Le suivi de projet est un élément central de la gestion des projets, garantissant le respect des objectifs, des délais et des ressources allouées. Pourtant, l’implication des parties prenantes dans ce processus est loin d’être homogène. Certaines équipes adhèrent pleinement aux outils et rituels de suivi, tandis que d’autres y voient une contrainte bureaucratique, chronophage et peu utile.
Quels sont les obstacles à cet engagement et comment les surmonter ? Cet article décrypte les facteurs clés qui influencent la participation des équipes et propose des leviers concrets pour transformer le suivi en un véritable moteur de performance collective.
Les différentes parties prenantes d’un projet
Les parties prenantes d’un projet regroupent tous les acteurs, internes comme externes, qui ont un intérêt dans la réussite ou l’échec du projet. Elles influencent directement ou indirectement son avancement, ses résultats et ses impacts pour l’entreprise.
Les différentes catégories de parties prenantes
On distingue généralement :
- Les parties prenantes internes : elles sont directement impliquées dans le projet. On y retrouve l’équipe projet, le chef de projet, les sponsors, les managers, les collaborateurs, le comité de pilotage (COPIL), et la direction. Leur rôle est central pour assurer la coordination, définir les responsabilités (via une matrice RACI par exemple) et atteindre les objectifs fixés.
- Les parties prenantes externes : elles se situent en dehors de l’organisation mais sont tout de même impactées par les résultats. Cela inclut les clients, les fournisseurs, les partenaires stratégiques, les organismes publics, les utilisateurs finaux… Leur niveau d’influence et leurs attentes varient selon les projets et nécessitent une analyse spécifique des parties prenantes.
L’importance de l’engagement de toutes les parties prenantes dans le suivi de projet
Dans un projet, chaque partie prenante joue un rôle déterminant dans le bon déroulement du projet et de son suivi.
Un suivi efficace, lorsqu’il est adopté par tous, renforce la transparence et fluidifie la communication entre les équipes. Il permet d’anticiper les risques, d’optimiser l’affectation des ressources et d’accélérer la prise de décision. À l’inverse, un manque d’engagement entraîne des retards, des informations incomplètes et des décisions mal éclairées.
Engage stakeholders proactively and to the degree needed to contribute to project success and customer satisfaction.
Cette recommandation met en évidence que la réussite du projet repose en grande partie sur la gestion proactive des parties prenantes. Une communication structurée et continue favorise :
- L’alignement des attentes des parties prenantes grâce à des messages clairs et cohérents ;
- L’implication durable des parties prenantes clés tout au long du cycle de vie du projet ;
- La construction de relations de confiance, élément central pour surmonter les obstacles et atteindre les objectifs.
Mais alors, pourquoi est-il souvent si difficile d’engager efficacement toutes les parties prenantes dans un projet ?
Les raisons des écarts d’engagement dans le suivi de projet
L’engagement des équipes dans le suivi d’un projet est rarement uniforme. Selon la règle des 30/40/30, on distingue généralement trois catégories de collaborateurs :
- 30 % sont engagés : proactifs, ils mettent à jour les outils de suivi, utilisent les indicateurs et optimisent l’organisation du projet.
- 40 % sont disciplinés : ils appliquent les consignes mais sans chercher à améliorer le suivi ou à remettre en question le processus.
- 30 % sont en retrait : ils considèrent le suivi comme une contrainte et s’y impliquent uniquement sous la contrainte hiérarchique.
Ces disparités s’expliquent par plusieurs facteurs.
1Une perception négative du suivi
Pour certains, le suivi est perçu comme un simple exercice de reporting, sans valeur ajoutée. Lorsqu’il est vécu comme une tâche administrative chronophage, sans impact direct sur la gestion du projet, l’engagement des équipes diminue.
2Le manque de clarté sur les rôles et responsabilités
Si les collaborateurs ne comprennent pas en quoi leur contribution au suivi est essentielle, ils risquent de ne pas s’y investir pleinement. Un manque de communication sur les attentes et l’utilité des mises à jour peut générer du désengagement.
