Exemples de plan d'actions et bonnes pratiques pour réussir vos projets

11 janv. 2018

Qu’est ce qui permet de transformer les idées en initiatives concrètes, qui concerne l’ensemble des services de l’entreprise et qui peut être utilisé aussi bien en interne qu’en externe ? Réponse : le plan d’actions !

Le plan d’actions est en effet l’interface entre la phase d’analyse et de réflexion, et la phase opérationnelle de mise en œuvre. On parle autant de plans d’actions commerciaux et marketing, que de plans d’actions Qualité, RH ou logistique. Et ils peuvent même être utilisés avec les collaborateurs, lors de l’entretien annuel par exemple, pour fixer, planifier et suivre les actions à mener dans l’année.

Mais si le plan d’actions est un outil couramment employé en entreprise, il peut pourtant poser problème dans sa mise en œuvre : problème de communication, manque de visibilité sur l’ensemble des actions, inertie des projets, etc…

Voici des conseils et des exemples pour réussir le pilotage de ses plans d’actions.

Qu’est-ce qu’un plan d’actions ?

Avant de commencer à rédiger un plan d’actions, il convient de se rappeler ce qu’est et ce que n’est pas un plan d’actions.

To Do List, plan d’actions et projet : les différences

Ces trois termes sont utilisés de façon courante, parfois les uns à la place des autres.

La To Do List est une liste de tâches à réaliser, pas nécessairement liées entre elles.

Le plan d’actions est un ensemble de tâches qui permet d’aboutir à un livrable. Les actions à mener sont connues et il n’y a pas d’incertitudes majeures.

Le projet quant à lui, est un ensemble de tâches qui permet d’aboutir à un livrable et qui embarque une méthodologie pour définir la meilleure façon d’aboutir au livrable. Dans ce cas, il y a de nombreuses hypothèses à valider, des incertitudes et des risques d’échec.

Le plan d’actions n’est donc pas qu’une simple To Do List, puisque les actions à mener sont corrélées et mènent toutes à un même objectif, quel qu’il soit.

Le plan d’actions n’est pas non plus un projet, duquel il se démarque par l’absence ou en tout cas la maitrise des inconnus.

Ceci étant clarifié, voici quelques conseils pour définir et suivre un plan d’actions efficacement.

Comment définir un plan d’actions ?

Le plus dur est comme toujours de poser les premiers mots et les premières idées. Bref, de débuter par une page blanche. Mais une fois fait, le travail ne s’arrête pas là, il ne faut pas sous-estimer la mise en œuvre et surtout, le suivi.

Plan d’actions : par où commencer ?

Etape n°1 : poser clairement le problème

La méthode des 5P (Pourquoi, Pourquoi, Pourquoi, …) est intéressante à avoir à l’esprit dans cette étape. Si le problème n’est pas clairement énoncé, la réponse apportée pourra ne pas être la bonne, et les actions menées tout à fait inutiles. Cette étape est cruciale pour la réussite, elle doit être traitée avec la plus grande rigueur.

Etape n°2 : définir les grandes lignes

Il est temps de définir en quoi consiste le plan d’actions. L’approche QQOQCP (Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?) sera privilégiée à cet étape. Répondre à ces grandes questions permettra de mieux cerner et clarifier la situation, et de structurer les réponses à y apporter.

Etape n°3 : positionner le plan d’actions dans son contexte

Il faut positionner le plan d’actions dans le contexte de l’entreprise pour donner du sens au plan d’actions. Il s’agit de répondre au P du QQOQCP.

La réussite des plans d’actions passe par l’humain

Cette formulation permet de comprendre que derrière un plan d’actions, il y a des hommes et des femmes :

  • Une personne qui subit le problème (un client insatisfait, un irritant pour un collaborateur, etc.) ;
  • Un responsable de la résolution du problème qui devra rendre des comptes à la personne qui subit le problème ;
  • Des exécutants qui doivent traiter les différentes actions conformément aux engagements pris par le responsable vis-à-vis de la personne qui subit le problème (et qui ont d’autres missions à gérer en plus).

