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Témoignage client SWM International :
l'excellence opérationnelle de la R&D pour un meilleur Time to Market

29 juin 2021

Dans un groupe industriel mondial, la quête de l’excellence opérationnelle et d’un Time to Market performant pour la R&D sont incompatibles avec une organisation en silos et un millefeuille de fichiers Excel pour suivre les projets ! Découvrez le retour d’expérience de SWM International sur la transformation réussie de la gouvernance du portefeuille de projets R&D à travers les témoignages de Sabine Perret, Stéphane Rouillard et Raoul Hervé.

A propos de SWM International

SWM International est un groupe industriel de premier plan avec 3 600 collaborateurs dans le monde, répartis sur 4 continents (Amérique du Nord et du Sud, Europe et Asie) et 24 sites de production. Organisé en 2 divisions Engineered Papers (EP) et Advanced Materials & Structures (AMS), SWM International dispose d’un savoir-faire historique dans la fabrication de solutions hautement techniques à partir de matériaux tels que le papier mais aussi les fibres, résines et polymères. Le groupe est côté au New York Stock Exchange et a réalisé un chiffre d’affaires de 1,07 milliard USD en 2020.

En 2015, SWM International a décidé de faire évoluer son organisation R&D en intégrant une équipe transverse en charge de l’excellence opérationnelle et réunissant différents profils et compétences provenant de plusieurs implantations dans le monde entier. En effet, la disparité des processus R&D d’une entité à l’autre pouvait constituer un vrai frein à la performance industrielle globale. La volonté de partager davantage l’information pour permettre aux équipes de mieux travailler ensemble était claire, mais loin d’être évidente à mettre en œuvre dans un contexte multisites et multilingues. Le besoin d’un outil commun et fédérateur s’est rapidement fait ressentir.

En 2015, un projet moyen à la R&D durait 2 ans ce qui était parfois déconnecté de la réalité business. Sachant que l’objectif était de diversifier le CA du groupe à hauteur de 50% d’ici 2025, nous devions impérativement nous structurer et mettre en place de nouveaux standards de gouvernance pour mieux gérer les projets et disposer d’outils de reporting et de pilotage adaptés.

Raoul Hervé
Research Innovation & Development Director

Un objectif clé : améliorer la gouvernance du portefeuille de projets R&D

Les équipes R&D de SWM International sont réparties sur différents sites dans le monde entier et n’utilisaient pas auparavant des outils partagés pour suivre l’avancement des projets, ce qui les conduisait à travailler plus ou moins en silos. Si l’une des équipes avait mis en place une démarche de suivi des projets avec des processus de revue mensuelle autour d’une planification sous MS Project, pour beaucoup d’autres, le suivi restait relativement basique et reposait principalement sur des tableurs Excel.

Les équipes avaient donc besoin de s’aligner autour de processus communs et partagés pour les différentes phases et actions des projets R&D tout en adoptant des outils simples d’utilisation qui les aident à se structurer en fonction de leurs degrés de maturité respectifs. La nouvelle équipe transverse a ainsi recherché un logiciel accessible à tous, sans qu’il ait forcément toutes les finesses de MS Project mais qui soit réellement efficace pour piloter les portefeuilles de projets.

Pour gommer les silos et mieux travailler ensemble, le premier travail a été d’harmoniser les manières de fonctionner entre toutes les équipes puis de mettre en place une vision partagée et globale sur l’ensemble des projets actifs. Nous avions donc besoin d’un outil qui permette de constituer un référentiel exhaustif et centralisé de tous les projets.

Sabine Perret
Chef de projet amélioration continue

Le choix de la solution IDhall et l’amélioration du Time to Market

Le choix de la solution IDhall s’est fait très rapidement après la présentation de ses fonctionnalités telles que :

  • Le suivi des projets sous formes de phases et d’actions à mener,
  • La matrice bénéfices/efforts pour « scorer » tous les projets et définir les priorités,
  • La vision consolidée en un clic de l’ensemble des projets sous différentes formes (Gantt, tunnel de progression…).

