Témoignage client Département du Cher : Renforcer la transversalité dans la gestion de projets avec IDhall
Le Département du Cher (18), l'un des 101 départements en France, est chargé de la gestion de divers services publics essentiels. Ses missions comprennent entre autres la gestion des collèges, l'entretien des routes départementales, la gestion des espaces naturels sensibles, ainsi que divers aspects du soutien social tels que le financement et la gestion du revenu de solidarité active, des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), la protection maternelle et infantile (PMI), et l'aide sociale à l'enfance. Le Département gère également le patrimoine culturel du territoire, y compris les archives départementales.
En complément de ses responsabilités obligatoires, le Département du Cher s'engage également dans des initiatives volontaristes incluant par exemple la participation au financement de l'AD2T Berry Province qui vise à promouvoir le tourisme départemental, et de l'ADIL (Agence Départementale d'Information sur le Logement). Ces initiatives illustrent l'engagement du Département à améliorer la qualité de vie sur son territoire.
Découvrez à travers le témoignage de Constance Dhorbait, Cheffe de projets transversaux, comment le Département du Cher renforce sa transversalité, introduit plus de flexibilité et optimise la gestion du temps dans ses projets, grâce à IDhall.
A la recherche d'un outil pour optimiser la gestion du temps et renforcer la transversalité autour des projets
Le Département du Cher, comme beaucoup d’entités administratives, est sujet aux évolutions des politiques publiques qui peuvent influencer et modifier ses compétences. Ces changements nécessitent une adaptation continue et efficace de ses méthodes de travail pour maintenir un service public optimal, en particulier dans la gestion des projets. De plus, les départements collaborent avec une multitude d'organismes, rendant la coordination des activités de projet encore plus complexe. Dans ce contexte dynamique, il est essentiel d’être particulièrement réactif et capable de s'adapter rapidement aux nouvelles exigences et situations.
Le Département du Cher dépendait de l'utilisation de fichiers Excel pour la gestion de ses projets, le seul outil uniformément adopté par tous les collaborateurs. Cependant, le caractère non collaboratif de ces fichiers entraînait une utilisation inégale et une perte de temps significative pour eux. Cette inefficacité avec les fichiers Excel a clairement souligné la nécessité d'une amélioration.
Dans ce contexte, il est devenu impératif de renforcer la transversalité et d'optimiser le temps alloué aux projets. Par conséquent, trouver un outil capable de soutenir une gestion flexible, réactive et collaborative était essentiel pour améliorer la synergie entre les différentes directions, services.
Nous avons constaté que nous avions un sujet autour des outils utilisés pour les projets, car ils n'étaient ni uniformes ni collaboratifs entre les collaborateurs, entraînant une perte considérable de temps pour le suivi de la planification. L'idée était donc de leur proposer une solution qui fluidifie leur travail. Le but recherché était d'apporter de la transversalité, un gain de temps, et de permettre aussi une remontée d'information plus simple.
Sélection d'IDhall : répondre aux défis de la gestion de projets dans un contexte départemental
Le Département du Cher avait impérativement besoin d'un outil répondant à plusieurs objectifs essentiels. Le logiciel choisi devait permettre un suivi efficace du projet d’administration et des projets stratégiques de la collectivité. Il était également crucial que cet outil soit accessible et facile à utiliser pour les chefs de projets ainsi que pour les autres collaborateurs impliqués dans la gestion de projets, nécessitant une prise en main rapide. Cette exigence a émergé parce que, même si certains collaborateurs utilisaient déjà Microsoft Project, la complexité de ce logiciel ne convenait pas à l'ensemble des utilisateurs.
La recommandation et la démonstration effectuées par le SDIS du Cher (Service Départemental d’Incendie et de Secours), déjà utilisateur d’IDhall, ont joué un rôle crucial dans la décision de la collectivité d'adopter la plateforme pour la gestion de ses projets. Ces interactions ont confirmé qu’IDhall répondait parfaitement aux critères recherchés, facilitant ainsi le choix de la solution.
Amélioration de la gestion de projets avec IDhall : flexibilité et transversalité améliorées
IDhall a été déployé au Département du Cher au début de l'année 2023, rendant le logiciel accessible aux directions, responsables de services, et autres collaborateurs impliqués dans le projet d'administration. Les bénéfices de cette mise en œuvre, particulièrement en termes de gestion de l'information, sont rapidement devenus perceptibles.
Dans le contexte d'un département, où la diffusion des informations peut souvent être complexe, IDhall simplifie considérablement le processus. En seulement deux clics, il est possible de consulter rapidement l'état d'avancement de n'importe quel projet, ce qui rend la gestion beaucoup plus efficace et pratique.
L'un des aspects les plus appréciés de la plateforme est sa capacité à fournir des rapports exhaustifs sur la progression des projets, y compris ceux qui n'ont pas atteint leurs objectifs prévus. Cela permet une analyse approfondie des échecs et des retards. La transparence améliore la gestion et la communication interne, surtout en cas de changements de personnel ou d'absences prolongées, en assurant que toutes les informations critiques restent accessibles et à jour.
IDhall nous apporte désormais des données précises sur la charge de travail, ce qui facilite par exemple la négociation des délais pour nos projets. Ses rapports détaillés sur la progression des initiatives nous permettent de suivre et de comprendre les défis spécifiques, notamment lors de retards ou d'échecs des projets.
La flexibilité d’IDhall est également un point fort, puisque le logiciel a la particularité de s’adapter aussi bien aux besoins des utilisateurs qui gèrent intensivement des projets qu'à ceux dont les responsabilités sont plus variées. Contrairement à d'autres outils plus rigides, IDhall offre une interface utilisateur intuitive qui simplifie la gestion quotidienne et renforce la collaboration entre les différents services.
L'intérêt est qu'IDhall est vraiment facile à utiliser. Contrairement à Microsoft Project, qui peut être complexe et exigeant, et qui nécessite une saisie exhaustive des données, IDhall offre une flexibilité adaptée à différents besoins. Certains collègues y gèrent toute leur activité, tandis que d'autres qui ne font pas que de la gestion de projets, apprécient sa capacité à gérer les tâches de manière plus souple, adaptée à leur rythme quotidien et leurs projets spécifiques.
La prochaine étape consistera à intégrer IDhall au futur intranet, ce qui élargira l'accès aux informations sur les projets à l'ensemble des collaborateurs et renforcera encore la transversalité au sein de l'organisation.
L'objectif est de connecter IDhall à notre futur intranet, permettant ainsi à tous les collaborateurs d'accéder aux informations sur les projets. Ceci renforcera encore la transversalité et la cohésion interne, tout en facilitant la valorisation des compétences et la reconnaissance des contributions individuelles aux initiatives de la collectivité.
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