Le lexique #cplusclair : la méthode QQOQCP

Chaque entreprise est confrontée au quotidien à des problématiques nombreuses et variées. Certaines peuvent être claires et la solution à déployer évidente ; mais d’autres sont bien plus complexes et requièrent une plus grande clairvoyance sur le fond du problème. Pour celles-ci, il est important de se poser les bonnes questions, de collecter les bonnes informations et ainsi les explorer sous tous les angles. La méthode QQOQCP peut alors vous aider.

Qu’est-ce que la méthode QQOQCP ?

« QQOQCP » est l’acronyme qui résume les 6 questions suivantes : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Cette méthode consiste à poser un questionnement systématique pour collecter toutes les données nécessaires afin de dresser un état des lieux de l’existant dans le but d’identifier la vraie nature du problème et d’en décrire précisément le contexte.

Dans une démarche d’analyse critique et constructive, il est essentiel de compiler des informations exhaustives de qualité. D’où l’utilisation de questions ouvertes qui imposent des réponses étayées et aident ainsi à cerner, clarifier et cadrer la problématique.

Une meilleure connaissance de toutes les dimensions d’un problème permettra ensuite de proposer les actions pertinentes à déployer ou les bonnes corrections à apporter. Vous pourrez retrouver cette méthode sous d’autres dénominations telles que : méthode de questionnement, les Five W’s (en anglais) ou cinq W (en français).

A savoir : il existe une variante de la méthode QQOQCP incluant une question supplémentaire : « Combien ? » ; devenant de fait la méthode QQOQCCP. Nous allons évoquer cette question « Combien ? » dans notre liste d’applications ci-dessous mais garderons le sigle QQOQCP pour le reste de l’article.

A quoi sert la méthode QQOQCP ?

La méthode QQOQCP possède de nombreuses applications aussi différentes les unes que les autres. Elle s’adapte parfaitement, par sa simplicité et sa polyvalence, à des structures, configurations et problématiques variées, ce qui lui permet d’être utilisée à tous les niveaux de l’entreprise :

• Au niveau stratégique pour construire ou améliorer une stratégie de conquête de marchés par exemple ;
• Au niveau du management pour améliorer l’organisation et les processus lors de brainstormings ;
• Au niveau de la qualité en tant qu’outil d’aide à la résolution de problème ;
• Au niveau de l’innovation pour booster l’émergence de solutions et d’idées au service du progrès ;
• Au niveau de la gestion de projets d’une manière générale.

Les avantages de la méthode QQOQCP

La force de la méthode QQOQCP réside dans ses 4 caractéristiques :

• Simple : nul besoin de formation ni de personnes qualifiées dans la méthode pour mener à bien ces questionnements.
• Systématique : c’est la clé du succès de poser systématiquement toutes les questions à chaque fois.
• Polyvalente : elle peut être utilisée aussi bien pour élaborer un nouveau processus que mettre en place une action corrective.
• Exhaustive : la méthode permet d’obtenir une vision à 360° de la problématique et de percevoir les pistes de résolution…

La mise en œuvre et les applications de la méthode QQOQCP

La méthode QQOQCP se décompose en 3 grandes étapes :

1. Décrire la situation initiale,
2. Relever les éléments clés et les hiérarchiser,
3. Proposer des actions pertinentes et surtout adéquates.

Les questions QQOQCP sont utilisées pour l’état des lieux (phase 1). C’est à partir de ces réponses et de la vue d’ensemble obtenue qu’il est possible de détecter les éléments essentiels (phase 2) et de proposer des solutions (phase 3).

Pour simplifier, voici une liste d’exemples de questions et d’explications.

Quoi ?

• Explication : Description de la tâche, de l’activité, de la problématique, de l’objet du projet.
• Cibles : Objets, actions, procédés, machines…
• Exemples de questions : Quel est le problème / le risque ? Quelle est la situation ? Quelles sont les caractéristiques du produit ? Comment fonctionne le service ?

Qui ?

• Explication : Définition des parties prenantes engagées, des personnes responsables ou concernées.
• Cibles : Responsables, clients, fournisseurs, victimes, acteurs…
• Exemples de questions : Qui est en charge ? Qui rencontre le problème ? A qui faire appel pour la réalisation ?

Où ?

• Explication : Description du lieu.
• Cibles : Lieu, atelier, poste…
• Exemples de questions : Où le problème s’applique-t-il ? Les locaux sont-ils faciles d’accès ? Sur quelle machine rencontre-t-on le problème ?

Quand ?

• Explication : Définition du moment où a eu lieu, a lieu ou aura lieu la situation.
• Cibles : Dates, durée, fréquence…
• Exemples de questions : Quel est le délai de réalisation ? Quelle est la date d’implantation ? A quelle fréquence a lieu le problème ?

Comment ?

• Explication : Définition d’une manière de procéder, des étapes et de la méthode employée.
• Cibles : Procédures, méthodes d’organisations, actions, moyens, techniques…
• Exemples de questions : Dans quelles conditions ou circonstances ? Comment le service est organisé ? Quelles sont les méthodes utilisées ? Quels moyens sont mis en œuvre ?

Combien ?

• Explication : Définition des moyens, du matériel, des équipements.
• Cibles : Quantités, budget…
• Exemples de questions : Quel coût ? Quelles ressources ? Combien de jours-homme ?

Pourquoi ?

• Explication : Description de la motivation ou de l’objectif visé, voire de la justification ou de la raison d’un mode de fonctionnement.
• Cibles : Buts, finalités, justifications…
• Exemples de questions : Quel est l’objectif visé ? Pourquoi avoir choisi cette formation / cet équipement ?

La question du « Pourquoi ? » est essentielle pour mieux comprendre, il ne faut pas hésiter à la poser après chaque réponse aux autres question QQOQC(P).

En synthèse, la méthode QQOQCP est un outil extraordinaire pour mieux comprendre et mieux cerner une situation si elle est bien maitrisée et utilisée à bon escient. Elle permet d’apporter des solutions efficaces aux problématiques rencontrées et contribue à créer une dynamique positive d’amélioration continue dans l’entreprise.

Pour continuer votre lecture, nous vous invitons à découvrir comment mener à bien les projets et plans d’action définis à l’issue de vos prochaines analyses QQOQCP :