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Témoignage client SEW USOCOME :
piloter les plans d’actions pour mieux mobiliser les énergies

29 juin 2021

SEW USOCOME est la filiale française du groupe familial allemand SEW-EURODRIVE, premier constructeur mondial dans le domaine des systèmes d’entraînement, qui s’est déployée avec succès dans le monde entier grâce à ses valeurs d’innovation, de qualité et de flexibilité au service de la satisfaction client.

La démarche d’amélioration continue est ainsi au cœur de l’ADN de l’entreprise et vise à mobiliser les énergies des collaborateurs pour disposer des meilleurs standards dans ses processus afin de conjuguer intelligemment pouvoir de création et force d'organisation. Découvrez les témoignages de Patrick Kolb, Cédric Husser et Aymeric Morio sur la mise en place de la solution IDhall et les bénéfices obtenus.

A propos de SEW USOCOME

Présent en France depuis 1959 et réparti aujourd’hui sur 3 sites de production avec plus de 2 200 collaborateurs, SEW USOCOME s’est engagé dans une stratégie de digitalisation qui lui a permis d’obtenir la certification ISO 45001 en 2019 pour l’ensemble de ses sites de production, une première en France pour le secteur métallurgique. Le site de Brumath en Alsace, inauguré en 2015 et labellisé « Vitrine Industrie du Futur », est dédié au montage des moteurs et motoréducteurs pour le marché français et à l’international.

Un objectif clé : améliorer le suivi des plans d’actions

Cette recherche de modernité et d’efficacité a conduit SEW USOCOME à s’organiser pour remonter les aléas qualité et techniques afin d’améliorer continuellement la performance en production et de traitement pour les fonctions support. Auparavant, les idées et problèmes étaient enregistrés dans des tableaux Excel suivis individuellement, ce qui n’était pas satisfaisant. Deux personnes pouvaient potentiellement travailler sur le même sujet séparément et cela compliquait le pilotage dès qu’il y avait des projets transverses multi-interlocuteurs et multi-services.

Dans une entreprise qui a obtenu 4 normes internationales parmi les plus drastiques (l’ISO 9001 pour le management de la qualité, l’ISO 14001 dédiée au management de l’environnement, l’ISO 50001 au service de l’énergie et enfin l’ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail), il était indispensable de s’équiper d’un outil adapté pour suivre tous les projets et plans d’actions de manière centralisée afin de répondre au besoin crucial de visibilité et de pilotage.

Nous avions besoin d’un outil simple qui nous permette d’avoir une vision claire de tous les plans d’actions engagés sur le site afin de pouvoir visualiser l’avancement et faciliter le partage d’information auprès des personnes intéressées. Quand 500 personnes agissent ensemble pour améliorer les standards, il faut pouvoir prioriser, arbitrer et expliquer les décisions.

Patrick Kolb
Directeur d'établissement

Comment réussir ses plans d’actions ?

Le déploiement de la solution IDhall

Après avoir évalué différentes solutions, l’équipe en charge de la coordination des projets d’amélioration continue a choisi la solution IDhall car elle permettait à la fois de remonter les idées de manière simple et pouvait également gérer ensuite différents types de plans d’actions : qualité, audit, projets transverses, suivi d’investissements, progrès continus, etc.

La prise en main a été très rapide et l’équipe projet a vite compris l’importance de bien structurer le référentiel des initiatives dès le départ pour qu’il soit le plus évolutif possible. L’équipe a ainsi défini les standards d’utilisation de l’outil et les a intégrés directement dans les supports de formation :

  • Normaliser la manière de renseigner les titres,
  • Être rigoureux sur la description des actions pour que les données soient parfaitement exploitables dans les filtres et outils de reporting,
  • Renseigner les délais dès le départ pour pouvoir mieux suivre l’avancement.

Ce travail a aidé les utilisateurs à mieux formaliser leurs initiatives en allant à l’essentiel. Les managers disposent désormais d’une vision consolidée sur tout leur périmètre et peuvent piloter leurs plans d’actions plus facilement.

Il est très important de se poser pour réfléchir lorsqu’on met en place un outil de suivi des plans d’actions car c’est très facile de le paramétrer mais il faut anticiper comment on souhaite gérer le reporting et les évolutions par la suite afin de se garder toutes les ouvertures possibles. On démarre par le noyau pour pouvoir ensuite ouvrir facilement des accès à de nouveaux services et étendre les usages. Nous avons démarré à moins de 10 personnes et nous sommes aujourd’hui à 300 utilisateurs après 18 mois.

Aymeric Morio
Coordination des projets transversaux

Les bénéfices obtenus pour le pilotage des plans d’actions

Une heure de formation suffit pour présenter le potentiel de l’outil, la bonne manière de l’utiliser et tous les avantages qu’il peut apporter. Cette facilité de prise en main a permis de limiter toute résistance au changement car les équipes ont vu immédiatement les bénéfices par rapport à l’envoi d’emails et de fichiers Excel. Aujourd’hui, IDhall est ouvert à l’ensemble des collaborateurs et permet de partager l’information efficacement auprès de tout le monde. Patrick Kolb nous précise d’ailleurs sa maxime : « Si ce n’est pas déclaré dans IDhall, c’est qu’il n’y a pas de sujet. »

Le fait que toutes les informations soient saisies dans IDhall facilite la capacité à animer la démarche d’amélioration continue en temps réel directement dans la solution, de savoir ce qui avance, ce qui stagne et ce qui n’a pas été fait. Désormais, les décisions sont prises directement durant les comités de suivi en saisissant ce que chacun a à faire dans IDhall, il n’y a plus d’envoi d’emails avec le compte-rendu. Cela a apporté un gain de temps considérable et une plus grande qualité de travail pour les équipes qui n’ont plus à préparer les supports pour la réunion et ensuite rédiger le compte-rendu avec le plan d’actions à mener, tout est fait automatiquement grâce aux fonctions de reporting intégrées.

Maintenant que toutes les informations sont suivies dans IDhall, on sait exactement où on en est et on n’a pas besoin d’aller à la pêche aux informations. On voit tout de suite où sont les difficultés et sur quoi on doit agir durant les réunions de suivi. Cette meilleure visibilité a créé du dynamisme, chacun sait ce qu’il doit faire et a des rappels sur les tâches prioritaires à mener, ce qui facilite aussi l’organisation personnelle de la semaine ou du mois à venir.

Cédric Husser
Coordination des projets transversaux

L’utilisation d’IDhall est devenue un véritable projet d’entreprise qui réunit aujourd’hui des personnes de métiers différents pour résoudre tout type de problème. En plus des plans d’actions de suivi de la qualité et d’amélioration continue, SEW USOCOME gère aujourd’hui de nombreux projets supplémentaires dans la solution : réunions CCSST, HSE, reporting, etc. Cette dynamique s’est faite naturellement et de manière progressive grâce à la facilité apportée dans le pilotage des plans d’actions.

J’ai rêvé d’un outil comme ça pendant des années quand je voyais tous ces répertoires et fichiers Excel. Aujourd’hui, les gens ont compris l’intérêt et tout ce sur quoi on travaille est recensé dans IDhall. Grâce aux filtres et à notre classification, on a la vision d’ensemble de toutes les actions en cours, la progression, et on ne peut pas oublier car IDhall nous le rappelle si besoin.

Patrick Kolb
Directeur d'établissement

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