Comment un outil de gestion de plan d'actions peut booster votre politique d'amélioration continue ?

24 janv. 2018

Lundi matin, dans l’entreprise X…

Martin, responsable de service, démarre son ordinateur. Il lit ses emails. Un de ses collaborateurs, Paul, a mis à jour son fichier 2018_projets_CDE.xlsx vendredi soir pour clôturer sa semaine en indiquant les actions menées sur tous les projets qui le concernent, et ainsi partir en weekend serein.

Il a tout de même précisé à Martin qu’il attendait le feedback du service Environnement pour mettre à jour le projet CDE-4. Celui-ci restait donc en suspens…

Martin s’empresse d’ouvrir son propre fichier 2018_Suivi_Projets.xlxs afin d’actualiser les projets de Paul et se souvient qu’il doit préparer un rapport sur l’avancement des plans d’actions dans son service pour le comité de direction dans 2 semaines alors qu’il n’a toujours pas reçu le rapport de Martine, qui, elle, n’arrive pas à mettre la main sur le compte rendu de Michel sur la dernière réunion avec le Client Y…

Bref, si vous lisez ces lignes et que cette situation vous dit vaguement quelque chose, vous vous posez vraisemblablement cette question : l’amélioration continue oui, mais comment y arriver ? Et comment moderniser les outils pour gérer les plans d’actions ?

La démarche d’amélioration continue : comment faire ?

Avant d’aller plus loin, revenons sur les bases : qu’est-ce que l’amélioration continue ?

Bien plus qu’une simple discipline, l’amélioration continue est un véritable état d’esprit qui doit être insufflé parmi toutes les équipes de l’organisation si l’on veut réussir sa mise en œuvre.

Amélioration continue : définition

On parle souvent de l’approche japonaise « Kaizen » mise en lumière en 1986 ou encore de la « Roue de Deming », le pionnier en la matière, pour évoquer l’amélioration continue. La démarche d’amélioration continue consiste selon la définition de la norme ISO 9000 en « une activité récurrente menée pour améliorer les performances ».

Mais quelles performances ?

Toutes ! Du temps de fabrication d’un produit au délai de réponse du service client en passant par le choix de fournisseurs fiables, l’objectif est d’améliorer les produits, services ou processus. Et nous verrons que la bonne gestion des plans d’actions au sein des équipes joue un rôle essentiel dans l’atteinte des objectifs.

Le besoin en amélioration des performances peut être préventif, correctif ou curatif, interne ou externe à l’organisation. Et ses parties prenantes, quant à elles, sont toute personne ou organisme qui peut, toujours selon la norme ISO 9000, « soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencée ou s’estimer influencée par une décision ou une activité ».

Voici une définition simplifiée de cette démarche. Pour autant, cela ne dit pas comment mettre en place l’amélioration continue. C’est qu’il existe presque autant de méthodologies pour l’intégrer qu’il existe d’entreprises dans lesquelles elle est déployée.

L’amélioration continue concrètement

L’amélioration continue doit devenir un véritable réflexe chez les collaborateurs. Pour cela, elle doit être mise en place à différents niveaux :

  • Au niveau global : stratégie d’entreprise, déclinaison en objectifs opérationnels, mise en place des plans d’actions ;
  • Au niveau local : dans une démarche corrective et ponctuelle permettant la détection des dysfonctionnements et/ou des problèmes observés, et leur résolution.
Mais comment faire concrètement ?

Une démarche d’amélioration continue s’appuie généralement sur des évènements déclencheurs tels que des dysfonctionnements, anomalies rencontrées ou réclamations ayant permis d’identifier des opportunités permettant d’améliorer les standards. L’entreprise peut ensuite appliquer différentes méthodes et outils de résolution de problèmes (PDCA, DMAIC, 8D, 5P, Brainstorming, …) permettant de construire le plan d’actions ad hoc.

Chacun de ces plans d’actions fera ensuite l’objet d’un suivi de son avancement de manière centralisée afin d’offrir une vision consolidée de la démarche d’amélioration continue par secteurs, thématiques, évènements, directions, régions, etc.

Pour vous aider à réussir votre démarche d’amélioration continue, nous avons synthétisé dans un Ebook les bonnes pratiques de conception et pilotage de plans d’actions issues des retours d’expériences concrets de nos clients, n’hésitez pas à le télécharger :

Pourquoi un outil de gestion des plans d’actions est-il indispensable ?

