Modèle et grandes étapes d’élaboration d’un plan d’action

Qu’est-ce qui permet de transformer les idées en initiatives concrètes, concerne l’ensemble des services de l’entreprise, et peut être utilisé aussi bien en interne qu’en externe ? Réponse : le plan d’action !

Un plan d’action, c’est une ligne directrice à suivre, qui peut concerner tout ou partie des domaines d’activité d’une entreprise : amélioration continue, qualité, sécurité, environnement, digitalisation, marketing, planification stratégique, performance organisationnelle, expérience client, traitement des irritants, des écarts, des anomalies…

L’apparente simplicité d’un plan d’action (par rapport à un projet, plus complexe) a contribué à en vulgariser l’usage dans les entreprises. Les plans d’action permettent aux organisations de se mettre en mouvement et c’est extrêmement positif. Mais si les plans d’action sont mis à toutes les sauces, sans un minimum de méthodologie, la saturation gagne vite les équipes.

Alors qu’est-ce vraiment un plan d’action ? Dans quels cas et pour quels objectifs mettre en place un plan d’action ? Quels sont les modèles de plans d’action qui ont fait leurs preuves et quelles sont les étapes qui mènent à son élaboration ? Quel outil utiliser ?

Découvrez en parcourant cet article comment créer le plan d’action dont vous avez besoin.

Qu’est-ce qu’un plan d’action ?

Avant de commencer à rédiger un plan d’action, il est toujours utile de se rappeler ce qu’est, et ce que n’est pas, un plan d’action.

« To Do List », action simple, projet ou plan d’action : quelles différences ?

Ces quatre termes sont utilisés de façon courante. Cependant, ils ne doivent pas être confondus les uns avec les autres, car ils ne requièrent pas du tout le même niveau de pilotage. Connaître leurs particularités permet de doser les efforts, l’idée étant d’optimiser la qualité, le coût et les délais associés à leurs traitements respectifs.

La To Do List

La To Do List est une liste de tâches à réaliser, pas nécessairement liées entre elles. Il s’agit le plus souvent de tâches personnelles.

L’action simple

L’action simple ou « Just Do It » est une tâche, attribuée à une personne ou une équipe, dont le livrable et le délai ne présentent pas de difficultés particulières. Elle nécessite peu de coordination, mais doit tout de même être suivie.

Le projet

Le projet est réservé aux activités complexes qui présentent des incertitudes et des risques. Un projet nécessite de passer par des étapes (définition, analyse, conception…) pour maîtriser les risques. À chacune des étapes, des décisions peuvent conduire à l’amender, le poursuivre ou l’abandonner. Dans le cadre d’un projet, on sait où on va, mais… pas forcément comment on y va.

Les activités d’étude

Les activités d’étude, moins connues, décrivent des activités initiées à des fins exploratoires. Elles sont de plus en plus courantes dans le domaine de l’innovation. Dans ce cadre, l’organisation ne sait ni où elle veut aller, ni comment elle va y aller. On parle aussi de Proof Of Concept (POC), Proof Of Value (POV), ou de Proof Of Technology (POT).

Le plan d’action

Le plan d’action, que l’on retrouve souvent aussi sous le nom de « chantier », est utilisé pour organiser un ensemble de tâches afin d’aboutir à un livrable. Il est très utile lorsqu’il est nécessaire de coordonner différentes personnes, équipes et activités, sans qu’il n’existe d’incertitudes particulières. Avec un plan d’action, on sait où on va et comment on y va.

Cela étant clarifié, voici quelques exemples concrets de plans d’action en entreprise.

Mettre en place un plan d’action : objectifs et exemples

Vous savez maintenant qu’un plan d’action permet d’aller d’un point A à un point B dans un contexte où le chemin à suivre est globalement connu. Mais vous n’êtes pas sûr(e) des améliorations concrètes qu’il pourrait vous permettre d’atteindre. Retrouvez ici les principaux exemples de plans d’action.

Redresser la barre et revenir aux standards de l’entreprise après une situation dégradée

Prenons le cas d’une entreprise qui rencontre régulièrement un problème de livraison de produits défectueux, le plan d’action lui permettra de :

• Mener des actions curatives pour résoudre le problème : renvoyer un nouveau produit au client, faire un geste commercial…
• Mener des actions correctives pour que le problème ne se reproduise plus : analyse des causes, identification des solutions, mise en œuvre des actions…

Renforcer voire élever les standards de l’entreprise

Les plans d’action permettent non seulement de revenir aux standards de l’entreprise après une situation dégradée, mais aussi d’en élever les standards de référence !

Voici quelques exemples dans des secteurs d’activité différents :

• Améliorer les délais de production en réduisant le délai de changement sur une machine ;
• Améliorer la satisfaction client en étant en mesure de le tenir informé de la prise en charge de sa demande (livraison, réparation…).

Supprimer les gaspillages et améliorer la productivité

Les gaspillages matériaux (fournitures, équipements, machines…) mais aussi humains (main-d’œuvre, temps, énergie…) constituent des freins à l’amélioration de la productivité en entreprise. Les plans d’action sont non seulement utiles mais indispensables pour retrouver des marges de manœuvre et ainsi accroître la rentabilité de l’entreprise.

Faire la chasse aux irritants

Monter un plan d’action dédié à supprimer des irritants dans le parcours client permet d’améliorer à la fois la productivité et la satisfaction client.

