Le Kaizen et les « petits pas » de l'amélioration continue : une démarche raisonnable ou dépassée ?

Si le changement fait partie des lois fondamentales qui régissent notre monde, il est aujourd’hui synonyme de transformation et d’innovation pour les entreprises et paraît désormais indispensable à toute stratégie de développement. Pour changer, il existe deux solutions : appliquer un changement ponctuel, radical et disruptif ; ou bien opérer de petites améliorations incrémentales, quotidiennes mais progressives qui, à terme, peuvent vous emmener encore plus loin dans le changement que vous ne l’aviez imaginé.

Le Kaizen ou « l’art de l’amélioration continue à petit pas » intègre pleinement cette philosophie d’évolution progressive où l’on capitalise davantage sur l’existant pour mettre en place de « petits » changements capables malgré tout de faire la différence en matière de performance et de bien-être au travail.

A l’heure où la transformation et l’innovation disruptive deviennent la norme au risque de grever les marges de manœuvres des équipes, le Kaizen est-il dépassé ? Quelles en sont les limites ? Doit-on encore le mettre en œuvre ?

L’amélioration continue par petits pas : l’autre façon de penser

Améliorer la qualité de service est par exemple une démarche indispensable pour toute entreprise qui souhaite se différencier auprès de ses clients, mais c’est avant tout une véritable quête permanente, c’est un voyage et non une destination.

Dans une démarche d’amélioration continue, le Kaizen permet ainsi d’évoluer et d’améliorer les processus de travail en mettant en place des changements de manière régulière. Ils peuvent aussi bien concerner les méthodes de production, la culture d’entreprise ou encore la sécurité, mais il s’agira toujours de petites actions concrètes, simples, peu onéreuses et rapides à mettre en œuvre. Le Kaizen est un état d’esprit qui se traduit par un effort quotidien de tous les collaborateurs dans la recherche du « toujours mieux », à long terme.

La philosophie du Kaizen a été développée au Japon. Le mot « kaizen » est d’ailleurs la fusion de « kai » et « zen » qui signifient respectivement « changement » et « meilleur ». La démarche vise à tendre vers la perfection sur l’ensemble du processus sans pour autant avoir besoin de révolutionner toute la façon de faire.

Pour rester en mouvement de manière permanente, le Kaizen repose sur 4 piliers :

• Refuser les positions dogmatiques et remettre en cause les idées préconçues ;
• S’intéresser à la démarche et au processus autant qu’au résultat final ;
• Travailler dans un cadre global pour avoir une vision d’ensemble ;
• Ne pas juger ni blâmer afin de ne jamais décourager les équipes.

L’une des clés du Kaizen est notamment de diminuer les gaspillages, les « mudas », qui sont au nombre de 7 :

• La surproduction,
• Les stocks,
• L’attente,
• Le transport,
• Les défauts,
• Les mouvements,
• Les processus inutiles.

Adopter une démarche Kaizen permet généralement de diminuer les délais de traitement dans tous les services et d’optimiser la productivité tout en améliorant les conditions de travail des collaborateurs. En revanche, le Kaizen est bien une démarche pro-active et non réactive : son but est l’amélioration continue et non la résolution de problème, il vient ainsi compléter d’autres outils d’amélioration continue tels que la méthode DMAIC, le Lean management ou encore le Kanban.

Kaizen : dans quel contexte le déployer en entreprise ?

Le Kaizen est une philosophie qui s’adapte à tout type de structure, mais qui conviendra davantage aux organisations qui maîtrisent parfaitement leur environnement et processus de travail existants, celles qui recherchent moins l’innovation disruptive pour « tout changer à tout prix » que l’optimisation continue de leurs processus existants. Le Kaizen est ainsi parfaitement adapté aux grandes entreprises et industries très « processées ».

Déployer avec succès le Kaizen dans l’entreprise passera par 3 axes fondamentaux que sont :

• Le savoir-faire : les compétences et les besoins en compétences ;
• Le savoir-être : c’est à dire savoir écouter, comprendre, analyser et intégrer ;
• Le faire-savoir : l’aptitude à communiquer et à transmettre.

Il est essentiel, avant de se lancer dans l’aventure, de s’assurer que la culture de l’entreprise est en adéquation avec cette philosophie. La bonne mise en œuvre du Kaizen suppose au préalable de donner la parole à chaque salarié ce qui exige aussi une implication active du management.

L’amélioration continue par le Kaizen et l’innovation participative : un mariage de raison ?

Le Kaizen est une façon de « mieux travailler ensemble » dans laquelle chaque collaborateur a voix au chapitre, comme nous le disions. Cela se rapproche ainsi d’une démarche d’innovation participative où chacun peut s’exprimer librement de manière continue afin de proposer ses idées d’amélioration pour son outil de travail.

L’entreprise doit donc encourager les salariés à proposer leurs idées, tout en leur donnant l’assurance d’être écouté. Sans idées, le Kaizen restera au point mort, il est donc essentiel de s’organiser en amont pour les collecter de la manière la plus simple et la plus efficace qui soit. Or, la boite à idées traditionnelle n’est plus adaptée depuis longtemps et il est important d’investir désormais dans une plateforme d’innovation collaborative moderne et digitale qui permette à chacun de contribuer de façon simple et intuitive à la démarche Kaizen.

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