En réunissant les différentes parties prenantes (qui doivent comprendre et adhérer au contexte, à la proposition, …) dans une réunion de lancement (ou un « standup meeting »), elles pourront définir ensemble les différentes actions à mener pour fournir les livrables attendus.

Cette étape peut paraître chronophage mais elle permettra d’obtenir l’engagement et l’adhésion des personnes qui vont exécuter les tâches et qui ont besoin de se coordonner pour aboutir collectivement à un livrable. Dans le cas contraire, c’est une To Do List voire carrément une liste au Père Noël que l’on pourrait obtenir... Le temps perdu au début sera très largement compensé par le temps gagné dans l’exécution du plan d’actions.

Ni trop ni trop peu

Un des principaux écueils en matière de plans d’actions concerne la granularité des tâches : avoir un niveau de détails trop important ou insuffisant. Il faut essayer de ne pas se noyer dans les détails mais être suffisamment précis sur les livrables attendus et le responsable du livrable.

Pour cela, il faut s’équiper du bon outil de gestion des plans d’actions, capable de mettre le curseur sur le bon degré d’information et de présenter un tableau de bord clair et précis des tâches, délais, parties prenantes et responsables pour chacun des plans d’actions mis en œuvre. Vous aurez sûrement remarqué que la frontière entre plan d’actions et projet peut être très subtile dans certains cas, d’où l’intérêt de s’équiper d’un outil qui sache gérer les projets et les plans d’actions.

Et pour être performant, un conseil simple mais terriblement efficace : l’énoncé d’une tâche doit toujours commencer par un verbe. Le verbe, c’est l’action !

Quel suivi ?

Au regard des différentes parties prenantes, on se rend bien compte qu’il est important de communiquer sur l’avancement du plan d’actions notamment auprès de la personne qui subit le problème. Le responsable doit s’assurer que les actions sont mises en œuvre et apporter des solutions dès qu’il y a un « dérapage ».

En fonction des enjeux, le suivi pourra alors être quotidien, hebdomadaire, mensuel voire trimestriel. La forme du suivi devra donc être actée au moment de la définition du plan d’actions, en amont, lors d’une réunion regroupant les différentes parties prenantes.

Le suivi des plans d’actions, pour être gage de réussite, ne doit pas être chronophage, ni pour le responsable du livrable, ni pour les différents exécutants des tâches à réaliser.

Pour vous aider à améliorer les performances de vos plans d’actions, nous avons synthétisé dans un Ebook les bonnes pratiques de conception et pilotage issues des retours d’expériences concrets de nos clients, n’hésitez pas à le télécharger :

Exemples de plan d’actions

Un plan d’actions permet donc d’aller d’un point A à un point B dans un contexte où le chemin à suivre est connu. En voici quelques exemples.

Revenir d’une situation dégradée au standard de l’entreprise

Exemple : livraison d’un produit défectueux qui nécessite de mener des actions curatives pour résoudre le problème (renvoyer un nouveau produit au client, faire un geste commercial, …) et mener des actions correctives pour que le problème ne se reproduise plus (analyse des causes, identification des solutions, mise en œuvre des actions, etc.).

Améliorer une situation actuelle pour élever les standards qualité de l’entreprise

  • Réduire le délai pour un changement sur une machine ;
  • Améliorer le système de notifications des clients pour les tenir informés de l’avancement d’une livraison/réparation/prise en charge ;
  • Mettre en place l’idée d’un collaborateur pour …

Supprimer les gaspillages

Afin d’améliorer la productivité de l’entreprise et retrouver des marges de manœuvre, cela concerne les gaspillages de matériaux / fournitures, de temps ou d’énergie…

Supprimer des irritants

Les irritants nuisent à la productivité. Les supprimer permet d’améliorer la QVT (Qualité de vie au travail).

Le plan d’actions peut aussi bien être un outil vertueux qu’une source de stress et de tensions supplémentaire dans les équipes. Ce n’est qu’un outil, à vous de choisir ce que vous allez en faire.

Si vous souhaitez en faire cet outil vertueux, qui permet d’aboutir aux livrables attendus, alors il faudra investir un peu de temps et de rigueur en amont, pour mettre en place les bons processus de travail qui simplifieront la tâche et feront gagner du temps et de la productivité sur le long terme.