Lexique #cplusclair :
la méthode 5S ou comment améliorer son environnement de travail ?

18 avr. 2019
Lexique : la méthode 5S

Au cœur du Lean Management, la méthode 5S fait partie de la boite à outils Qualité idéale pour contribuer à la démarche d’amélioration continue dans les organisations. Cette méthode d’organisation japonaise s’est largement diffusée au sein du monde industriel après sa mise en œuvre initiale par Toyota, mais elle peut s’appliquer aussi bien à un atelier qu’à un bureau.

L’objectif à atteindre est simple : mettre de l’ordre dans son environnement de travail et ses matériels pour davantage d’efficacité et de sécurité.

La méthode 5S : définition

La méthode des 5S part du postulat que la réalisation d'un travail efficace et de qualité nécessite un environnement propre, de la sécurité et de la rigueur. Les 5 S représentent donc 5 actions à mettre en œuvre dans son espace de travail :

  • Seiri : Supprimer l’inutile.
  • Seiton : Situer et ranger les choses.
  • Seiso : (faire) Scintiller et nettoyer.
  • Seiketsu : Standardiser les règles.
  • Shitsuke : Suivre et progresser.

Nous avons repris ici l’appellation utilisée notamment par Christian Hohmann dans son ouvrage « Guide pratique des 5S et du management visuel » mais ces 5 verbes d’actions peuvent aussi être traduits de diverses façons :

  • Débarrasser / Ranger / Nettoyer / Standardiser / Progresser.
  • Ordonner / Ranger / Dépoussiérer - Découvrir des anomalies / Rendre évident / Être rigoureux (soit l’acronyme « ORDRE »).

En revanche, l’ordre des actions est fondamental pour la méthode des 5S : on doit toujours commencer par se débarrasser de l’inutile avant de vouloir maintenir l’ordre et standardiser. Bien souvent, les 2 premières étapes sont les plus difficiles : savoir identifier puis se débarrasser des choses inutilisées depuis longtemps n’est pas toujours évident et requiert autant de méthodologie que de volonté.

La méthode 5S : enjeux et mise en œuvre

Les avantages de la méthode des 5S sont évidemment d’éviter le désordre, la perte de documents, la détérioration de matériel mais aussi d’éradiquer les accidents du travail dans le milieu industriel. En effet, un environnement de travail désordonné, peu ou pas entretenu, génère des pertes de temps sur des tâches sans aucune valeur ajoutée mais peut aussi causer des accidents. Le principal enjeu de la méthode est donc très clairement d’améliorer les conditions de travail au sens large.

Sa mise en œuvre est souvent insufflée par le service Qualité ou par un groupe de travail transverse qui sera chargé de son déploiement au sein des équipes, mais elle doit ensuite être portée, soutenue et suivie par la direction générale si l’on veut pérenniser la démarche. Concrètement, il faudra former les équipes à cette méthode et surtout, la déployer comme s’il s’agissait d’une politique interne dont chaque membre est « le gardien ».

Si la méthode des 5S est suivie méticuleusement, les bénéfices attendus seront nombreux :

  • Augmentation de l’efficacité et de la productivité des équipes.
  • Amélioration des conditions de travail et du bien-être de chacun.
  • Réduction des gaspillages de temps et d’énergie à chercher un document ou un outil.
  • Réduction des risques d’accidents du travail.

Existe-t-il des points de vigilance pour mettre en œuvre la méthode 5S ?

Comme souvent dans le cadre des méthodes d’amélioration continue, le succès des 5S repose beaucoup sur l’appropriation par les salariés ; cela doit devenir un réflexe de la part de chacun. L’écueil à surveiller lors de la mise en œuvre est alors « la rigueur militaire » : si la rigueur et l’ordre sont deux qualités caractéristiques de la culture japonaise, elles doivent être intégrées intelligemment dans les entreprises occidentales et différemment selon qu’on l’applique à un atelier de production ou à un bureau. Il semblerait en effet que les employés de bureaux et services administratifs sont moins enclins que les employés des ateliers à s’imposer un espace de travail « codifié ». La démarche 5S est donc moins une méthode qu’une bonne habitude à adopter au sein de l’entreprise afin de gagner en efficacité et en sérénité.

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