3Des outils inadaptés ou trop complexes
Un logiciel de gestion de projet qui demande trop de manipulations ou qui ne s’intègre pas facilement aux processus existants peut freiner son adoption. Un outil mal conçu devient rapidement une contrainte supplémentaire plutôt qu’un facilitateur.
4L’absence de retour sur les données suivies
Si les indicateurs collectés ne sont pas exploités pour améliorer la prise de décision ou faciliter le travail des équipes, les parties prenantes peuvent se sentir inutiles dans le processus. Un suivi doit être un levier d’action et non un simple tableau de reporting.
Comment engager efficacement toutes les parties prenantes ?
L’engagement des parties prenantes passe par une approche différenciée, adaptée aux profils et aux attentes de chacun. Cartographier les parties prenantes peut être une étape clé pour identifier leur influence, leurs besoins et leur degré d’implication dans le suivi. Cette analyse permet ensuite d’adopter les bonnes stratégies pour renforcer leur adhésion. Dans tous les cas de figure, certains principes généraux restent essentiels pour favoriser l’engagement.
1Donner du sens au suivi
Il est essentiel d’expliquer pourquoi le suivi est un outil stratégique et comment il impacte directement la réussite du projet. Plutôt que d’imposer un reporting rigide, il est préférable de montrer en quoi le suivi aide les équipes à mieux s’organiser, à éviter les interruptions inutiles et à fluidifier la communication.
2Adapter les outils et processus aux besoins des équipes
Un suivi efficace repose sur des outils intuitifs et adaptés, qui facilitent l’actualisation des données et s’intègrent naturellement dans le flux de travail quotidien. L’automatisation de certaines tâches et l’utilisation de tableaux de bord synthétiques permettent de réduire la charge administrative et d’améliorer l’adhésion.
3Instaurer des rituels collaboratifs
Les réunions de suivi, les points d’étape réguliers et les bilans de projet doivent être perçus comme des moments d’échange constructifs plutôt que comme des obligations formelles. Un suivi bien animé, avec des indicateurs clairs et exploitables, favorise l’engagement et permet aux équipes de mieux comprendre l’impact de leur travail.
Voici des rituels clés pour engager les parties prenantes :
| Rituel collaboratif | Parties prenantes concernées | Objectif |
|---|---|---|
| COPIL – Comité de pilotage | Sponsors, direction, chef de projet | Suivre l’avancement projet, prendre des décisions éclairées et garantir l’alignement stratégique. |
| Points d’avancement | Équipe projet, chef de projet, acteurs internes concernés | Assurer le suivi opérationnel, identifier les blocages et maintenir l’engagement des équipes. |
| Ateliers de co-construction | Parties prenantes internes et externes sélectionnées selon leur influence | Favoriser la collaboration en temps réel, impliquer activement les acteurs clés et co-créer les livrables. |
| Bilans intermédiaires | Chef de projet, équipe projet, sponsors, clients | Mesurer la progression, analyser les écarts et ajuster les plans d’action pour sécuriser la réussite du projet. |
| Clôture et retour d’expérience (RETEX) | Toutes les parties prenantes clés, internes et externes | Capitaliser sur les enseignements, que le projet soit une réussite ou un échec, partager les bonnes pratiques et améliorer la maturité projet de l’entreprise. |
Pour atteindre ces objectifs plus facilement, l’utilisation d’un outil collaboratif spécialisé comme IDhall peut être un véritable atout. En centralisant les informations, en suivant les plans d’action et en facilitant la communication entre les parties prenantes, il aide les équipes à rendre ces rituels plus efficaces et plus impactants.
4Valoriser l’implication des équipes
L’implication des parties prenantes doit être reconnue et valorisée. Une animation de projet dynamique, mettant en avant les réussites liées à un suivi efficace, favorise l’adhésion des équipes et renforce leur engagement. Le rôle du management et du comité de pilotage est déterminant pour instaurer une culture où le suivi est perçu comme un levier de performance collective.
COPIL, chef de projet, sponsors : à qui de porter le suivi ?
Le suivi de projet repose sur une gouvernance adaptée à chaque organisation. Selon la taille et la complexité du projet, il peut être porté par un comité de pilotage, le chef de projet ou les sponsors.
