cycle PDCA favorise-t-il l’amélioration continue en entreprise ?

Ce cycle de 4 étapes établit un cercle vertueux que la roue de Deming met parfaitement en lumière. Chaque idée validée se transforme en action, chaque action finalisée devient ensuite connaissance et ainsi de suite… La progression et l’amélioration sont constantes et c’est pourquoi la roue de Deming est souvent représentée graphiquement avec une cale qui la soutient : la roue ne tourne que dans un sens et l’on conforte toujours les acquis.

Si la méthode PDCA paraît très simple, sa mise en œuvre requiert à la fois rigueur et discipline si l’on veut maximiser son efficacité. Concrètement, des objectifs précis et mesurables doivent être fixés à partir de l’observation des réalités sur le terrain et l’on doit garantir une communication claire sur les actions prévues. Le cycle PDCA soutient l’action tant que les objectifs ne sont pas atteints. Si la méthode permet de soigner les symptômes d’un dysfonctionnement, elle permet surtout d’éradiquer les racines des problèmes.

Il est ensuite essentiel de faire tourner la roue et cela relève avant tout d’un acte de management ! Toute la puissance de la méthode PDCA réside dans l’enrichissement des plans d’action à chacun de ses tours et de la performance cumulée dont bénéficie l’entreprise. Il ne faut donc négliger aucune étape, ni bloquer sur l’une d’entre elles. L’expérience accumulée au fil du temps permettra de mettre en œuvre des solutions toujours plus pérennes et plus adaptées.

Quand et comment utiliser le cycle PDCA pour optimiser vos processus ?

Parmi tous les outils de l’amélioration continue, la méthode PDCA est très utile pour identifier les défaillances et ensuite éradiquer le(s) problème(s). Les entreprises les plus performantes au monde et déjà matures en matière de Lean Management en font souvent leur outil principal pour mettre en œuvre, contrôler puis standardiser les meilleures pratiques qualité.

RH, Marketing, Finance, Logistique…, la méthode est aujourd’hui sortie des usines pour s’étendre partout où elle pouvait être utile. Et c’est précisément ce qui est formidable puisque c’est applicable à n’importe quelle problématique ! Parce qu’elle soutient l’action tant que les objectifs ne sont pas atteints, elle est aussi efficace dans les unités de production que dans les bureaux.

La Roue de Deming permet ainsi que l’apprentissage et l’amélioration de la performance soient perpétuels au sein de l’organisation. Elle reste plus que jamais d’actualité dans notre monde où les environnements économiques et sociaux sont de plus en plus complexes à appréhender. Les start-ups où l’agilité est le maître mot, l’ont bien compris et l’ont également adopté dans leurs méthodes de travail.

Quels outils utiliser pour suivre des plans d’action issus de PDCA ?

Suivre les cycles PDCA dans des tableurs Excel : la fausse bonne idée

Les fichiers Excel, bien qu’utilisés par de nombreuses équipes pour organiser des projets, ne sont pas optimaux pour suivre des cycles PDCA, et ce, pour plusieurs raisons :

Manque de collaboration en temps réel

Les cycles PDCA nécessitent une collaboration constante pour évaluer, adapter et améliorer les actions. Excel limite la collaboration en temps réel, surtout si plusieurs collaborateurs doivent mettre à jour le fichier simultanément, ce qui entraîne des risques de versionnage et de conflits.

Absence de traçabilité

Dans Excel, il est difficile de suivre précisément qui a effectué quelle(s) modification(s) et quand. Cela rend le suivi du cycle PDCA peu transparent, car les décisions et ajustements de chaque phase ne sont pas forcément documentés de manière fiable.

Complexité de mise à jour

Le cycle PDCA est dynamique et implique de nombreux ajustements au fur et à mesure des progrès. Dans Excel, ces modifications peuvent vite devenir difficiles à gérer, surtout lorsque le nombre d’actions et de projets augmente.

Gestion des données

Excel n’est pas conçu pour structurer les données relatives à des projets ou initiatives complexes, comme le PDCA. Les informations importantes (commentaires, pièces jointes, statuts, responsables) risquent de se perdre dans des cellules, ce qui complique la visibilité et le suivi global des plans d’action.

De l’importance d’un outil collaboratif

L’outil que vous choisirez devra inclure des fonctionnalités spécifiques à la gestion de projets et aux initiatives d’amélioration continue, afin de faciliter le suivi et la mise en œuvre des améliorations. Il doit également permettre un pilotage efficace des plans d’action pour garantir que chaque étape du cycle PDCA est bien suivie et évaluée. Voici les critères essentiels à considérer pour choisir un outil collaboratif permettant de suivre efficacement vos cycles PDCA.

Collaboration en temps réel

Un outil collaboratif permet aux équipes de travailler ensemble sur les mêmes projets en temps réel, de centraliser les informations, et de partager les retours d’expérience instantanément, ce qui est essentiel pour réajuster rapidement les actions.

Traçabilité des actions et des décisions

Avec un outil dédié, chaque étape, modification ou commentaire peut être tracé et associé à un utilisateur spécifique. Cela offre une visibilité claire sur le déroulement du cycle PDCA, permettant à chacun de comprendre les raisons des choix et les ajustements réalisés à chaque phase.

Automatisation et notifications

Un logiciel collaboratif peut envoyer des rappels automatiques pour les actions en attente ou les échéances à respecter, facilitant ainsi le respect des cycles PDCA. Cela évite les oublis et aide les équipes à garder le rythme, essentiel pour la phase de vérification et d’ajustement.

Structuration et organisation des informations

L’outil doit permettre de structurer les projets et tâches de manière organisée (par phase, priorité, responsable, etc.). Il permet un accès rapide aux données et une comparaison des résultats entre les cycles, assurant une amélioration continue en toute transparence.

Amélioration de l’efficacité

Enfin, en centralisant toutes les informations dans un espace unique et partagé, un outil collaboratif rend les équipes plus efficaces. Elles passent moins de temps sur la gestion des fichiers et peuvent se concentrer davantage sur l’amélioration des processus et des résultats.

Un outil collaboratif offre une visibilité, une coordination et une traçabilité qui restent inaccessibles dans un simple ou même une multitude de fichiers Excel, et s’avère essentiel pour assurer un suivi de qualité des cycles PDCA.

Le logiciel IDhall, avec son interface conviviale et intuitive, facilite l’application des cycles PDCA en permettant la soumission d’idées, le suivi des initiatives et la gestion des projets en cours, tout en assurant l’intégrité des données utilisateurs. Depuis 2004, il est utilisé par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, ce qui nous permet d’accompagner nos clients dans l’optimisation de leurs cycles PDCA et de leur fournir des conseils avisés en matière d’innovation et de progrès.

Cet article initialement publié le 21 avril 2020 a été mis à jour le 19 novembre 2024.