Lexique #cplusclair : PRINCE2, la méthode incontournable pour structurer vos projets

La gestion de projet s’impose aujourd’hui comme une discipline incontournable. Face à la complexité croissante des initiatives, il est essentiel de s’appuyer sur des méthodologies éprouvées. Parmi celles-ci, PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) occupe une place de choix grâce à sa structure rigoureuse, ses principes universels et sa capacité d’adaptation à divers contextes. Cet article propose une exploration approfondie de la méthode PRINCE2, de ses fondements à son application concrète, en passant par ses processus, ses rôles et les bénéfices de la certification.

Présentation de la méthode PRINCE2

Historique et origine

La méthode PRINCE2 trouve ses origines dans les années 1980, développée initialement par le gouvernement britannique pour répondre aux besoins de gestion de projets informatiques. Rapidement, son efficacité et sa robustesse lui ont permis de s’étendre à d’autres secteurs et de devenir une norme internationale. Aujourd’hui, PRINCE2 est utilisée par des organisations de toutes tailles, dans des domaines aussi variés que l’informatique, la construction, la santé ou encore les services publics. Sa reconnaissance mondiale repose sur sa capacité à structurer les projets tout en offrant une flexibilité d’adaptation.

Principes fondamentaux

Au cœur de PRINCE2 se trouvent sept principes fondamentaux qui guident l’ensemble de la démarche :

1. Justification continue du projet : Un projet ne doit être poursuivi que s’il reste viable, désirable et réalisable.
2. Apprentissage par l’expérience : Les leçons tirées des projets précédents sont intégrées pour améliorer la gestion future.
3. Rôles et responsabilités définis : Chaque acteur connaît précisément son rôle et ses responsabilités.
4. Gestion par étapes : Le projet est découpé en phases pour faciliter le contrôle et l’évaluation.
5. Gestion par exception : Les niveaux de tolérance sont fixés pour chaque objectif, permettant une gestion efficace des écarts.
6. Focalisation sur les produits : L’accent est mis sur la qualité et la livraison des résultats attendus.
7. Adaptation à l’environnement du projet : La méthode est ajustée en fonction du contexte, de la taille et de la complexité du projet.

Ces principes assurent que chaque projet PRINCE2 est mené de manière structurée, transparente et orientée vers la réussite.

Structure et processus de PRINCE2

Les 7 processus de PRINCE2

La force de PRINCE2 réside dans sa structuration en sept processus clés, qui jalonnent le cycle de vie du projet :

1. Démarrage d’un projet : Cette phase vise à vérifier la faisabilité du projet et à définir les grandes lignes de son organisation.
2. Initiation d’un projet : Elle consiste à élaborer un plan détaillé, à clarifier les objectifs, les risques, les ressources et les critères de succès.
3. Direction de projet : Le comité de pilotage prend les décisions stratégiques, valide les étapes et gère les écarts majeurs.
4. Contrôle de phase : Chaque phase est suivie et contrôlée pour s’assurer du respect des délais, des coûts et de la qualité.
5. Gestion de la livraison des produits : L’équipe de projet s’assure que les livrables répondent aux exigences définies.
6. Gestion des limites de phase : A la fin de chaque phase, une évaluation est réalisée pour décider de la poursuite ou de l’ajustement du projet.
7. Clôture de projet : Cette étape permet de formaliser la fin du projet, d’évaluer les résultats et de capitaliser sur les apprentissages.

Chaque processus est documenté, avec des livrables et des points de contrôle précis, garantissant une gestion proactive et maîtrisée.

Rôles et responsabilités

PRINCE2 définit clairement les rôles et responsabilités de chaque intervenant :

• Le chef de projet : Responsable de la planification, de l’exécution et du suivi quotidien du projet.
• Le comité de pilotage (Project Board) : Composé du commanditaire, de l’utilisateur principal et du fournisseur principal, il prend les décisions stratégiques et valide les grandes étapes.
• L’équipe de projet : Chargée de la réalisation des livrables, elle travaille sous la supervision du chef de projet.
• Autres rôles : Selon la taille et la complexité du projet, d’autres rôles peuvent être définis, comme le support assurance qualité ou le gestionnaire de configuration.