Si vous êtes capable de répondre à toutes les questions suivantes, facilement et rapidement, alors vous pouvez passer directement à la conclusion de cet article. Sinon, vous êtes concerné par ce qui va suivre.

  • Combien d’actions sont menées par an ?
  • Qui fait quoi ? Au sein de mon équipe, de mon service, de ma direction, de mon processus, de mon axe stratégique ?
  • Quelle est la charge des collaborateurs liée au traitement des plans d’actions ?
  • Les délais sont-ils respectés ?
  • Quel est l’état d’avancement de chacun des plans d’actions ?
  • Quelle est l’efficacité des actions menées ?

Comme nous l’évoquions dans notre article sur les exemples de plans d’actions, le plan d’actions doit permettre de passer d’une situation A à une situation B. Cela a l’air simple et pourtant, deux problématiques majeures se posent : mener à bien chacune des actions et suivre l’ensemble des plans d’actions.

Si l’on peut encore les gérer de « manière artisanale » à petite échelle, l’organisation peut vite être submergée et cela peut alors entrainer une problématique toute autre : créer du dysfonctionnement dans le processus qui est précisément censé supprimer les dysfonctionnements… notamment dans le suivi de nos fameux plans d’actions sur Excel…

« One Spreadsheet to rule them all »

Non seulement, il existe autant de fichiers Excel à suivre et à mettre à jour qu’il y a de projets au sein de plusieurs services mais bien souvent, les collaborateurs sont obligés de se créer un fichier supplémentaire pour avoir justement une vue d’ensemble des actions qu’ils ont à mener !

Respirez : il existe une solution !

Lorsque la volumétrie des objectifs à atteindre et des actions à mener devient trop importante, il est essentiel de se doter du bon outil de gestion des plans d’actions pour :

  • Ne pas passer plus de temps à mettre à jour le suivi des plans d’actions qu’à réaliser effectivement les actions ;
  • Améliorer la productivité de toutes les équipes en permettant un pilotage centralisé et efficace des actions.

Un outil de gestion des plans d’actions est, de fait, une condition indispensable pour réussir sa démarche d’amélioration continue.

Ce que l’outil de gestion des plans d’actions peut faire pour vous

Voici une liste non exhaustive de tous les avantages à utiliser une solution logicielle en mode SaaS de pilotage de plans d’actions :

  • Centraliser les actions à mener,
  • Avoir une approche plus transversale,
  • Faciliter l’appropriation par les équipes des actions à mener,
  • Gagner du temps en communication, management et échange d’informations,
  • S’assurer que les communications sont efficientes et complètes auprès des collaborateurs (pas d’informations perdues ni invisibles),
  • Valoriser les collaborateurs et leur travail accompli,
  • Gagner à la fois en cohésion d’équipe et en performance,
  • Favoriser l’adoption de la démarche d’amélioration continue grâce à des outils simples, accessibles sur des supports déjà familiers (ordinateur, tablette, smartphone),
  • Avoir une vue d’ensemble sur les portefeuilles de projets grâce au reporting intégré pour mieux prioriser et donc mieux piloter,
  • Faciliter l’animation par les différentes instances,
  • Permettre d’avoir des rendez-vous de suivi plus fréquents et rapprochés qui sont le principal gage de réussite d’une démarche d’amélioration continue.

Soit en synthèse :

  • Gagner en productivité, perdre moins de temps et travailler dans de meilleures conditions,
  • Valoriser le travail accompli par chacun des collaborateurs,
  • Avoir une vue consolidée pour piloter plus efficacement.

L’outil de gestion des plans d’actions doit avant tout rester au service de l’organisation. S’il peut être un vrai « booster » de l’amélioration continue, en structurant mieux l’organisation, il peut également être contre-productif s’il est mal exploité par l’ensemble des managers et collaborateurs impliqués dans la démarche…

Attention aux phénomènes de « la patate chaude » ou de « la pluie de météorites ! »

Il est donc vital pour réussir la mise en place de sa politique d’amélioration continue d’accompagner les collaborateurs, de former, de prévenir les risques et les freins liés aux ressources humaines. Bref, de mener une véritable conduite de changement qui doit être impulsée en premier lieu par la direction. Mais ensuite, et pour réussir à long terme, la démarche doit s’appuyer sur un outil de gestion des plans d’actions adapté que les collaborateurs pourront s’approprier. C’est à ce prix que l’organisation sera plus efficiente.