Le rôle clé du chef de projet
Dans la plupart des cas, c’est le chef de projet qui assure le suivi au quotidien : il coordonne les équipes, veille à la mise à jour des informations et identifie les blocages.
L’implication des sponsors et du management
Les sponsors apportent une vision stratégique et s’assurent que le projet reste aligné avec les objectifs de l’entreprise. Leur rôle est déterminant pour arbitrer les priorités et maintenir l’engagement des parties prenantes.
Le COPIL, un levier stratégique quand il existe
Lorsqu’il est présent, le comité de pilotage (COPIL) joue un rôle clé dans le suivi de projet. Son but ne se limite pas à valider des décisions, mais aussi à donner une vision claire des objectifs, à clarifier les responsabilités et à fluidifier la communication entre les parties prenantes. En son absence, cette responsabilité revient au chef de projet et aux sponsors.
Vers un suivi plus collaboratif
Quel que soit le mode de gouvernance adopté – avec un COPIL, un chef de projet seul ou des sponsors impliqués – le suivi doit être structuré et utile pour toutes les parties prenantes. L’objectif est d’assurer une coordination efficace, d’améliorer la prise de décision et d’éviter qu’il ne devienne une contrainte perçue comme inutile par les équipes.
Un suivi réussi repose sur ces trois piliers essentiels :
- Une planification claire et une gestion proactive des risques ;
- Des indicateurs accessibles pour mesurer l’avancement en temps réel ;
- Un outil adapté centralisant les informations et facilitant la collaboration.
Quel que soit l’acteur qui porte le suivi, l’essentiel est qu’il soit structuré, utile et intégré aux pratiques des équipes.
Pour aller plus loin : Un suivi efficace ne se limite pas à un projet en particulier, mais s’inscrit dans une démarche globale d’amélioration et de pilotage à l’échelle de l’organisation. Dans une entreprise où plusieurs initiatives coexistent, il est important de structurer une approche cohérente à travers une gestion de portefeuille de projets.
FAQ
Quelles sont les parties prenantes d’un projet ?
Les parties prenantes projet regroupent toutes les personnes, équipes ou organisations qui influencent ou sont impactées par le projet. On distingue généralement :
- Les parties prenantes internes : chef de projet, équipe projet, sponsors, managers, direction, COPIL.
- Les parties prenantes externes : clients, fournisseurs, partenaires, institutions, utilisateurs finaux.
Pourquoi l’engagement des parties prenantes est-il essentiel à la réussite d’un projet ?
L’engagement des parties prenantes conditionne directement la réussite projet. Un engagement fort permet de :
- Aligner les attentes des parties prenantes dès le départ ;
- Améliorer la communication et la transparence ;
- Faciliter la prise de décision et accélérer l’avancement projet.
Quels outils facilitent l’implication des parties prenantes dans les projets ?
Dans de nombreuses organisations, la gestion des projets et des plans d’action repose encore sur des outils familiers comme Excel, Teams ou des solutions standards de gestion de projet.
S’ils sont pratiques et largement utilisés, ces outils atteignent rapidement leurs limites lorsqu’il s’agit de coordonner plusieurs acteurs, de suivre les plans d’action et d’impliquer efficacement toutes les parties prenantes. La problématique est double : certains outils sont trop limités pour gérer des projets complexes, tandis que d’autres sont trop sophistiqués et donc peu accessibles, même pour certains collaborateurs en interne. Résultat : il devient difficile d’impliquer toutes les parties prenantes, surtout lorsqu’il faut partager des informations stratégiques ou piloter des plans d’action communs.
À l’inverse, IDhall se distingue par son accessibilité et son interopérabilité :
- Facile d’accès pour tous, sans prérequis techniques ;
- Connectable via API pour s’intégrer facilement aux systèmes existants ;
- Permet de relier directement les données à Power BI pour créer des tableaux de bord consolidés et piloter les indicateurs stratégiques en temps réel.
Avec IDhall, les informations essentielles sont centralisées et partagées dans un espace unique, ce qui simplifie la collaboration et favorise l’engagement de toutes les parties prenantes.