Cette répartition des responsabilités favorise la transparence, la réactivité et l’engagement de tous les acteurs.

Application et adaptabilité de PRINCE2

Flexibilité et adaptation à différents environnements

L’un des atouts majeurs de PRINCE2 est sa capacité d’adaptation. La méthode n’impose pas une application rigide, mais encourage au contraire à ajuster les processus, les documents et les rôles en fonction du contexte. Que ce soit dans l’informatique, la construction, la santé ou l’industrie, PRINCE2 peut être personnalisée pour répondre aux spécificités de chaque secteur. Cette flexibilité permet d’optimiser l’utilisation des ressources, de mieux gérer les risques et d’assurer la pertinence des livrables.

Avantages et limites de la méthode

Avantages :

• Organisation et clarté : La structure de PRINCE2 facilite la planification, le suivi et la communication.
• Contrôle accru : Les processus et points de contrôle permettent d’anticiper et de gérer efficacement les écarts.
• Qualité des livrables : L’accent mis sur la définition et la validation des produits garantit leur conformité aux attentes.
• Amélioration continue : L’intégration des retours d’expérience favorise l’apprentissage organisationnel.

Limites :

• Complexité : La méthode peut sembler lourde pour les petits projets ou les équipes peu expérimentées.
• Nécessité de formation : Une compréhension approfondie de PRINCE2 est indispensable pour en tirer tous les bénéfices, ce qui implique un investissement en formation.

Certification PRINCE2

Parcours de certification

La certification PRINCE2 se décline en deux niveaux principaux :

• PRINCE2 Foundation : Ce premier niveau valide la compréhension des principes, des processus et de la terminologie de la méthode.
• PRINCE2 Practitioner : Ce second niveau atteste de la capacité à appliquer PRINCE2 dans des situations réelles et à adapter la méthode à différents contextes.

Ces certifications sont reconnues internationalement et constituent un atout majeur pour les professionnels de la gestion de projet.

Bénéfices de la certification

Obtenir une certification PRINCE2 présente de nombreux avantages :

• Valorisation professionnelle : Elle atteste d’une expertise reconnue et recherchée sur le marché du travail.
• Opportunités de carrière : Les certifiés PRINCE2 accèdent à des postes à responsabilité et à des missions variées.
• Amélioration des pratiques organisationnelles : Les organisations bénéficient d’une meilleure gestion de leurs projets, d’une réduction des risques et d’une optimisation des ressources.

PRINCE2 s’impose comme une référence incontournable en gestion de projet, grâce à sa structure méthodique, ses principes universels et sa capacité d’adaptation. Son adoption permet d’améliorer significativement la performance des projets, d’accroître la satisfaction des parties prenantes et de renforcer la compétitivité des organisations. À l’heure où la gestion de projet évolue pour répondre à des enjeux toujours plus complexes, PRINCE2 demeure un outil précieux pour piloter le changement et garantir la réussite des initiatives.

Exemple sur la mise en place d’un portail interne de gestion des demandes

Contexte du projet

Une entreprise souffre d’un volume excessif d’e-mails internes (plus de 25 000 par an) concernant les demandes RH, IT et achats. Le direction souhaite mettre en place un portail interne permettant aux employés de soumettre et suivre leurs demandes directement en ligne.

Application des 7 principes PRINCE2

1Justification continue du projet

Dès le démarrage, un Business Case est rédigé : il met en avant la promesse de réduire de 30% les e-mails internes et d’améliorer le temps de réponse des services. Au fil du projet, ce Business Case est actualisé pour vérifier que les bénéfices restent atteignables.

2Apprentissage par l’expérience

L’entreprise avait développé une application interne deux ans auparavant, mais l’adoption avait échoué à cause d’un manque de formation. Leçons intégrées : prévoir formation + communication régulière.