SWM International a ainsi mis en place un projet pilote avec la solution IDhall en 2016 sur deux équipes distinctes basées à Quimperlé et au Mans. D’abord sur des projets assez rapides pour répondre à des demandes clients d’adaptation ou d’évolution des produits, puis sur des projets plus complexes : évolution de gammes de produits, diversification sur de nouveaux marchés, etc.

L’objectif était d’accompagner le changement progressivement auprès des équipes en s’accordant sur la bonne manière de gérer les différents projets. Un point d’attention a d’ailleurs été porté sur le « business case » : les utilisateurs ont ainsi l’obligation de définir « le pourquoi » du projet et d’estimer les coûts et la contribution à la marge pour les 3 prochaines années. Ces informations permettent d’avoir une projection financière très précise par la suite (coûts d’essai, ressources humaines, achats, perspectives de profits sur plusieurs années…).

Dès la mise en place d’IDhall, nous avons réduit la durée des projets R&D d’environ 30%. Les équipes ont tout de suite eu la visibilité nécessaire sur l’avancement, ce qui a permis de nettoyer le portefeuille et de prioriser les actions nécessaires sur certains projets. Aujourd’hui, la durée moyenne des projets R&D a été divisée par 2, ce qui nous permet d’avoir une meilleure réactivité vis-à-vis de nos clients et du marché.

Raoul Hervé
Research Innovation & Development Director

Un pilotage et des arbitrages facilités grâce au référentiel unique d’IDhall

IDhall a aidé les équipes SWM International à se structurer autour d’une vision globale de tous les projets R&D. Dès les premiers mois, les utilisateurs y ont trouvé un vrai confort quotidien et IDhall est vite devenu l’outil de référence pour le stockage et le partage de toutes les informations de la R&D. Aujourd’hui, les résultats sont concrets : la direction et les équipes R&D bénéficient d’une vision consolidée commune des portefeuilles de projets grâce au référentiel unique et exhaustif, les pratiques ont été harmonisées autour de langages et processus communs ce qui facilite grandement les échanges et les synergies à travers le monde. Ces gains ont aussi permis de dégager davantage de temps pour l’innovation : sur les 3 dernières années, SWM International a déposé autant de brevets que durant les 25 premières. De plus, certains sites opérationnels se sont mis à utiliser la solution pour piloter d’autres portefeuilles de projets liés à des investissements ou pour suivre des activités support dans le domaine de la sécurité par exemple.

Aujourd’hui, 60% des projets de la R&D sont dédiés à des nouveaux produits pour développer l’activité aussi bien sur des marchés établis que sur de nouveaux marchés, et 40% concernent des projets support. Toutes les étapes sont bien suivies dans les plans d’actions grâce aux différents outils de pilotage disponibles : le modèle Gantt classique, la matrice Business Challenges VS Time pour savoir quand le projet sera mature et quels sont les risques business, le Stage Gate avec les grands projets de la division qui permet d’apprécier le potentiel de chaque projet, etc. La matrice gains/efforts est par exemple très appréciée pour évaluer les risques business ou technologiques au regard des gains potentiels estimés et décider si l’on peut lancer un plan d’actions. SWM International dispose ainsi des bons outils pour soutenir ses ambitions et aller encore plus loin dans la proportion de projets R&D dédiés à de nouveaux produits avec un meilleur Time to Market.

La solution IDhall est conviviale comparée à d’autres outils et simplifie la conduite du changement nécessaire. Les équipes accèdent facilement à des KPI et au reporting ce qui améliore la visualisation de la charge et la bonne utilisation des ressources. L’aspect collaboratif a été renforcé, c’est beaucoup plus simple de partager les informations en temps réel entre les équipes qui peuvent mieux travailler ensemble.

Stéphane Rouillard
Responsable R&D NGP (Next Generation Products)

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