Exemple de plan d’action : le cas SEW USOCOME

Premier constructeur mondial dans le domaine des systèmes d’entraînement, SEW USOCOME avait pour objectif de remonter les aléas qualité et produit afin d’améliorer la performance des fonctions support et production.

Pour découvrir plus en détail comment cette entreprise a tiré profit d’un plan d’action de qualité, consultez son témoignage.

Modèle de plan d’action : les 5 grandes étapes pour l’élaborer

Etape n°1 : Partir d’un constat

À l’origine d’un plan d’action, il y a un constat. Une équipe veut lancer une initiative en réponse à ce constat, dans le but d’atteindre un résultat. C’est une phase indispensable, où des collaborateurs prennent conscience d’un problème et de l’importance de le résoudre.

Etape n°2 : Poser clairement le problème à résoudre

C’est à cette étape que beaucoup de plans d’action dérapent. En effet, mettre en place un plan d’action sans comprendre le fond du problème constitue le piège principal dans lequel il ne faut pas tomber.

Pour poser clairement le problème, il est très pratique d’utiliser la méthode des 5P (Pourquoi, Pourquoi, Pourquoi…). Elle permet de partir d'un constat et d’arriver à la véritable racine du problème. Si le problème est mal posé, s’il n’est pas clairement énoncé et compris, la réponse apportée ne sera probablement pas la bonne. Cette étape est cruciale pour la réussite du futur plan d’action.

Etape n°3 : Définir les objectifs

Les résultats attendus doivent être clairement énoncés pour que chacun puisse se projeter sur l’objectif visé. Cette étape sera aussi utilisée pour vérifier l’utilité du plan d’action. On s’efforcera dans la mesure du possible de définir des objectifs quantitatifs.

Etape n°4 : Lister les tâches à mener et les personnes à impliquer

Il est essentiel de ne pas tomber dans le micro-management que l’on retrouve dans certains projets menés en mode « Command & Control » et qui amène à un niveau de détail excessif dans la description de la tâche à mener. Une tâche doit être compréhensible, actionnable et limitée dans le temps. Elle commence par un verbe, et ce verbe, c’est tout simplement la tâche à réaliser.

Les organisations doivent choisir entre d’un côté des tâches distribuées comme des « patates chaudes », et de l’autre, des plans d’action formalisés avec les différentes parties prenantes, des initiatives documentées, et des rituels pour en suivre l’avancement.

L’approche QQOQCP (Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?) sera particulièrement utile à cette étape. Répondre à ces grandes questions permettra de clarifier les principales tâches et activités à mener.

Vous en êtes à cette étape et elle vous paraît trop longue ? Pas de panique, c’est normal ! Si rédiger les actions vous paraît fastidieux, ce n’est pas une perte de temps ! Au contraire, vous économiserez un temps précieux lorsque vous en serez à l’étape d’exécution.

Etape n°5 : Prendre en compte le facteur humain et prévoir un outil pour le suivi

La réussite d’un plan d’action passe assurément par l’humain. Derrière chaque plan d’action, il y a des hommes et des femmes :

• qui subissent le problème identifié au quotidien ;
• qui ont la charge du plan d’action et qui devront rendre des comptes aux personnes subissant le problème ;
• qui exécutent les tâches conformément aux engagements pris par le responsable en charge du plan d’action.

Le quotidien de toutes ces personnes est rempli d’aléas, qui sont autant de freins qui peuvent perturber la mise en œuvre du plan d’action. La seule manière de lever les freins et de voir aboutir le plan est d’établir des règles en s’appuyant sur un outil qui permet de centraliser et suivre les plans d’action.

Une plateforme collaborative telle que IDhall offre une vue unique de l’ensemble des plans d’action et fluidifie l’implication de tous les acteurs.

Réussir le pilotage de ses plans d’action

Tout le monde a bien conscience des incertitudes qui risquent d’affecter le bon avancement d’un plan d’action. Pourtant, elles sont rarement prises en compte dans le pilotage et l’animation des plans d’action. Les tâches sont en retard, le responsable du plan d’action ne maîtrise plus ses délais et la personne à l’origine de la demande n’est pas satisfaite. La communication se brouille.

Il est essentiel de communiquer sur l’avancement du plan d’action, notamment auprès de la personne qui subit le problème. Le responsable doit s’assurer que les actions sont mises en œuvre et apporter des solutions dès qu’il y a un « dérapage ».

En fonction des enjeux, le suivi pourra être quotidien, hebdomadaire, mensuel, voire trimestriel. La forme du suivi doit être actée au moment de la définition du plan d’action, en amont.

Le suivi des plans d’action, pour être gage de réussite, ne doit être chronophage ni pour le responsable du livrable final, ni pour les différents collaborateurs en charge des tâches.

Vous l’avez compris, le plan d’action peut aussi bien être un outil vertueux qu’une source de stress et de tensions supplémentaire pour vos équipes.

Si vous souhaitez en faire cet outil vertueux qui permet d’atteindre vos objectifs, gardez en tête les 5 étapes précédentes, et investissez un peu de temps en amont pour mettre en place les règles du jeu, les rituels et le bon outil qui vous feront gagner du temps et de la performance.

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Cet article publié initialement le 11 janvier 2018 a été mis à jour le 9 mars 2023.