3Rôles et responsabilités définis

• Le DAF joue le rôle d’Executive.
• La DRH joue le rôle de Senior User.
• Le responsable IT est le Senior Supplier.
• Un chef de projet IT coordonne l’ensemble.

Les responsabilités sont documentées dans une matrice RACI simplifiée.

4Gestion par étapes

Le projet est découpé en 4 grandes étapes :

1. Initiation
2. Conception
3. Développement
4. Déploiement et clôture

Chaque phase doit être validée avant de passer à la suivante.

5Gestion par exception

Le comité donne au chef de projet :

• une tolérance de +/- 5 jours sur le planning,
• une tolérance de +/- 10% sur l’effort de développement.

Le chef de projet n’escalade que si ces tolérances sont dépassées.

6Focalisation sur les produits

Avant de commencer, les livrables sont décrits :

• portail web responsive,
• tableau de bord manager,
• workflow d’approbation,
• système d’authentification connecté à l’annuaire LDAP.

Chaque produit a une fiche produit avec critères d’acceptation.

7Adaptation au contexte

Le projet étant de taille moyenne, l’équipe choisit d’alléger :

• les rapports hebdomadaires,
• certains modèles documentaires trop lourds.

L’esprit de PRINCE2 est conservé, mais adapté.

Application des 7 processus PRINCE2

1Démarrage du projet

L’objectif est de vérifier qu’il est raisonnable de lancer le projet. Le sponsor (DAF) envoie une idée de projet à l’IT.

Une note de cadrage est préparée par le chef de projet, incluant :

• l’objectif,
• les bénéfices attendus,
• les contraintes majeures,
• les risques initiaux,
• les premières estimations de coûts.

Le comité de pilotage est formé. Il donne l’autorisation de passer à l’étape suivante.

2Initialisation

Cette phase sert à donner des fondations solides.

Le chef de projet rédige les documents suivants :

• Le Business Case complet,
• Le PID (Project Initiation Documentation)
• Le plan de projet détaillé,
• La stratégie de gestion des risques,
• La stratégie qualité,
• La stratégie de communication,
• Le registre des risques.

Le comité de pilotage examine le PID. Une fois approuvé, le projet est officiellement lancé.

3Direction du projet

Tout au long du projet, le comité :

• valide l’entrée dans chaque phase,
• reçoit les rapports d’avancement,
• autorise les changements majeurs,
• traite les exceptions,
• valide la clôture.

Dans notre projet, le comité décide par exemple de valider un recours externe pour accélérer l’intégration technique.

4Contrôle d’une étape

Chaque phase est pilotée au quotidien par le chef de projet qui :

• suit l’avancement,
• met à jour le registre des risques,
• produit un reporting régulier,
• coordonne les équipes IT et RH,
• gère les problèmes.

Dans notre cas, un retard potentiel sur l’intégration LDAP est anticipé : le chef de projet replanifie certaines activités pour rester dans les tolérances.

5Gestion de la livraison des produits

L’équipe projet développe les produits conformément aux fiches produit.

Chaque lot passe par :

1. production,
2. vérification interne IT,
3. présentation au chef de projet,
4. validation par le Senior User.

Pour le portail, chaque module (RH, IT, achats) est traité comme un produit distinct.

6Gestion des limites de phase

À chaque fin de phase :

• le chef de projet fait un rapport de fin de phase,
• met à jour le Business Case,
• propose le plan de la phase suivante.

S’il approuve, la phase suivante est autorisée.

Exemple : À la fin de la phase de conception, un risque majeur apparaît (charge LDAP). Le comité décide d’ajouter un prestataire externe.

7Clôture

Le chef de projet :

• vérifie que tout a été livré,
• s’assure que les critères d’acceptation sont remplis,
• clôture les contrats,
• prépare un rapport de clôture,
• documente les leçons apprises.

Le comité valide la clôture.

Trois mois après, l’évaluation des bénéfices montre :

• 28% d’e-mails internes en moins,
• un délai de prise en charge RH amélioré de 2 jours.

Le projet est considéré comme réussi.

FAQ – PRINCE2 en gestion de projet